Créer une facture semble, à première vue, une tâche simple : une commande est passée, vous rédigez un document, et selon vos conditions de vente, vous l’envoyez avant ou après réception du paiement. Toutefois, la réalité est souvent plus complexe, car une facture doit respecter des règles précises pour être juridiquement valide et conforme aux exigences fiscales.
Ne pas se conformer à ces règles peut avoir des conséquences lourdes : non seulement votre facture pourrait être considérée comme non recevable en cas d’impayé, mais l’administration fiscale pourrait également vous infliger des amendes en cas de contrôle.
Vous vous demandez comment rédiger une facture conforme, quel format choisir ou quelles mentions inclure ? Ce guide détaillé, proposé par GT Expertise, cabinet d’expertise comptable, répond à toutes vos questions.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document émis par un fournisseur à destination de son client. Elle formalise une transaction commerciale et comporte des informations essentielles sur les biens ou services fournis, ainsi que les modalités de paiement.
Les différents formats de factures
Selon vos besoins et votre organisation, plusieurs types de factures peuvent être utilisés :
La facture papier
- Format classique, émise en double exemplaire : l’un pour le fournisseur, l’autre pour le client.
- Généralement rédigée par l’émetteur ou, dans certains cas, par un mandataire agissant pour le compte du fournisseur.
La facture électronique
- Une méthode moderne, privilégiée pour sa rapidité et sa fiabilité.
- Elle doit répondre à des exigences spécifiques, notamment :
- L’accord préalable du client pour ce mode de transmission.
- La certification électronique par un prestataire agréé, garantissant l’authenticité et l’intégrité du contenu.
- L’utilisation d’une signature électronique sécurisée.
La facture dématérialisée
- Ce format repose sur un système de télétransmission pour assurer la conformité entre l’émetteur et le destinataire.
La Factur-X, une nouvelle norme obligatoire
À compter du 1er juillet 2024, les grandes entreprises devront utiliser la norme Factur-X, un format hybride combinant PDF et données structurées XML. Ce dispositif permettra à l’État de centraliser les données fiscales via une plateforme publique.
- Calendrier de mise en œuvre :
- Juillet 2024 : grandes entreprises.
- Janvier 2025 : ETI (entreprises de taille intermédiaire).
- Janvier 2026 : PME, TPE et auto-entrepreneurs.
GT Expertise vous accompagne dans cette transition vers la facturation électronique pour garantir votre conformité avec les nouvelles obligations.
À quoi sert une facture ?
Du côté du fournisseur
- Pour être payé : La facture est un document indispensable pour réclamer le règlement d’une prestation ou d’une vente.
- Pour la comptabilité : Les factures servent à enregistrer le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Du côté du client
- Pour la comptabilité : La facture est une pièce justificative essentielle pour enregistrer ses dépenses.
- Pour récupérer la TVA : Une facture conforme permet au client de déduire la TVA payée, sous réserve que son nom ou celui de son entreprise figure correctement sur le document.
En cas de litige
Une facture revêt également une valeur juridique. En cas de différend commercial, elle constitue une preuve des engagements pris entre les parties.
Quand émettre une facture ?
Obligation d’émission
Une facture doit être émise :
- À la livraison de biens ou à la fin d’une prestation de service.
- Avant la prestation si le fournisseur demande un acompte.
Les cas particuliers
- Facture d’acompte : utilisée pour demander un règlement partiel avant la prestation.
- Facture de situation : courante dans le secteur du BTP pour les paiements échelonnés en fonction de l’avancement des travaux.
- Facture d’avoir : émise pour corriger une erreur sur une facture initiale (par exemple, une quantité ou un montant incorrect).
Qui doit émettre une facture ?
Toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique (SAS, SARL, EURL, micro-entreprise, auto-entrepreneur), sont tenues d’émettre des factures pour leurs ventes ou prestations de services. Les mentions spécifiques selon le statut :
- Les micro-entrepreneurs non assujettis à la TVA doivent inclure la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI ».
- Les entreprises exonérées de TVA dans le cadre d’une livraison intracommunautaire doivent indiquer « Exonération de TVA – article 262 du CGI ».
Comment rédiger une facture ?
Les mentions obligatoires
Pour être conforme, une facture doit contenir les informations suivantes :
- Identité du fournisseur :
- Nom ou raison sociale.
- Adresse du siège social et adresse de facturation.
- Numéro SIREN et structure juridique (immatriculation au RCS ou RM).
- Identité du client :
- Nom ou raison sociale.
- Adresse complète.
- Numéro de facture :
- Unique et basé sur une séquence chronologique continue.
- Date de la facture.
- Description des biens ou services fournis :
- Quantité, prix unitaire et total HT.
- Informations fiscales :
- Numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur et du client.
- Montant de la TVA et total TTC.
- Modalités de paiement :
- Moyens acceptés (virement, chèque, etc.).
- Délais de règlement et pénalités en cas de retard.
Logiciel de facturation ou Excel ?
Depuis 2020, il est interdit d’émettre des factures via des logiciels non sécurisés. Les outils comme Excel ou Word sont risqués, notamment en cas de contrôle fiscal.
GT Expertise recommande d’utiliser un logiciel de facturation certifié ou une plateforme en ligne pour garantir :
- Une numérotation unique.
- Une traçabilité des factures.
- Une conformité légale.
Quels risques en cas de non-conformité ?
Le non-respect des règles de facturation peut entraîner des sanctions financières importantes :
- Amende de 15 € par mention manquante, avec un maximum de 25 % du montant total de la facture.
- Amende forfaitaire de 10 € par facture pour des erreurs moins graves.
Les sanctions peuvent vite s’accumuler, surtout pour les entreprises émettant un grand nombre de factures. Ces pénalités ne sont pas déductibles fiscalement.
Comment établir une facture en comptabilité ?
Pour le fournisseur
Les montants HT, de TVA et TTC sont enregistrés en comptabilité. Le chiffre d’affaires de l’entreprise augmente en conséquence.
Pour le client
La facture est enregistrée en tant qu’achat dans le compte de charges correspondant :
- Achat de marchandises.
- Prestations de services.
- Sous-traitance, etc.
En fin d’exercice, des écritures d’inventaire peuvent être nécessaires pour les factures non encore payées ou les produits constatés d’avance.
Les solutions de GT Expertise pour vos factures
Chez GT Expertise, nous comprenons l’importance d’une facturation claire et conforme. C’est pourquoi nous proposons :
- Des outils adaptés à vos besoins : logiciels certifiés, automatisation des tâches comptables.
- Un accompagnement personnalisé pour mettre en place des solutions performantes.
- Une aide à la transition vers la facturation électronique et la norme Factur-X.
Simplifiez votre gestion avec GT Expertise : plus besoin de vous soucier des détails, nous nous occupons de tout pour vous permettre de vous concentrer sur votre activité.
