Automatiser sa comptabilité avec Pennylane : étapes, facture électronique, limites et rôle de l'expert-comptable
Pennylane réunit dans un même outil la banque, les factures, les justificatifs et la comptabilité, partagés en temps réel entre le dirigeant et son expert-comptable. Bien paramétré, il permet d'automatiser une grande partie de la comptabilité. Ce guide présente le fonctionnement de l'outil, les étapes pour automatiser vos flux, son rôle dans la facture électronique, ses limites et ce qu'apporte un expert-comptable qui l'utilise au quotidien.
Rédigé par Guillaume Thomas Expert-comptable et commissaire aux comptes, inscrit à l'Ordre des experts-comptables depuis plus de 10 ans. Il a fondé et dirige GT Expertise.
Relu par Arnaud de Pommery Responsable juridique de GT Expertise.
Publié le 9 mars 2026, mis à jour le 2 novembre 2026.
Ce que fait Pennylane
| Fonction | Ce qui est automatisé |
|---|---|
| Synchronisation bancaire | Import quotidien des opérations de vos comptes professionnels |
| Factures d'achat | Collecte des factures fournisseurs, lecture de leurs données et rapprochement avec les paiements |
| Facturation de vente | Devis, factures, suivi des encaissements et relances clients |
| Notes de frais | Photo des justificatifs, saisie et validation |
| Comptabilité | Génération des écritures à partir des opérations rapprochées et des règles de catégorisation |
| Pilotage | Tableaux de bord de trésorerie, de chiffre d'affaires et de charges, mis à jour en continu |
La différence avec un logiciel comptable traditionnel tient au partage : le dirigeant et le cabinet travaillent sur les mêmes données, au même moment, au lieu d'échanger des pièces une fois par mois ou par an.
Les étapes pour automatiser sa comptabilité
- Connecter tous vos comptes bancaires professionnels, y compris les cartes et les comptes secondaires, pour que chaque opération soit importée.
- Centraliser la collecte des factures d'achat : adresse de réception dédiée, connexion aux espaces clients des fournisseurs, photo des tickets.
- Définir des règles de catégorisation pour les opérations récurrentes, comme les loyers, abonnements, carburant ou cotisations, afin qu'elles soient comptabilisées sans intervention.
- Émettre vos factures depuis l'outil, pour que ventes et encaissements soient directement rapprochés en comptabilité. Voir notre article sur la facture professionnelle.
- Traiter les opérations sans justificatif chaque semaine plutôt qu'en fin d'année : c'est le principal gain de temps.
- Suivre les tableaux de bord de trésorerie et de chiffre d'affaires, et faire le point régulièrement avec votre expert-comptable.
Pennylane et la facture électronique
Pennylane figure sur la liste officielle des plateformes agréées de facturation électronique publiée par l'administration fiscale. Ses utilisateurs peuvent donc l'utiliser pour recevoir leurs factures électroniques, obligation en vigueur pour toutes les entreprises assujetties à la TVA depuis le 1er septembre 2026, puis pour les émettre, obligation applicable aux PME, TPE et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Un avantage pratique : lorsque la même plateforme sert à recevoir les factures et à tenir la comptabilité, les factures fournisseurs arrivent directement dans la comptabilité, avec des données structurées, sans ressaisie. Il reste à déclarer votre adresse de facturation électronique dans l'annuaire et à vérifier vos mentions de facturation. Voir notre page sur la facturation électronique.
Ce qui reste à faire à la main
- Fournir les justificatifs : l'automatisation ne dispense pas de l'obligation de disposer d'une pièce pour chaque opération.
- Contrôler les catégorisations proposées automatiquement, en particulier pour la TVA déductible, les dépenses mixtes et les immobilisations.
- Gérer les opérations de clôture : stocks, amortissements, provisions, charges et produits à rattacher à l'exercice. Elles relèvent du travail de l'expert-comptable.
- Gérer la paie, qui passe par un logiciel distinct, dont les écritures sont ensuite intégrées à la comptabilité.
Une automatisation mal paramétrée reproduit les erreurs à grande échelle : une mauvaise règle de catégorisation peut fausser la TVA ou le résultat sur toute une année.
Pennylane est-il adapté à votre entreprise ?
| Profil | Intérêt de Pennylane |
|---|---|
| TPE et PME avec de nombreuses opérations bancaires et factures | Élevé : forte automatisation et vision en continu |
| Startups et entreprises en croissance | Élevé : pilotage de la trésorerie et reporting aux investisseurs |
| Professions libérales et sociétés de services | Bon, notamment pour la facturation et le suivi des encaissements |
| Très petites structures avec peu d'opérations | Plus limité : un outil plus simple peut suffire |
| Activités avec une gestion de stocks complexe | À compléter par un logiciel de gestion spécialisé |
Le rôle de l'expert-comptable
- Paramétrer l'outil dès le départ : plan comptable, règles de catégorisation, régime de TVA, connexions bancaires.
- Contrôler et corriger les écritures au fil de l'eau, plutôt qu'en fin d'exercice.
- Établir les déclarations de TVA et les comptes annuels, et assurer la conformité fiscale.
- Exploiter les données : tableau de bord, analyse des marges, prévisionnel et suivi de la trésorerie. Voir nos articles sur le prévisionnel financier et le besoin en fonds de roulement.
Le coût de l'outil dépend de la taille de l'entreprise, des modules utilisés et, le cas échéant, de l'offre du cabinet qui accompagne l'entreprise : l'accès à Pennylane peut être intégré à la mission d'expertise comptable.
Vos questions sur Pennylane
Qu'est-ce que Pennylane ?
Une plateforme de gestion financière et comptable qui centralise la banque, les factures, les justificatifs et la comptabilité, partagée en temps réel entre l'entreprise et son expert-comptable.
Pennylane est-il une plateforme agréée pour la facture électronique ?
Oui. Pennylane figure sur la liste officielle des plateformes agréées publiée par l'administration fiscale : il peut être utilisé pour recevoir et émettre des factures électroniques.
Pennylane remplace-t-il l'expert-comptable ?
Non. Il automatise la collecte et l'enregistrement des opérations, mais le contrôle des écritures, les opérations de clôture, les déclarations fiscales et les comptes annuels relèvent de l'expert-comptable.
Comment automatiser sa comptabilité avec Pennylane ?
En connectant tous ses comptes bancaires, en centralisant la collecte des factures d'achat, en définissant des règles de catégorisation pour les opérations récurrentes, en facturant depuis l'outil et en traitant chaque semaine les opérations sans justificatif.
Pennylane gère-t-il la paie ?
La paie est en principe établie avec un logiciel spécialisé distinct, dont les écritures sont ensuite intégrées à la comptabilité.