À l’ère du numérique, où la rapidité, la sécurité et l’efficacité sont devenues des maîtres mots, la signature électronique émerge comme une solution incontournable pour moderniser et simplifier les transactions. La signature électronique a été introduite dans le droit français par la loi du 13 mars 2000. Celle-ci lui confère une valeur juridique équivalente à celle de la signature manuscrite. L’adoption généralisée du télétravail et l’utilisation croissante de documents numériques ont stimulé son développement et souligné ses multiples bénéfices. Bien plus qu’une simple alternative à la signature manuscrite traditionnelle, elle offre une panoplie d’avantages qui répondent aux défis actuels des entreprises et des particuliers. De la réduction des coûts à la facilité d’accès, en passant par la sécurité renforcée, les bénéfices de la signature électronique sont nombreux.
Découvrons ensemble les dix principaux avantages :
1. Elle est plus rapide et plus simple à utiliser.
La signature électronique permet de gagner un temps considérable en supprimant les étapes manuelles et chronophages des processus de signature manuscrite. En effet, cette dernière permet de signer des documents à distance, sans avoir à les imprimer, numériser, envoyer par courrier ou déposer en personne. Cela permet d’éviter les allers-retours, les délais d’acheminement et les erreurs de transmission. La signature électronique offre donc un gain de temps considérable à la fois pour l’émetteur et le destinataire. De plus, la signature électronique est sécurisée et fiable, ce qui garantit la validité juridique des documents signés. La signature électronique est un outil puissant qui permet de gagner considérablement du temps et par conséquent d’améliorer la productivité.
2. Elle garantit l'intégrité des documents électroniques.
La valeur légale de la signature électronique n’est plus à prouver. Celle-ci est notamment reconnue au travers du règlement européen eIDAS. Ce dernier instaure un cadre européen en matière d’identification électronique et de service de confiance afin d’offrir la possibilité aux entreprises de signer électroniquement leurs documents en toute légalité et sécurité. De plus, la signature électronique fournissant l’authenticité de l’acte et l’identité du signataire, celle-ci est plus difficilement invalidée en justice que son homologue manuscrite. En choisissant une solution en conformité avec la réglementation en vigueur, vous êtes assuré de respecter les obligations légales et donc d’être protégé au maximum. De plus, le document dématérialisé est horodaté avec la date et l’heure de la signature, des informations indisponibles sur un contrat papier.
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3. ELLE GARANTIT UNE MEILLEURE SÉCURITÉ
La signature électronique validée et certifiée permet de garantir l’intégrité des documents signés. En effet, toute modification du document est immédiatement détectable. Cela rend la falsification beaucoup plus difficile, car il est impossible de modifier le document sans modifier également la signature. De plus, la signature électronique est protégée par une clé cryptée, ce qui la rend impossible à copier ou à réécrire.
4. Une conformité juridique assurée
La signature électronique est encadrée par le droit français, ce qui lui permet d’avoir la même valeur juridique qu’une signature manuelle (article 1366 du code civil). Le règlement eIDAS définit les règles d’usage de la signature électronique et les conditions nécessaires à sa reconnaissance légale. Il instaure un cadre juridique clair et uniforme sur l’utilisation et la recevabilité de la signature électronique. Dans le cadre du RGPD, la signature électronique permet la mise en place d’une administration des consentements. Elle certifie l’authenticité de l’acte et l’identité du signataire, ce qui la rend plus difficilement invalidée en justice qu’une signature manuscrite.
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5. Elle permet de faire des économies
En effet, c’est un outil précieux qui offre de nombreux avantages aux entreprises. Parmi ceux-ci, la réduction des coûts d’impression, d’expédition et de traitement est l’un des plus importants. En effet, la signature électronique permet de supprimer les étapes d’impression, de numérisation et d’envoi des documents. Cela se traduit par une réduction significative des coûts de papier, d’affranchissement et de main-d’œuvre. De plus, la signature électronique permet d’accélérer les processus de traitement des documents. Cela libère du temps aux employés, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La signature électronique est une solution rentable et efficace qui permet aux entreprises de gagner de l’argent et du temps.
6. Bon pour l’écologie
Le passage à la signature électronique permet de réduire considérablement la consommation de papier, d’encre etc… Devoir imprimer en plusieurs exemplaires un document numérique pour pouvoir le signer et l’archiver est un véritable problème écologique. La signature électronique contribue à réduire l’empreinte environnementale de l’entreprise et à améliorer sa responsabilité sociétale. Ainsi, la signature électronique se veut une signature écologique.
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7. Gain de places
Le passage à la signature électronique permet d’économiser de l’espace. Vous n’avez plus besoin de conserver des documents papier dans votre bureau. Vous pouvez les numériser et les stocker sur un ordinateur ou un serveur. Cela vous permettra de libérer de l’espace physique et d’accéder aux documents plus rapidement.
8. Elle permet de conserver une trace électronique des signatures.
La signature électronique vous permet de signer des documents numériquement, ce qui les rend plus faciles à conserver et à retrouver. Vos documents sont stockés sur votre ordinateur et dans le cloud, ce qui vous permet d’y accéder plus facilement et de n’importe où.
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9. Elle permet de fluidifier le télétravail
D’après une étude de l’Université de Stanford, travailler à distance augmente la productivité et l’efficacité, ce qui se traduit par une meilleure rentabilité. Cette approche permet également de réaliser des économies en réduisant l’espace de travail requis et les coûts liés à l’infrastructure. Ainsi, l’utilisation de la signature électronique permet de facilité le télétravail.
10. Elle améliore l’image et la réputation de la société
Avec l’avènement de l’électronique, le processus de signature est simplifié et les procédures administratives sont exécutées bien plus efficacement, offrant ainsi une agilité interne accrue pour une expérience client plus fluide et enrichie. Pour les partenaires et collaborateurs, une gestion optimisée des processus, une capacité de réponse plus rapide et un engagement envers l’excellence indiquent la solidité d’une entreprise. Cela inspire davantage de confiance et augmente la satisfaction client et par conséquent améliore l’image et la réputation de la société.
CONCLUSION
La signature électronique est un outil précieux qui présente de nombreux avantages par rapport à la signature manuscrite. Elle est de plus en plus utilisée dans le monde professionnel et personnel en raison de ses nombreux avantages. Comme nous l’avons vu, elle offre une sécurité renforcée par rapport à la signature manuscrite, car elle est difficilement falsifiable et peut être vérifiée facilement. De plus, elle permet de gagner du temps et de réduire les coûts en évitant les impressions, les envois postaux et les déplacements… En somme, la signature électronique est un outil moderne, sécurisé et efficace qui facilite les transactions et les échanges numériques.
Audrey Cherif, Juriste du cabinet GT EXPERTISE
