Contrôles fiscaux dans l’e-commerce : comment être prêt et éviter les sanctions ?

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Vous venez de recevoir un avis de vérification fiscale  et votre entreprise va faire l’objet d’un contrôle ? 

Le contrôle fiscal est une formalité éprouvante pour les entreprises. Si vous vous apprêtez à l’affronter, il n’est pas question d’improviser. Devoir répondre sur le gril aux questions de l’administration fiscale et fouiller dans vos archives pour trouver les documents qui vous sont demandés n’aide pas vraiment à se montrer serein. 

Or c’est votre attitude et votre disponibilité qui peuvent jouer en votre faveur en cas de contrôle fiscal. Comme dit le dicton, un entrepreneur averti en vaut deux. Anticiper au mieux cet audit vous permettra de l’aborder plus sereinement et de mettre votre interlocuteur fiscal dans les meilleures dispositions possibles. 

Dans cet article, nous vous partageons tous les éléments dont vous avez besoin en tant qu’e-commerçant pour accueillir au mieux l’inspecteur qui va réaliser le contrôle de votre comptabilité et de vos déclarations fiscales. Vous pourrez ainsi vous préparer à cette épreuve, et éviter le pire (un redressement fiscal). 



I. COMPRENDRE VOS OBLIGATIONS FISCALES

La première étape pour savoir comment se préparer à un contrôle fiscal dans l’e-commerce est de comprendre quelles sont vos obligations en la matière. En effet, la vente en ligne est un secteur en pleine expansion, au sein duquel les réglementations sont en constante évolution.  

Ici, nous faisons le point sur les différentes taxes, impôts et cotisations qui vous incombent. 

A. TVA e-commerce : les règles à connaître

En tant qu’e-commerçant, votre première obligation fiscale concerne le versement de la TVA. On parle plus spécifiquement du régime TVA de la Vente à Distance (ou VAD). Ce dernier concerne les livraisons de biens expédiés ou transportés par le vendeur ou pour son compte à destination de l’acquéreur. Attention, car votre activité ne sera soumise à la Taxe sur la Valeur Ajoutée que si vos recettes annuelles dépassent le seul de 85 800 euros. 

Dans ce cas, l’ensemble de vos ventes seront soumises à la TVA, que vous devrez déclarer via le formulaire n°3517-S-SD. Ce dernier vous permettra de déduire la taxe payée de vos achats ainsi que vos frais. 

La particularité des ventes en ligne est que vous pouvez être amené à réaliser des ventes à l’étranger. Dans le cas de transaction transfrontalière, la TVA étrangère (soit celle du pays dans lequel se trouve votre client) s’appliquera uniquement lorsque votre chiffre d’affaires  annuel réalisé en dehors de la France dépasse le seuil des 10 000 euros.  

Autre cas particulier : les ventes en dropshipping. Dans ce cas, la TVA qui s’appliquera sur vos ventes en ligne dépendra du lieu de stockage des produits. Les entreprises de dropshipping peuvent également déclarer la TVA qu’elles ont perçu au travers des systèmes uniques OSS (One Stop Shop) et IOSS. 

Si vous avez la moindre question concernant les spécificités fiscales de votre activité (gestion des taxes de vente et classification de vos revenus), vous pouvez demander un rescrit fiscal. Plus qu’une simple demande de renseignement, le rescrit engage l’administration et vous garantit donc une sécurité juridique en cas de contrôle ultérieur. 

B. Les autres taxes qui s’appliquent à l’e-commerce

Dans le cadre de votre activité d’e-commerçant, vous êtes également imposé à l’impôt sur le revenu (IR). En fonction de votre activité, vous le serez : 

  • dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ; 
  • ou des bénéfices non commerciaux (BNC). 

 Pour déterminer votre bénéfice imposable, vous devez appliquer un abattement forfaitaire sur votre chiffre d’affaires :  

  • 50 % du CA pour les activités relevant du régime BIC (ex : les prestations de services commerciales et artisanales) ;
  • 34 % du chiffre d’affaires pour les activités relevant du régime BNC (ex : activités libérales).

