Comment gérer la comptabilité d’un site e-commerce ?

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Vous souhaitez vous lancer dans la vente en ligne ? L’e-commerce est en effet le meilleur moyen de faire connaître votre marque et ses produits auprès d’un public plus large. 

Mais une fois que vous aurez créé votre boutique en ligne ou votre compte marchand sur une marketplace comme Amazon, vous allez devoir vous attaquer à la gestion comptable de votre e-commerce. C’est un aspect de votre activité beaucoup moins exaltant, mais sur lequel vous êtes bien obligé de vous pencher. 

La comptabilité e-commerce représente en effet un pan essentiel de votre entreprise. Vous devez respecter les obligations légales qui vous incombent (comme ouvrir un compte bancaire ou émettre des factures). Au-delà des questions de conformité, optimiser sa comptabilité est aussi crucial pour mieux piloter votre activité et augmenter sa rentabilité. 

Dans ce guide, nous vous partageons donc tous les éléments à prendre en compte pour mieux gérer la comptabilité de son activité d’e-commerçant. Vous y découvrirez aussi les bons outils et les meilleures pratiques pour la comptabilité e-commerce.

I. LES BASES DE LA COMPTABILITÉ E-COMMERCE

A. Choisir le régime comptable adéquat : régime micro-BIC ou régime réel.

La première étape pour gérer la comptabilité de son e-commerce est dimmatriculer votre entreprise au RCS. Cette procédure s’effectue dès la création de votre activité. Vous aurez le choix entre plusieurs formes juridiques, dont : 

  • L’entreprise individuelle (ou EI) sous le régime fiscal de la micro-entreprise (soit un statut d’auto-entrepreneur). Il s’agit d’une forme juridique simplifiée, qui facilitera la gestion de votre comptabilité et de votre fiscalité ;

  • La société (SARL, SAS), qui est incontournable si vous avez des associés. Vous pouvez également constituer une SARL ou une SAS unipersonnelle, on parle alors d’EURL et de SASU ;

  • Le régime fiscal micro-BIC. Ce dernier présente l’avantage de pouvoir lancer votre activité de vente en ligne plus rapidement. Mais il peut être handicapant pour le développement de votre entreprise. Par exemple, vous ne pourrez pas déduire vos charges réelles. Vos cotisations sociales ainsi que vos impôts seront de plus calculés sur la base de votre CA et non de votre bénéfice. 

Gardez néanmoins à l’esprit que, quel que soit votre choix de statut juridique, vous pourrez parfaitement en changer pour vous adapter à l’évolution de votre entreprise e-commerce. 

B. Ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité e-commerce.

Votre entreprise e-commerce est également tenue d’ouvrir un compte bancaire dédié à son activité. Ce dernier vous permettra de réceptionner le règlement des commandes que vos clients passent sur votre site ou via une marketplace. 
Petite précision néanmoins. Ouvrir un compte bancaire professionnel n’est obligatoire que pour les entreprises à capital social. Si vous êtes auto-entrepreneur ou gérez une entreprise individuelle, vous pouvez vous contenter d’un compte classique. La seule obligation qui vous incombe est que ce dernier soit dédié à votre activité, et distinct de vos comptes personnels.

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C. Enregistrer les transactions comptables : ventes, achats, frais, etc.

En tant que e-commerçant, vous allez ensuite devoir tenir une comptabilité régulière, sincère (c’est à dire de bonne foi) et fidèle à la réalité de votre entreprise. Cela suppose concrètement de : 

  • Enregistrer chronologiquement les achats et ventes du patrimoine de votre entreprise ;

  • Établir une facturation pour chaque commande ;

  • Réaliser un inventaire annuel, à la date de clôture de l’exercice ; 

  • Établir des comptes annuels à la fin de chaque exercice sur la base de vos enregistrements comptables et de votre inventaire. Ces comptes annuels devront ensuite être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce ; 

  • Conserver toutes les pièces comptables (comme par exemple les factures établies pour vos clients et fournisseurs, les devis, bons de commande et de livraison, etc.) au moins 10 ans après la clôture de l’exercice. 

D. Établir des factures conformes et les conserver pendant la durée légale.

Dans le cadre de votre activité, les factures constituent la base de votre comptabilité e-commerce. L’article L441-3 du code de commerce stipule en effet que tout achat de produit ou toute prestation de service doit faire l’objet d’une facture. La principale particularité de la vente en ligne est que vos factures doivent être éditées lorsque vous expédiez la commande, et non pas lorsque vous recevez le paiement de votre client. 

Cette facture doit faire figurer toutes les mentions obligatoires. Vous pouvez ainsi générer une facture électrique au moment de la commande, à partager à votre client via son espace personnel ou par email (au format PDF). Ensuite, il vous faudra générer et imprimer une facture papier à intégrer au colis avant son expédition. 

En e-commerce, vos clients ont 14 jours pour se rétracter de leur commande et ce, sans devoir justifier leur décision. Vous pourrez dans ce cas leur proposer un avoir, qu’ils ont le droit d’accepter ou non. Il faudra là aussi générer une facture d’avoir, qui viendra corriger la première facture émise à l’expédition de la commande initiale. 

