Conventions réglementées : identifier, rapporter, faire approuver
Bail consenti par le dirigeant, compte courant rémunéré, convention de trésorerie, prêt entre sociétés du groupe : les contrats entre la société et ses dirigeants ou associés relèvent souvent des conventions réglementées.
- Identification des conventions : convention libre, réglementée ou interdite, selon la forme de la société, les personnes concernées et les conditions du contrat.
- Rapport spécial et approbation : rapport du gérant ou du président en l'absence de commissaire aux comptes, vote des associés sans l'associé intéressé.
- Contrats sécurisés : bail, convention de trésorerie, contrat de prêt et rémunération du compte courant rédigés à des conditions normales. Devis gratuit sous 24 h.
- Conventions réglementées
- Convention réglementée SAS
- Convention réglementée SARL
- Rapport spécial
- Approbation des associés
- Associé intéressé
- Actionnaire de plus de 10 %
- Convention libre
- Conditions normales
- Convention interdite
- Bail avec le dirigeant
- Compte courant d'associé
- Convention de trésorerie
- Contrat de prêt
Trois catégories de conventions, trois régimes différents
Tout contrat entre la société et ses dirigeants ou associés doit être classé dans l'une de ces trois catégories. Le classement détermine les formalités à accomplir et les risques encourus.
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Opération courante, conditions normales
Convention libre
- DéfinitionOpération habituelle de la société, conclue aux conditions pratiquées avec un tiers.
- ExemplesVente ou achat de produits au prix du catalogue, prestation au tarif du marché.
- FormalitéAucune procédure d'approbation.
- VigilanceLe caractère courant et normal doit pouvoir être justifié.
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Contrôle par les associés
Convention réglementée
- DéfinitionContrat entre la société et un dirigeant, un associé ou, en SAS, un actionnaire de plus de 10 %.
- ExemplesBail consenti par le dirigeant, compte courant rémunéré, convention de trésorerie, prestation de services.
- FormalitéRapport spécial, puis vote des associés sans l'intéressé.
- VigilanceNon approuvée, elle produit ses effets, mais l'intéressé en supporte les conséquences dommageables.
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Nulle de plein droit
Convention interdite
- DéfinitionAvantage financier consenti par la société à un dirigeant ou à un associé personne physique.
- ExemplesPrêt, découvert en compte courant, cautionnement ou aval d'un engagement personnel.
- FormalitéAucune procédure ne permet de la régulariser.
- VigilanceLa convention est nulle et peut engager la responsabilité des dirigeants.
Contracter avec sa société,
c'est rendre des comptes.
Lorsqu'un dirigeant ou un associé conclut un contrat avec sa société, le risque de conflit d'intérêts impose la transparence. Les conventions réglementées font l'objet d'un rapport spécial puis d'un vote des associés, les conventions courantes conclues à des conditions normales restent libres, et certaines conventions sont interdites.
Qui est concerné par les conventions réglementées ?
- En SARL : toute convention conclue entre la société et l'un de ses gérants ou l'un de ses associés, quel que soit le nombre de parts détenues, ainsi qu'avec une entreprise dont un gérant est propriétaire, associé indéfiniment responsable ou dirigeant. Lorsque la société n'a pas de commissaire aux comptes, une convention conclue par un gérant non associé doit être approuvée avant sa signature.
- En SAS : les conventions conclues avec le président, un autre dirigeant prévu par les statuts, un actionnaire disposant de plus de 10 % des droits de vote ou, s'il s'agit d'une société actionnaire, la société qui la contrôle. Les statuts peuvent prévoir une procédure plus stricte, comme une autorisation préalable.
- Les personnes interposées et l'associé unique : une convention conclue indirectement, par exemple avec une SCI détenue par le dirigeant qui loue ses locaux à la société, relève aussi de la procédure. En EURL et en SASU, une simple mention au registre des décisions suffit. Nous recensons chaque année les conventions concernées.
Du rapport spécial au vote des associés
- L'information du commissaire aux comptes : lorsque la société en a désigné un, le gérant ou le président l'informe des conventions réglementées dans le mois qui suit leur conclusion. Le commissaire aux comptes établit alors le rapport spécial ; à défaut de commissaire, ce rapport est établi par le gérant ou le président.
- Le contenu du rapport spécial : il énumère les conventions conclues au cours de l'exercice, les personnes intéressées, leur nature et leur objet, ainsi que leurs modalités essentielles : prix, taux d'intérêt, durée, garanties. Il est présenté à l'assemblée annuelle ou joint aux documents envoyés aux associés en cas de consultation écrite.
- Le vote des associés : les associés statuent sur le rapport, en principe lors de l'approbation des comptes. En SARL, le gérant ou l'associé intéressé ne prend pas part au vote, et ses parts ne comptent ni pour le quorum ni pour la majorité ; en SAS, les modalités suivent les statuts. Nous rédigeons le rapport du dirigeant et les projets de résolutions.
Bail, compte courant, trésorerie, prêt : les conventions
- Le bail consenti par le dirigeant : lorsque le dirigeant, ou sa SCI, loue des locaux à la société, le bail est une convention réglementée. Le loyer doit correspondre à la valeur du marché pour éviter tout avantage injustifié et sécuriser sa déductibilité.
- Le compte courant d'associé rémunéré : les sommes laissées par un associé à la disposition de la société peuvent porter intérêt, dans le cadre d'une convention de compte courant. Les intérêts ne sont déductibles pour la société que dans la limite d'un taux plafond fixé par l'administration fiscale, et sont imposés chez l'associé.