Gardez d’ailleurs à l’esprit que depuis le 31 janvier 2020, les plateformes de vente en ligne (donc les marketplaces comme Amazon) doivent envoyer aux autorités fiscales un récapitulatif des transactions de leurs utilisateurs si ces derniers perçoivent plus de 3 000 € de revenus grâce à leurs ventes en ligne sur l’année.

Comme tout entrepreneur (que vous ayez créé votre entreprise ou pris le statut d’auto-entrepreneur), vous devez également régler vos cotisations sociales. En tant que micro entreprise, vous serez redevable des cotisations Apec, d’allocations familiales. de sécurité sociale, d’assurance-maladie, maternité, invalidité et décès. Si votre entreprise a des employés, vous devrez également contribuer à l’assurance-chômage. 

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II. Tenir une comptabilité rigoureuse pour son e-commerce

La seconde étape pour préparer un contrôle fiscal e-commerce est de tenir une comptabilité régulière, sincère (soit de bonne foi) et fidèle à la réalité de votre entreprise. 

A. Conserver tous ses documents comptables pendant 10 ans.

Tenir la comptabilité de votre e commerce suppose d’abord d’enregistrer vos achats et ventes et d’établir une facturation pour chaque commande. Par la suite, vous devrez réaliser un inventaire annuel de votre activité, à la date de clôture de l’exercice. N’oubliez pas également d’établir vos comptes annuels sur la base de vos enregistrements comptables ainsi que de votre inventaire. 

Le plus important pour anticiper un éventuel contrôle fiscal de votre entreprise consistera à conserver l’ensemble de ces pièces comptables (les factures que vous avez établies pour vos clients et fournisseurs, mais aussi les devis, bons de commande et bons de livraison). Vous êtes tenu de les sauvegarder pendant au moins 10 ans après la clôture de l’exercice, dans l’éventualité précisément d’un contrôle fiscal.

B. Utiliser un logiciel de comptabilité adapté à l’e-commerce.

Pour tenir une comptabilité rigoureuse de votre e-commerce, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel dédié. En effet, ces solutions sont spécifiquement conçues pour simplifier votre gestion comptable, limiter les risques d’erreurs manuelles et/ou humaines, et donc vous assurer d’être en conformité avec la loi. 

Tout l’intérêt d’un logiciel de comptabilité e-commerce sera d’automatiser les tâches les plus chronophages, et pour lesquelles vous avez le plus de risques de faire une erreur (émission de facture ou d’avoirs, émission de vos comptes annuels, etc). 

Vous pourrez ainsi gérer votre activité en toute transparence, ce qui est indispensable pour se préparer à un contrôle fiscal. Votre logiciel assurera en effet la conformité générale de votre Fichier des Écritures Comptables. 

Prenons un exemple, celui de la cohérence des dates. Une solution comptable e-commerce va enregistrer la date de chaque pièce justificative, mais aussi les dates de comptabilisation, de lettrage et de validation. En cas de contrôle fiscal, ces informations permettront au vérificateur de reconstituer une chronologie précise des événements comptables de votre entreprise.  

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C. Assurez-vous que vos déclarations fiscales sont exactes et complètes.

Avant de valider vos déclarations fiscales, il est crucial de bien vous assurer de leur : 

  • exhaustivité : soit le fait d’avoir bien indiqué toutes vos sources de revenu, sur l’ensemble de vos canaux de distribution (site e-commerce, marketplace, redistributeurs, etc.)  
  • et de leur exactitude : les revenus indiqués correspondent fidèlement aux recettes de votre entreprise. 

C’est là que la tenue d’une comptabilité rigoureuse vous sera d’une grande aide. Vous pouvez également vous référer à votre logiciel de comptabilité afin de limiter autant que possible les risques d’erreurs ou d’oublis. Mais pour une vérification plus scrupuleuse, l’aide d’un expert-comptable spécialisé dans l’e-commerce sera indispensable.