E. Déclarer la TVA e-commerce en respectant les échéances.

Un autre aspect crucial de votre comptabilité e-commerce est la déclaration de la TVA. La taxe sur la valeur ajoutée est en effet un impôt dont sont redevables toutes les entreprises (e-commerce compris) ou presque. 

Avec le statut auto-entrepreneur, par exemple, la franchise de la TVA s’appliquera automatiquement. De plus, toutes les entreprises dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas le seuil des 85 800 euros par an peuvent également opter pour la franchise. Dans ce cas, la TVA ne sera pas facturée aux clients et l’entreprise éditera une facture sans TVA en indiquant la mention : “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”. 

Pour les ventes sur le territoire français, la TVA devra être répercutée sur le prix de vente. Elle pourra ainsi être collectée et redistribuée à l’administration fiscale. Son taux varie en fonction du type de produits que vend votre entreprise (de 20 % pour le taux général à 10, 5,5 voire 2,1 % pour certaines marchandises comme les livres, les œuvres d’art ou encore les denrées alimentaires). 

Pour les ventes au sein de l’Union Européenne, c’est le système de TVA intracommunautaire qui prévaut. Simplifié par la loi du 1er juillet 2021, il consiste à respecter les règles relatives à la TVA dans le pays dans lequel se trouve le client à partir du moment où votre entreprise a vendu pour plus de 10 000 euros (HT) en dehors de la France. Pour vous acquitter de la TVA, vous pouvez utiliser le guichet unique (ou OSS).  

Le cas des ventes vers la Grande Bretagne est un peu particulier puisque le pays ne fait plus partie de l’UE. De fait, les ventes que réalise votre e-commerce sont désormais considérées comme de l’exportation, ce qui suppose d’autres formalités comptables. 

Vous devez d’abord obtenir un numéro EORI et vous enregistrer auprès du HMRC pour déclarer et régler la TVA britannique. Si le montant de la transaction dépasse 135 livres, vous devrez régler la TVA. Si elle dépasse ce montant, vous n’aurez pas de TVA à régler, au même titre qu’une exportation en dehors de l’UE.

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II. Outils et logiciels pour simplifier la comptabilité e-commerce

A. Logiciels de comptabilité

Pour simplifier la gestion de votre comptabilité e-commerce, vous pouvez vous équiper d’un logiciel dédié. C’est une excellente alternative au bon vieux fichier Excel, qui sera vite dépassé à mesure que vos ventes seront de plus en plus nombreuses. 

De nombreux logiciels de comptabilité spécialisés pour l’e-commerce existent aujourd’hui. Ils vous permettront de produire vos factures et avoirs de manière automatique. Il s’agit aussi d’un bon allié pour effectuer un export de ventes et réaliser un enregistrement comptable de vos flux d’activité. 

Concrètement, un logiciel de comptabilité e-commerce vous aidera donc à : 

  • Suivre vos dépenses et donc mieux maîtriser votre trésorerie ainsi que la rentabilité de votre entreprise ;

  • Automatiser les flux ;

  • Éviter les erreurs manuelles ;

  • Vous assurer d’être en conformité avec la loi ; 

  • Gérer votre activité en toute transparence. 

Pour bien choisir votre solution de gestion comptable e-commerce, tournez-vous vers un outil qui correspond au mieux à votre activité ainsi qu’à votre statut juridique. Un bon outil de comptabilité doit par exemple pouvoir s’intégrer à votre boutique en ligne.

B. Outils de suivi des performances

Vous pouvez également vous équiper d’un outil plus spécifiquement dédié à la gestion de projet et au suivi de vos performances commerciales. Il vous aidera en effet à mieux planifier, organiser et suivre votre activité. Vous pourrez également collaborer de manière plus fluide avec vos employés ou partenaires (si vous en avez), en leur attribuant directement des tâches. 

Le principal intérêt de ce type d’outils est que vous pourrez accéder à des rapports complets et personnalisables grâce auxquels il vous sera plus facile de suivre les principaux KPI de votre activité d’e-commerce.  Vous pourrez ainsi tracker vos taux de conversion, votre panier moyen, ou encore la Lifetime Value de vos clients. 

A partir de ces données, vous aurez une meilleure visibilité sur la santé financière de votre entreprise. C’est donc un outil indispensable pour prendre de meilleures décisions stratégiques, adapter votre pricing, piloter votre approvisionnement et gérer vos stocks.

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C. Solutions de facturation en ligne

Pour finir, choisir un logiciel de facturation performant est une étape indispensable pour optimiser sa comptabilité e-commerce. Cette solution vous permettra en effet de faciliter le suivi de vos ventes, mais aussi de renforcer votre image de marque et rassurer vos clients. 

Ce type d’outil garantit en effet la conception et l’émission de documents financiers et comptables conformes à la loi. Vous évitez ainsi les erreurs, générez des factures professionnelles de façon automatique, et gagnez donc un temps précieux pour vous dédier à des activités plus stratégiques. 

