Facture électronique : les obligations des entrepreneurs

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Initiée par la loi Macron du 6 août 2015, la facturation électronique est devenue obligatoire pour toutes les entreprises recevant et adressant des factures aux personnes publiques. 

Cette obligation a d’abord été mise en place pour les grandes entreprises et les personnes publiques au 1er janvier 2017, puis pour les entreprises de taille intermédiaire depuis le 1er janvier 2018 et les petites et moyennes entreprises depuis le 1er janvier 2019.

Depuis le 1er janvier 2020, c’est au tour des micro-entreprises, quelques soient leur taille, leur chiffre d’affaires ou leur nombre de salariés, de respecter cette obligation de facturation électronique vers les personnes publiques.  

Selon le même calendrier décrit ci-dessus, les entreprises privées ont désormais toutes l’obligation d’accepter les factures électroniques. 

Pour l’instant, dans les relations entre entreprises privées, l’obligation ne concerne que la réception des factures et non pas leur émission.  

Dans cet article nous abordons : 

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

C’est lorsqu’une facture est créée, émise (par le fournisseur) et reçue (par le client) sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet)

Quels sont les objectifs ? 

  • Diminuer les coûts 
  • Améliorer les délais de paiement 
  • Sécuriser les envois et la traçabilité 
  • Être éco-responsable 

Qu’est-ce-que contient une facture électronique ?

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier. 

Précisées par l’article L.441-9 du Code du commerce, les mentions qui doivent apparaître sont :

  • la date de la facture 
  • le numéro de facture
  • les identités de l’émetteur et du destinataire (avec adresses de siège et de facturation si elles sont différentes) 
  • le numéro individuel d’identification à la TVA le cas échéant
  • le numéro du bon de commande, ou la référence à un contrat ou un devis 
  • la désignation du produit ou du service
  • la quantité
  • le taux de TVA
  • date de la vente ou de la prestation
  • les montants HT et TTC 
  • la date à laquelle le règlement doit intervenir et les pénalités prévues en cas de retard de paiement
  • des mentions particulières selon les cas peuvent être à ajouter (membre d’une association agréée, autoliquidation de la tva, etc.)

Comment se conservent les factures électroniques ?

L’administration fiscale a prévu que les factures électroniques – ou les factures établies ou reçues sur support papier et numérisées dans les conditions précisées par l’administration – doivent être conservées pendant 6 ans au moins, sur le support informatique au choix de l’entreprise. 

Conseil de nos experts : nous conseillons, en leur qualité de pièces comptables, de les conserver pendant 10 ans.

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Quelles sont les obligations à connaître ?

Il faut pouvoir garantir l’authenticité de l’origine de la facture (c’est-à-dire l’identité de l’émetteur), sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. 

Pour cela, l’entreprise peut recourir à l’une des méthodes suivantes :

  • L’utilisation de la signature électronique (pdf ou non). Cette solution semble être la plus accessible et économique. 
  • L’utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) pour télétransmettre les factures. A noter que ce système est complexe à mettre en place si l’entreprise ne dispose pas déjà d’un EDI. 
  • L’utilisation d’une piste d’audit fiable, c’est-à-dire que l’entreprise a mis en place des contrôles documentés et permanents permettant d’établir le lien entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation qui en est le fondement.
    Les contrôles mis en place doivent être « suffisamment » documentés. Il semblerait donc que cette technique augmente le temps de traitement de chaque facture.  

Quelles peuvent-être les sanctions ?

Plusieurs types de sanctions sont prévus. 

Tout d’abord, le défaut de facturation est passible d’une amende pénale à hauteur de 50% des sommes qui auraient du être facturées. L’amende peut être réduite à 5% s’il est prouvé que ces sommes ont été régulièrement comptabilisées.

Puis, dans le cadre des mentions obligatoires à inscrire sur les factures, les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois, le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture.

De plus, depuis le 1er octobre 2019, tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels sera puni d’une amende administrative qui ira de 75 000 € pour une personne physique à 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pourra être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.

Enfin, l’administration peut également remettre en considération la TVA. 

Cependant, en cas de non-respect de l’émission d’une facture électronique aux personnes publiques, pour le moment, aucune sanction juridique n’est prévue. Néanmoins, il sera plus compliqué de se faire payer, ce qui peut nuire à la pérennité de l’entreprise.

Quelles sont les futurs obligations à connaître ?

La loi de finances pour 2020 du 28 décembre 2019 fait un pas de plus en matière de facturation électronique. 

A compter du 1er janvier 2023 et au plus tard à compter du 1er janvier 2025 selon des modalités qui devraient être précisées d’ici là, toutes les factures émises entre assujettis à la TVA (ce qui exclut pour le moment les factures émises lors de la vente aux particuliers par exemple) devront obligatoirement être émises sous la forme électronique. A terme, les éléments indiqués dans la facturation électronique se transmettront automatiquement à l’administration fiscale à des fins de collecte et de contrôle de la TVA. 

À côté de ces décisions françaises en matière de facturation électronique, la Commission européenne a publié la Norme sémantique européenne EN 16931, le 16 octobre 2017, imposant un standard européen de facture électronique afin de faciliter les échanges entre les membres de l’UE. Le modèle qui a été créé pour répondre à ces standards et faciliter la transition numérique des entreprises est : la Factur-X. 

La Factur-X est une facture électronique dite « mixte » ou encore « hybride ». Elle est composée d’un fichier PDF/A3 couplé à un fichier XML. Autrement dit, la Factur-X, est un fichier PDF lisible par les êtres humains couplé avec des données XML analysables par les systèmes informatiques et des documents annexes si nécessaire. Elle est un format de facture compatible avec tous les logiciels comptables.

GT Expertise est au premier plan de ces changements pour les entreprises, si vous avez des questions ou si vous souhaitez qu’on vous aide à mettre en place la facturation électronique contactez-nous !

Nous avons d’ailleurs mis en place un logiciel qui vous permet de facturer en respectant vos obligations, vous trouverez ci-dessous une vidéo de démonstration : 

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