III. Se préparer à un contrôle fiscal

Le contrôle fiscal est une procédure mise en place par les autorités fiscales pour vérifier la conformité fiscale de votre entreprise. Concrètement, il s’agira d’une analyse approfondie de vos déclarations fiscales, de vos documents comptables, ainsi que des transactions financières réalisées au titre de votre activité d’e-commerçant. 

L’objectif principal étant de détecter d’éventuelles infractions (comme la sous-déclaration de vos revenus ou une manipulation de vos factures), la clé pour s’y préparer est de vous assurer que toutes vos obligations fiscales ont été correctement respectées. 

Pour passer ce contrôle et vous y préparer correctement, suivez ces conseils :  

A. Désigner un interlocuteur unique pour l’administration fiscale.

En France, seules les sociétés établies en dehors de l’Union européenne sont obligées de désigner un représentant fiscal unique (si elles effectuent des opérations les rendant redevables de la TVA sur le territoire français). Néanmoins, cet interlocuteur unique peut vous être d’une grande aide lors d’un contrôle fiscal. 

Concrètement, un interlocuteur unique (interne ou externe à l’entreprise dans le cas d’un expert-comptable) est désigné pour échanger avec l’administration fiscale. L’intérêt de ce référent est d’éviter les redressements pour erreurs, lorsque l’entreprise ou le contribuable est de bonne foi.

C’est donc l’assurance pour l’e-commerçant d’être en conformité avec les obligations qui lui incombent et de préparer plus sereinement un contrôle fiscal. Mais en plus de cette présomption de bonne foi, l’interlocuteur fiscal peut également lui proposer des niches passives et actives afin de profiter d’une fiscalité plus favorable (et par exemple d’éviter les effets de seuil).

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B. Mettre en place un système de numérisation de vos documents

Une fois que votre entreprise a reçu un courrier annonçant le déclenchement d’une procédure de vérification de sa comptabilité, vous avez deux jours ouvrés pour préparer ce contrôle fiscal. 

Ce délai vous permet de vous organiser, de contacter un conseiller, et de mettre en place la numérisation de vos documents comptables. Profitez-en pour rechercher, vérifier, et numériser tous les documents issus de vos comptes bancaires indiqués sur l’avis de vérification fiscale. 

Parmi les documents que l’on peut vous demander, on retrouve : 

  • Les statuts de l’entreprise ;
  • Le livre d’inventaire ;
  • Les Journaux divisionnaires ;
  • Les déclarations fiscales ;
  • Les fiches de paie ;
  • Les factures ;
  • Mais aussi les notes de frais.

En effet, l’administration vous donnera accès à une plateforme sécurisée pour y déposer vos documents et fichiers numérisés. Cette digitalisation permet au vérificateur d’effectuer une partie du travail d’analyse à distance, et donc sans avoir à rester dans vos bureaux. Le contrôle et les échanges sur les documents reçus seront simplifiés et centralisés sur une seule et même plateforme. 

Une démarche proactive de numérisation de vos documents comptables, bien en amont de tout contrôle fiscal, vous permettra d’anticiper cette éventualité et de simplifier la procédure. Là encore, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, qui centralise l’ensemble de vos données et les sauvegarde de manière sécurisée est un véritable atout et vous permettra d’aborder un contrôle de manière plus sereine. 

C. Simuler un contrôle fiscal : comment faire ?

Pour anticiper un contrôle, il est également possible de réaliser un examen de conformité fiscale, soit un contrôle avant le contrôle. Créé en 2021, ce dispositif permet à votre entreprise de se positionner sur la conformité des règles fiscales qui lui incombent. 