Là encore, vous aurez l’embarras du choix en ce qui concerne les logiciels de facturation e-commerce. Privilégiez un outil simple, convivial et complet, qui vous permettra de gérer l’ensemble de vos documents (devis, bon de commande, facture, etc.) et facilitera votre suivi client. 

Assurez-vous également que votre logiciel de facturation en ligne soit compatible avec vos autres outils, et en particulier votre logiciel comptable. Cela simplifiera l’exportation de votre comptabilité et le suivi de votre trésorerie. 

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III. Externaliser la comptabilité d’un site e-commerce

Vous l’aurez compris, gérer sa comptabilité e-commerce de bout en bout peut demander beaucoup de temps et nécessite de bien connaître les obligations qui vous incombent. C’est pour cette raison qu’il peut être pertinent pour votre entreprise de se faire accompagner par un expert comptable spécialisé dans la comptabilité et la fiscalité e-commerce

Ce dernier a en effet une connaissance approfondie et actualisée de ce domaine non seulement complexe, mais aussi en constante évolution. Il a une excellente compréhension des spécificités de votre activité et peut donc vous proposer des solutions adaptées à votre entreprise . 

Passer par un expert-comptable e-commerce vous permet notamment de : 

  • Faciliter la comptabilité de votre entreprise en la confiant à un expert qui s’assurera qu’elle soit conforme aux réglementations en vigueur ;
  • Profiter de conseils d’optimisation fiscale. Un expert comptable peut en effet vous aider à identifier les avantages fiscaux dont votre entreprise pourrait bénéficier ;
  • Accompagner le développement de votre entreprise en vous partageant des conseils en matière de stratégie financière. 

Equiper votre entreprise d’outils et services de comptabilité qui vous aideront à mieux piloter votre activité et à booster sa rentabilité e-commerce.

Vous pourrez ainsi gagner beaucoup de temps en déléguant votre comptabilité e-commerce et vous dédier à votre cœur de métier. 

IV. Bonnes pratiques pour une comptabilité e-commerce efficace

Pour beaucoup d’entrepreneurs, la comptabilité e-commerce est plus un fardeau qu’autre chose. Pourtant, en s’équipant des bons outils (ou en se faisant accompagner par un spécialiste), il est très facile de simplifier sa gestion comptable. 

Adoptez les bons réflexes pour optimiser votre comptabilité e-commerce en commençant par : 

  1. Numériser vos documents comptables et les archiver de manière sécurisée. C’est en effet un excellent moyen de faciliter les échanges avec votre expert comptable et de pouvoir lui partager plus facilement les documents dont il a besoin. De plus, n’oubliez pas que vous êtes tenu de conserver toutes vos pièces comptables pendant 10 ans. La numérisation vous permettra de limiter les risques de perte (à condition de les archiver de manière sécurisée pour éviter les fuites) ;
  2. Automatiser les tâches répétitives pour gagner du temps. Les tâches à faible valeur humaine ajoutée comme l’émission de vos factures ou la réalisation d’un export de vente peuvent facilement être automatisées grâce à un bon logiciel de comptabilité e-commerce. Vous gagnez non seulement un temps précieux, mais vous limitez aussi les risques d’erreur, qui peuvent avoir de fâcheuses conséquences sur votre image de marque ainsi que des répercussions légales. 
  3. Mettre en place un suivi des stocks précis et fiable. La gestion des stocks est un élément central de l’efficacité et de la rentabilité de votre e-commerce. Là encore, un logiciel de suivi des stocks s’avèrera indispensable. Il vous permettra de booster l’activité de votre entreprise et d’optimiser sa trésorerie. En effet, une mauvaise gestion des stocks peut lourdement impacter votre chiffre d’affaires.
  4. Se tenir informé des changements dans la réglementation fiscale et comptable. Les lois en matière de fiscalité et de comptabilité e-commerce sont en constante évolution. Il s’agit en effet d’un domaine d’activité relativement récent et en pleine expansion. Afin de vous assurer de rester en conformité avec la loi, il est donc très important de vous tenir informer des éventuels changements réglementaires qui peuvent impacter votre entreprise. L’aide d’un expert-comptable, dont c’est le métier, sera là encore très utile.
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Conclusion

La comptabilité e-commerce répond aux mêmes obligations qu’une entreprise physique, à la différence qu’elle doit prendre en compte certaines particularités inhérentes à la vente en ligne et à un périmètre d’action bien souvent international. 

Pour l’optimiser et la simplifier, il est donc crucial que vous ayez connaissance de vos devoirs. Cela vous permettra non seulement de rester en conformité avec la loi, mais aussi de pouvoir plus efficacement piloter votre activité et augmenter votre rentabilité. 

De nombreux outils existent pour faciliter votre gestion comptable. Mais pour un accompagnement sur-mesure, qui ne se limite pas à votre comptabilité mais vous permet d’optimiser votre fiscalité tet de booster le développement de votre entreprise, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable spécialisé dans l’e-commerce

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