La comptabilité en marketplace est souvent perçue par les entrepreneurs comme une tâche chronophage et fastidieuse. Si tous comprennent son importance, beaucoup la redoutent. En effet, tenir la comptabilité d’une marketplace demande beaucoup de rigueur, de discipline, mais aussi une connaissance approfondie des obligations spécifiques à ce secteur.
Or sans une gestion comptable rigoureuse, vous n’aurez qu’une vision tronquée de la santé financière de votre entreprise. Vous risquez non seulement des sanctions administratives (et même pénales), mais vous ne pourrez surtout pas prendre les meilleures décisions pour maximiser la croissance et la rentabilité de votre plateforme.
Dans cet article, nous vous présentons quelles sont les 10 erreurs comptables les plus fréquentes sur une marketplace. Pour chacune d’entre elles, nous vous expliquons quelles sont les conséquences qu’elles peuvent avoir sur votre activité. Mais nous vous partageons surtout des conseils pratiques pour corriger vos erreurs comptables et booster votre développement.
Erreur n°1 : Non respect des obligations fiscales
- L’impôt sur les sociétés ou impôt sur le revenu. Les revenus que vous générez via votre marketplace sont soumis à l’IS ou l’IR, en fonction de la structure juridique de votre entreprise ;
- La TVA : la taxe sur la valeur ajoutée est un impôt indirect qui s’applique à toutes les entreprises vendant des biens ou des services. Son taux est lui aussi amené à changer en fonction de la nature de ces produits ou services (allant de 20 à 5,5 % pour les produits de première nécessité, par exemple).
Vous êtes donc tenu de déclarer et payer l’impôt et la TVA chaque mois ou chaque trimestre. Pour la TVA, par exemple, sa déclaration doit être déposée au plus tard le 19e jour du mois qui suit la période d’imposition. Parmi les erreurs comptables marketplace les plus fréquentes on retrouve donc le non-respect des obligations fiscales. Une erreur qui peut entraîner de lourdes sanctions pour votre entreprise, aussi bien sur le plan administratif que pénal. Votre entreprise peut ainsi être amenée à payer des amendes fiscales, se voir infliger des majorations de retard, etc. En votre qualité de dirigeant, vous pouvez même être tenu solidairement responsable du paiement des impôts dus. Vous pouvez prendre différentes mesures pour éviter ces sanctions fiscales et vous conformer aux obligations qui vous incombent. Mais la plus importante est de mettre en place une organisation comptable rigoureuse. Cela peut passer, comme on le verra par la suite, par l’utilisation d’un logiciel dédié aux marketplaces, ou les services d’un expert-comptable. Ce dernier vous aidera à tenir une comptabilité marketplace à la fois régulière et fiable. Votre entreprise s’assurera ainsi de produire ses déclarations fiscales en temps et en heure, mais aussi de bien archiver les documents justificatifs nécessaires en cas de contrôle fiscal.
Erreur n°2 - Absence de clôture annuelle ou mensuelle
La clôture financière de votre entreprise est un processus récurrent (qui intervient une fois par an et/ou par mois) consistant à livrer les états et rapports financiers de votre activité. Elle vous permet donc d’avoir une vue à 360° de la situation fiscale de votre organisation. Concrètement, il s’agit de la somme de toutes les activités de gestions financières et comptables réalisées pour clôturer vos comptes sur une période spécifique.
L’objectif final d’une clôture comptable est de vous fournir des rapports détaillés et complets, dont le bilan ou l’état de votre situation financière, votre compte de résultat et l’analyse de vos flux de trésorerie.
Or cette tâche fastidieuse est souvent source d’erreur, notamment lorsqu’elle est réalisée sous pression pour clôturer vos comptes à temps. Là encore, retenez que présenter des comptes inexacts peut entraîner des sanctions fiscales, la première étant le rejet de votre comptabilité (si elle ne permet pas le contrôle exact de vos recettes et de vos dépenses).
Cette sanction peut s’appliquer en cas de dissimulation comme d’erreur de saisie. Lorsque cela se produit, c’est l’administration fiscale qui reconstitue unilatéralement votre résultat imposable. Une comptabilité fictive (que ce soit en raison d’inexactitudes matérielles, d’erreurs dans les évaluations ou de chiffres qui ne figurent pas dans les bonnes rubriques) est elle aussi sanctionnée par deux délits.
De fait, il est donc crucial de tenir une comptabilité de façon régulière et en conformité avec les règles fiscales et comptables. Si vous ne disposez pas des ressources ou compétences en interne pour assurer que votre comptabilité soit bien tenue, il sera là encore conseillé de la déléguer à un professionnel. Vous pourrez ainsi vous concentrer plus sereinement sur la gestion de votre activité de marketplace.
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Erreur n°3 - Négliger la gestion des stocks
Vous vous demandez comment la comptabilité peut vous aider à développer votre marketplace ? Cela passe aussi par une meilleure gestion de vos stocks. En effet, des négligences à ce niveau peuvent vous faire perdre du temps, de l’argent et des clients.
