Comment faire une facture professionnelle : mentions obligatoires, modèle et facture électronique
Une facture mal rédigée peut coûter cher : amendes, TVA non déductible pour le client, paiement retardé. Et avec la réforme de la facturation électronique, les règles évoluent. Ce guide explique comment faire une facture professionnelle, ou établir une facture, conforme : quand l'émettre, les mentions obligatoires, y compris les quatre nouvelles, un modèle de structure, le calendrier de la facture électronique, la conservation et les sanctions.
Rédigé par Guillaume Thomas Expert-comptable et commissaire aux comptes, inscrit à l'Ordre des experts-comptables depuis plus de 10 ans. Il a fondé et dirige GT Expertise.
Relu par Arnaud de Pommery Responsable juridique de GT Expertise.
Publié le 30 décembre 2024, mis à jour le 29 octobre 2026.
Qu'est-ce qu'une facture ?
La facture est le document qui constate une vente de biens ou une prestation de services : elle fixe le prix, la TVA due et les conditions de paiement. Elle sert de pièce comptable au vendeur comme au client, de justificatif pour la déduction de la TVA, et de preuve en cas de litige.
Qui doit émettre une facture, et quand ?
- Entre professionnels, la facture est obligatoire pour toute vente ou prestation.
- Avec un particulier, elle est obligatoire dans certains cas, notamment à sa demande, et une note doit être remise pour certaines prestations.
- Le moment : dès la livraison des biens ou la réalisation de la prestation. Pour des opérations répétées avec un même client, une facture récapitulative mensuelle est possible.
- Les acomptes donnent lieu à une facture d'acompte, puis à une facture finale qui en tient compte.
Comment rédiger une facture : les mentions obligatoires
| Catégorie | Mentions |
|---|---|
| Facture | Date d'émission, numéro unique selon une séquence chronologique et continue |
| Vendeur | Nom ou dénomination, adresse, SIREN ou SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, forme juridique et capital pour une société, mention du registre d'immatriculation |
| Client | Nom ou dénomination et adresse ; adresse de livraison si elle diffère |
| Opération | Date de la vente ou de la prestation, désignation précise, quantité, prix unitaire hors taxes, réductions accordées |
| Montants | Total hors taxes, taux et montant de TVA par taux, total toutes taxes comprises |
| Paiement | Date d'échéance, conditions d'escompte, taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € entre professionnels |
| Mentions particulières | « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » en franchise de TVA, « autoliquidation » le cas échéant, assurance professionnelle pour certaines activités |
Les quatre nouvelles mentions de la réforme de la facturation électronique : le SIREN du client, l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation, la catégorie de l'opération (livraison de biens, prestation de services, ou les deux) et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits. Elles s'imposent avec l'obligation d'émettre des factures électroniques : déjà pour les grandes entreprises et les ETI, au 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises. Rien n'empêche de les ajouter dès maintenant.
Modèle de structure d'une facture professionnelle
- En-tête : identité complète du vendeur, mot « Facture », numéro et date.
- Bloc client : identité, adresse, SIREN, et adresse de livraison si elle diffère.
- Tableau des prestations : date de l'opération, désignation, quantité, prix unitaire hors taxes, réduction, montant hors taxes par ligne.
- Récapitulatif : total hors taxes, TVA par taux, total toutes taxes comprises, acomptes déjà versés, net à payer.
- Conditions : échéance, moyens de paiement, escompte, pénalités de retard, indemnité forfaitaire.
- Mentions particulières, comme la franchise de TVA ou l'autoliquidation.
La facture électronique : ce qui change
| Obligation | Grandes entreprises et ETI | PME, TPE et micro-entreprises |
|---|---|---|
| Recevoir des factures électroniques | Depuis le 1er septembre 2026 | Depuis le 1er septembre 2026 |
| Émettre des factures électroniques | Depuis le 1er septembre 2026 | À partir du 1er septembre 2027 |
Une facture électronique n'est pas un simple PDF envoyé par courriel : c'est un fichier structuré, dans l'un des formats admis (Factur-X, UBL ou CII), transmis par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. Pour le détail, voir notre page sur la facturation électronique et notre article sur les échéances de la facture électronique.
Logiciel de facturation ou Excel ?
Un tableur permet de créer une facture, mais sans garantie de numérotation continue, avec un risque d'erreurs de calcul, et il ne permettra pas d'émettre des factures électroniques. Un logiciel de facturation numérote automatiquement, contrôle les mentions, suit les paiements et se raccorde à une plateforme agréée. Pour une entreprise qui devra émettre des factures électroniques, c'est désormais la solution à privilégier. Voir notre page outils numériques.
Conservation et risques en cas de non-conformité
- La conservation : les factures se conservent six ans au regard du droit fiscal et dix ans au regard du droit commercial, dans leur format d'origine pour les factures électroniques.
- Une mention manquante ou inexacte est passible d'une amende fiscale de 15 € par mention, plafonnée au quart du montant de la facture.
- L'absence de facture entre professionnels expose à une amende administrative élevée.
- Pour le client, une facture irrégulière peut remettre en cause la déduction de la TVA.
Les factures alimentent aussi la déclaration de TVA : voir notre article sur la déclaration de TVA.
Vos questions sur la facture professionnelle
Comment faire une facture professionnelle ?
En indiquant la date et un numéro unique, l'identité complète du vendeur et du client, le détail des biens ou services, les montants hors taxes, la TVA et le total toutes taxes comprises, puis les conditions de paiement et les mentions particulières.
Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture ?
La date, le numéro, l'identité du vendeur et du client, la date de l'opération, la désignation, les quantités et prix, la TVA, les totaux, l'échéance, les pénalités de retard et l'indemnité de recouvrement, et les mentions particulières. Quatre mentions s'ajoutent avec la facture électronique.
Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires sur les factures ?
Le SIREN du client, l'adresse de livraison si elle diffère, la catégorie de l'opération et l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, applicables avec l'obligation d'émettre des factures électroniques.
Quand une PME doit-elle émettre des factures électroniques ?
À partir du 1er septembre 2027. Elle doit en revanche pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026.
Peut-on faire ses factures sur Excel ?
Pour l'instant, à condition de respecter les mentions obligatoires et une numérotation continue. Mais un tableur ne permettra pas d'émettre des factures électroniques : un logiciel de facturation est à prévoir.