Concrètement, vous allez solliciter un prestataire (généralement un expert-comptable, un commissaire aux comptes ou un avocat). Ce dernier va réaliser un contrôle préventif, sur la période d’un exercice fiscal. Il suivra un cahier des charges précis, testant généralement les points fiscaux qui sont considérés comme les plus contrôlés. Parmi ces points usuels, on retrouve : 

  • La qualité comptable et la conformité des fichiers des écritures comptables,
  • Le respect des règles sur le délai et le mode de conservation des documents comptables ;
  • Le respect des règles liées au régime d’imposition (en matière d’IS et de TVA) ;
  • La qualification et déductibilité des charges exceptionnelles ;
  • La détermination des provisions et leur traitement fiscal, etc. 

Une fois ce test de contrôle fiscal terminé, votre prestataire établira un compte-rendu qui vous permettra d’identifier les points faibles de votre gestion comptable. C’est donc l’occasion de renforcer les procédures qui doivent l’être afin d’éviter toute sanction en cas de contrôle réel.

Ce compte-rendu peut être envoyé à l’administration fiscale. Si, à l’issue d’un contrôle fiscal diligenté par l’Etat, un rappel d’impôt sur un point qui aurait été validé par le prestataire lors de l’ECF, votre entreprise, considérée de bonne foi, ne sera pas tenue de payer des pénalités.

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IV. Faire appel à un expert-comptable

Vous vous demandez quel est le rôle d’un expert-comptable en cas de contrôle fiscal ? Parmi les nombreuses missions que vous pouvez lui confier, ce dernier peut vous assister à : 

  • Comprendre vos obligations fiscales ; 
  • Tenir votre comptabilité, et notamment établir la liasse fiscale qui fait suite à la préparation de votre bilan comptable et du compte de résultat de votre entreprise. C’est cette liasse fiscale qui sera ensuite transmise au service des impôts afin que soit déterminé votre taux d’imposition. 
  • Remplir vos déclarations fiscales de façon exhaustive et exacte afin d’éviter les sanctions en cas de contrôle fiscal. Son aide et son expertise vous seront très précieuses pour exécuter toutes les formalités fiscales de votre entreprise, comme les déclarations de TVA et autres taxes.
  • Réaliser régulièrement une vérification fiscale pour anticiper un contrôle externe et s’assurer que votre entreprise soit dans les règles. 
  • Vous assister en cas de contrôle fiscal. L’administrateur ou l’inspecteur pourra contacter directement votre expert-comptable pour obtenir des renseignements supplémentaires ou des explications suite aux documents que vous lui aurez partagé. Ce sera donc lui qui répondra aux demandes du fisc. Et si des irrégularités sont relevées, il lui reviendra de mettre en place les rectifications proposées par l’administration fiscale. 
  • Vous conseiller et trouver les meilleures dispositions fiscales pour votre activité. 



Conclusion

Vous l’aurez compris, un contrôle fiscal est une épreuve stressante pour tout entrepreneur, raison pour laquelle il est crucial de s’y préparer le mieux possible. Bien avant de recevoir la lettre tant redoutée, tenir une comptabilité rigoureuse et vous assurer de la conformité fiscale de votre entreprise est crucial pour éviter les sanctions et aborder cette procédure sereinement. 

L’aide d’un expert-comptable, spécialisé dans l’e-commerce qui plus est, vous sera précieuse pour préparer un contrôle fiscal. Il servira d’interlocuteur unique à l’administration, pourra lui fournir tous les documents nécessaires et répondre à ses éventuelles questions. Vous pourrez, de votre côté, continuer à gérer votre entreprise tout en sachant que la situation est sous contrôle et que votre entreprise, dont la bonne foi a été établie, ne risque pas de sanction.

Alors n’attendez pas que la possibilité d’un contrôle fiscal se profile à l’horizon ! Prenez le taureau par les cornes et faites appel à un expert-comptable pour y préparer votre entreprise dès maintenant. En plus d’assurer votre conformité fiscale, notre cabinet vous aidera également à optimiser votre gestion comptable et fiscale afin de maximiser la rentabilité de votre entreprise !

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