Une gestion des stocks inefficace aura pour premier effet pervers d’absorber un capital qui aurait pu être dépensé de manière plus utile dans d’autres domaines de vos opérations. Une mauvaise gestion augmente par exemple le temps d’immobilisation de vos actifs et réduit la rentabilité de votre marketplace. Plus vous avez de stocks invendus, moins vous aurez de liquidités disponibles pour développer d’autres projets, améliorer vos outils ou faire grandir vos équipes.
De plus, une entreprise en sous stockage ne dispose pas de tous les produits dont ses clients ont besoin. Cela entraîne logiquement une baisse de la satisfaction, une perte de chiffre d’affaires et une dégradation de l’image de marque sur le long terme.
Mais le sous-stockage n’est pas la seule erreur fréquente dans la gestion des stocks d’une marketplace. Le sur-stockage aussi peut être néfaste pour son activité. Il augmente non seulement l’espace de stockage nécessaire (et donc les coûts associés), mais diminue aussi l’efficacité de votre entreprise qui investit dans la commande et le stockage de produits non vendus.
Pour améliorer la gestion des stocks de votre marketplace, il est important d’améliorer la visibilité que vous avez de votre inventaire. Vous pouvez par exemple mieux former vos techniciens et le personnel de votre atelier pour assurer un inventaire plus fiable et efficace. Un logiciel dédié vous aidera aussi à optimiser vos stocks et à réduire les mauvaises pratiques et erreurs de gestion.
Erreur n°4 - Ne pas faire appel à un expert-comptable
En tant que gérant d’entreprise, vous ne pouvez pas toujours être au four et au moulin. Il est parfois important de reconnaître lorsque vous avez besoin d’aide, en particulier quand des erreurs de comptabilité peuvent avoir de lourdes conséquences sur votre activité.
Un expert-comptable vous aidera à tenir une comptabilité régulière et fiable, vous libérant plus de temps pour le reste de vos opérations. C’est aussi un précieux allié pour analyser votre situation financière et identifier des pistes pour optimiser la gestion de votre entreprise.
Tout l’enjeu est de choisir un expert-comptable pour une marketplace, c’est à dire spécialisé dans ce domaine émergent et en constante évolution. Un expert dédié à la gestion fiscale des marketplaces pourra en effet mieux vous aider à optimiser vos processus, prendre des décisions pertinentes pour la croissance de votre plateforme, vous aider à augmenter votre productivité, etc. Le tout en réalisant l’ensemble de vos tâches comptables dans les délais prévus et en respectant vos obligations fiscales.
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Erreur n°5 - Ne pas suivre les KPIs financiers
Pour piloter votre activité, vous devez également suivre des indicateurs financiers clés. Parmi les KPI les plus importants pour optimiser votre comptabilité, on retrouve par exemple le suivi des ventes, de la marge brute, le churn rate de vos utilisateurs (aussi bien les e-commerçants que les clients), votre chiffre d’affaires ou encore le taux de conversion.
Le suivi de ces KPI vous permettra d’identifier les éléments de votre activité qui ne performent pas suffisamment et ainsi booster la rentabilité de votre marketplace. Par exemple, un taux de conversion trop faible peut indiquer que l’expérience de navigation sur votre site e-commerce n’est pas suffisamment fluide. Et une baisse de votre marge brute signalera l’importance de revoir votre stratégie de pricing.
Pour éviter cette erreur et mettre en place une meilleure gestion comptable de votre marketplace, nous vous conseillons de :
- Déterminer les KPI les plus pertinents pour votre marketplace ;
- Vous équiper d’un outil adapté pour suivre ces indicateurs financiers. Les logiciels de gestion de projet vous donnent par exemple accès à des tableaux de bord entièrement personnalisables. Ces derniers vous permettront d’avoir une lecture claire et compréhensible des indicateurs les plus décisifs pour votre marketplace ;
- Évaluer régulièrement l’évolution de vos KPI et mettre en place des mesures concrètes pour améliorer vos performances.
Erreur n°6 - Oubli de TVA ou mauvais calcul
L’un des principaux arguments en faveur de l’importance d’une comptabilité saine pour une marketplace est d’éviter les outils ou erreurs de calcul de la TVA. C’est en effet un piège dans lequel tombent de nombreux entrepreneurs : le décalage entre l’encaissement de la TVA collectée sur les ventes et le moment où vous devez la reverser à l’administration fiscale.
Cela aura des conséquences évidentes sur votre trésorerie, puisque vous risquez d’investir plus que vous ne le pouvez réellement et vous retrouver coincé au moment de reverser la TVA due. Gardez bien à l’esprit que seule la base HT (hors taxes) constitue de la trésorerie utilisable pour exercer ou développer votre activité. Une erreur de calcul dans la TVA peut aussi avoir un impact sur la réputation de votre marketplace et affecter la confiance que les clients vous accordent.
Pour éviter les erreurs de trésorerie provoquées par un oubli ou un mauvais calcul de la TVA, il est donc crucial de bien comprendre son fonctionnement et la collecte de cette taxe. Vous pourrez ensuite mettre en place des outils de suivi (comme le tableau prévisionnel de trésorerie) pour mieux gérer le décalage entre la collecte et le reversement de la TVA.