- La convention de trésorerie et le contrat de prêt : au sein d'un groupe, les sociétés liées par le capital peuvent se consentir des avances de trésorerie ou des prêts, formalisés par une convention et, le cas échéant, un contrat de prêt fixant le montant, le taux et la durée. Nous rédigeons ces contrats à des conditions normales et les intégrons au rapport spécial.
Les conventions réglementées au fil de l'exercice
De la signature d'une convention à son approbation par les associés, la procédure suit le rythme de l'exercice comptable. Chaque étape se prépare pour que le rapport spécial soit prêt à l'assemblée d'approbation des comptes.
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Avant la signature
Classer la convention
Libre, réglementée ou interdite, et approbation préalable si le gérant n'est pas associé sans commissaire aux comptes.
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Dans le mois
Informer
Le commissaire aux comptes est avisé de la convention lorsque la société en a un.
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À la clôture
Recenser
Liste des conventions conclues dans l'exercice, avec leurs montants et leurs conditions.
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Avant l'assemblée
Rapporter
Rapport spécial établi et communiqué aux associés avec les comptes annuels.
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Dans les 6 mois
Approuver
Vote des associés sur le rapport lors de l'assemblée d'approbation des comptes.
En cas de refus des associés : la convention non approuvée produit tout de même ses effets, mais la personne intéressée, et éventuellement le dirigeant, supportent les conséquences dommageables qu'elle a causées à la société.
Convention non approuvée ou interdite : ce que risquent la société et ses dirigeants
Une convention mal classée ou passée sans procédure n'est pas qu'une irrégularité de forme. Elle peut engager la responsabilité des dirigeants et entraîner des conséquences fiscales pour la société comme pour l'intéressé.
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Risque 1
La convention non approuvée
- ValiditéElle produit ses effets, même si les associés la rejettent.
- ResponsabilitéL'intéressé, et éventuellement le dirigeant, supportent les conséquences dommageables pour la société.
- AggravationUne convention contraire à l'intérêt social peut relever de l'abus de biens sociaux.
Parade : une procédure respectée chaque année, appuyée sur un rapport complet. -
Risque 2
La convention interdite
- ValiditéElle est nulle, sans régularisation possible par les associés.
- EffetLes sommes prêtées ou garanties doivent être restituées à la société.
- ResponsabilitéLes dirigeants engagent leur responsabilité civile, voire pénale.
Parade : passer par une rémunération ou une distribution régulière plutôt que par un prêt. -
Risque 3
Les conséquences fiscales
- PrincipeUn loyer, des intérêts ou des honoraires au-delà des conditions normales constituent un avantage injustifié.
- SociétéLa part excessive peut être réintégrée au résultat imposable.
- BénéficiaireElle peut être requalifiée en revenu distribué et imposée comme tel.
Parade : des conditions documentées et comparables à celles du marché.
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Vos questions sur les conventions réglementées
Qu'est-ce qu'une convention réglementée ?
Une convention réglementée est un contrat conclu, directement ou par personne interposée, entre une société et l'un de ses dirigeants ou associés, qui ne relève pas des opérations courantes conclues à des conditions normales. En raison du risque de conflit d'intérêts, elle fait l'objet d'un rapport spécial et d'un vote des associés.
Qui est concerné en SAS ?
En SAS, la procédure vise les conventions conclues entre la société et son président, l'un de ses dirigeants, un actionnaire disposant de plus de 10 % des droits de vote ou, s'il s'agit d'une société actionnaire, la société qui la contrôle. En SASU, une simple mention au registre des décisions suffit.
Qui est concerné en SARL ?
En SARL, la procédure vise les conventions conclues entre la société et l'un de ses gérants ou associés, quel que soit le nombre de parts détenues, ainsi que certaines conventions conclues avec une entreprise dirigée ou détenue par un gérant. En EURL, la convention conclue avec l'associé unique est seulement mentionnée au registre des décisions.
Quelle est la procédure d'approbation ?
Le commissaire aux comptes, s'il en existe un, ou à défaut le gérant ou le président, établit un rapport spécial sur les conventions conclues au cours de l'exercice. Ce rapport est présenté aux associés, qui statuent en principe lors de l'approbation des comptes. En SARL, l'associé intéressé ne prend pas part au vote.
Qu'est-ce qu'une convention libre ?
Une convention libre porte sur une opération courante de la société, conclue à des conditions normales, c'est-à-dire aux conditions pratiquées avec des tiers pour des opérations similaires. Elle échappe à la procédure des conventions réglementées, mais son caractère courant et normal doit pouvoir être justifié.
Quelles sont les conventions interdites ?
Il est interdit à la société de consentir un prêt, un découvert en compte courant ou un cautionnement à ses gérants, dirigeants ou associés personnes physiques, ou de garantir leurs engagements envers des tiers. Ces conventions sont nulles et engagent la responsabilité des dirigeants.
Que se passe-t-il si les associés n'approuvent pas la convention ?
La convention non approuvée produit tout de même ses effets. En revanche, la personne intéressée, et éventuellement le dirigeant, doivent supporter les conséquences dommageables que la convention a causées à la société.
Le bail entre la société et la SCI du dirigeant est-il une convention réglementée ?
En principe, oui. Lorsque le dirigeant ou un associé détient la SCI qui loue les locaux à la société, le bail est conclu par personne interposée et relève de la procédure des conventions réglementées. Le loyer doit correspondre à la valeur du marché pour éviter tout avantage injustifié.
Pouvez-vous gérer les conventions réglementées de notre société ?
Oui, pour les clients du cabinet. Notre pôle juridique classe chaque convention, rédige les contrats comme le bail, la convention de trésorerie ou le contrat de prêt, établit le rapport du gérant ou du président en l'absence de commissaire aux comptes et prépare les résolutions soumises aux associés. Contactez-nous au 01 89 71 56 72 : un juriste vous répond sous 24 h.
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