Erreur n°7 - Compte bancaire personnel au lieu du professionnel
Une autre erreur que comptables que commettent souvent les e-commerçants et marketplaces est de ne pas distinguer clairement les finances professionnelles (relatives à l’activité de l’entreprise) et les finances personnelles de son dirigeant.
Si vous ne respectez pas cette obligation fiscale, vous encourez plusieurs sanctions, le premier étant la qualification d’abus de bien sociaux (qui est punie d’une peine pouvant aller jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 375 000 € d’amende). L’autre risque est celui du redressement fiscal. En effet, si l’administration découvre des erreurs sur le traitement des dépenses personnelles, elle peut vous demander de rendre des comptes… Ce qui vous expose à des majorations des sommes non déclarées, d’éventuelles pénalités de retard et/ou des amendes.
Il est donc essentiel de distinguer clairement vos finances personnelles de vos finances professionnelles en ouvrant un compte bancaire professionnel dès les débuts de votre activité de marketplace.
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Erreur n°8 - Utiliser un logiciel de comptabilité inadapté
Les erreurs de saisie de données sont l’une des principales erreurs comptables que vous pouvez réaliser. Mais aussi l’une des premières causes de pertes financières pour votre entreprise.
Bien que vous ne puissiez pas éliminer toutes les erreurs comptables, vous pouvez les réduire considérablement en utilisant un outil dédié. Ce dernier vous permettra en effet de simplifier votre gestion comptable, mais aussi de détecter et corriger rapidement les erreurs.
Attention néanmoins à utiliser un logiciel de comptabilité :
- Certifié. Depuis 2016 et la loi de finances, votre entreprise est tenue d’utiliser un logiciel de comptabilité certifié (notamment pour respecter votre obligation fiscale de participation à la lutte contre la fraude à la TVA) ;
- Adapté à votre activité de marketplace. Choisissez un logiciel de comptabilité qui réponde à vos besoins et aux spécificités de votre secteur.
Erreur n° 9 - Mauvaise classification des transactions
Une classification précise de chacune de vos transactions est absolument indispensable pour tenir une comptabilité rigoureuse et fiable (et ainsi respecter vos obligations fiscales.
C’est aussi une nécessité pour avoir une vision claire de votre situation financière et prendre des décisions plus pertinentes pour l’avenir de votre marketplace. Les erreurs de classifications (lorsque des chiffres sont enregistrés au mauvais endroit) entraînent des calculs incorrects et des informations financières trompeuses. De telles erreurs peuvent entraîner des inexactitudes financières majeures et nuire à la réputation de votre entreprise (sans compter les conséquences juridiques)
Une saisie précise des données est donc cruciale pour maintenir l’intégrité de vos dossiers financiers. Prenez le réflexe de revérifier la classification et le montant de chaque opération avant de la saisir. L’utilisation d’un logiciel comptable, avec des contrôles de validation intégrés, vous aidera également à identifier et rectifier immédiatement les erreurs potentielles. Cet outil vous alertera par exemple si le montant saisi est inhabituellement élevé ou faible.
Erreur n°10 - Manque de documentation
Lorsqu’une entreprise tient elle-même sa comptabilité, c’est aussi elle qui procède à l’enregistrement des pièces comptables. Ces justificatifs comptables peuvent prendre différentes formes (facture d’achat, facture de vente ou encore relevés bancaires). Quels qu’ils soient, ils doivent faire l’objet d’un classement et d’un archivage minutieux.
En effet, le manque de documentation fait partie des erreurs comptables qui peuvent vous coûter cher. En l’absence de documents comptables, les vérificateurs peuvent dresser un procès-verbal qui aura pour première conséquence le rejet de votre comptabilité par l’administration fiscale. Dans ce cas, vous serez automatiquement taxé et les sanctions peuvent aller jusqu’à l’opposition à contrôle fiscal, pour laquelle les pénalités sont de 100 %.
Un conseil pour une meilleure gestion comptable de votre marketplace sera donc de classer et archiver rigoureusement l’ensemble de vos pièces justificatives, ou de déléguer cette tâche à votre expert-comptable.
Conclusion
En matière de gestion financière d’une marketplace, les erreurs comptables sont nombreuses. Elles vont du non-respect de vos obligations fiscales à un mauvais suivi de vos stocks, le choix d’un logiciel de comptabilité peu adapté à vos besoins ou encore la perte de documents justificatifs.
Bien qu’il soit difficile d’éviter toutes les erreurs comptables, adopter de bonnes pratiques en la matière (ne serait-ce qu’en choisissant un outil de comptabilité approprié ou en faisant appel à un expert spécialisé dans les marketplaces) vous permettra de limiter les risques et sanctions que ces erreurs représentent pour votre entreprise.
Vous pourrez de plus avoir une meilleure vision de votre situation financière, identifier des leviers d’optimisation efficaces, et ainsi booster la croissance de votre plateforme. Prenez donc dès aujourd’hui une mesure concrète pour corriger et prévenir d’éventuelles erreurs comptables en faisant appel à notre cabinet d’experts spécialisés dans la fiscalité des marketplaces.
