Guide comptabilité et e-commerce

L’e-commerce est un secteur très porteur mais pour pouvoir y faire les bénéfices escomptés il faut en maîtriser les règles notamment en matière de comptabilité et d’obligations légales.
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Le chiffre d’affaires du e-commerce a connu une grande évolution avec la crise sanitaire. En effet, la FEVAD (Fédération e-commerce et vente à distance) dans son rapport annuel édition 2021 a fait état d’une hausse de vente de 8,5% pour un total de 112,2 milliards d’euros. L’e-commerce est donc un secteur très porteur mais pour pouvoir y faire les bénéfices escomptés il faut en maîtriser les règles notamment en matière de comptabilité et d’obligations légales. Nous allons donc tout au long de cet article détailler ces différentes obligations et vous donner les meilleurs outils pour réussir votre commerce en ligne. Quelles sont donc ces différentes obligations ?

On peut les diviser en 3 catégories, à savoir : Le compte bancaire professionnel, la gestion de votre comptabilité et la TVA.

- L’ouverture d’un compte bancaire professionnel :

L’ouverture d’un compte bancaire professionnel est obligatoire pour la création de toute société. En effet, pour immatriculer une entreprise le greffe du Tribunal de Commerce vous demandera une attestation bancaire de blocage du capital social. Ce compte sera indisponible dans un premier temps (non fonctionnel) et sera débloqué une fois la société immatriculée et l’extrait Kbis obtenu. Les auto-entrepreneurs et les entreprises individuelles sont dispensés dans la limite d’un chiffre d’affaires annuel inférieur ou égal à 10 000 euros d’ouvrir un compte bancaire professionnel et leur compte personnel est suffisant.

Votre compte bancaire sera sans conteste l’un des outils les plus importants de votre entreprise étant donné que c’est à partir de ce compte que partiront les paiements de vos fournisseurs et c’est aussi sur ce compte que vous recevrez les différents paiements de vos clients.

- La gestion de votre comptabilité :

La première étape pour une bonne gestion de votre comptabilité c’est une facturation rigoureuse et fluide. En effet, les factures constituent la base de la comptabilité du
e-commerce. L’article L441-9 du Code de Commerce le confirme et dispose dans son premier alinéa que : «Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle fait l’objet d’une facturation.»

Spécificité cependant pour l’activité du e-commerce : la facture doit être éditée à l’expédition de la commande et non à la réception du paiement.

La facture doit compter certaines mentions obligatoires (Cf notre article Facture électronique).

Il conviendra donc de fournir à votre client une facture au moment de la commande sous format PDF que le client pourra télécharger suite à sa commande ou qu’il recevra par mail. Vous avez également la possibilité d’annexer la facture au colis du client au moment de l’envoi, ou enfin (ce que ne vous conseillons) de combiner les deux donc envoi en dématérialisé (par téléchargement ou mail) et annexe sous format papier à la commande. Cependant, les deux factures doivent être identiques en tout point.

Nous vous conseillons, afin d’éviter toute erreur, d’automatiser vos factures en passant par un logiciel informatique que nous pouvons vous proposer.

Il faudra également être rigoureux sur la facturation client et veiller à télécharger les factures de façon régulière hebdomadaire ou mensuelle pour avoir les justificatifs nécessaires pour tenir votre comptabilité.

Outre la gestion courante de la comptabilité il faudra également maîtriser l’émission des avoirs. En effet, dans la vente en ligne le client a 14 jours pour se rétracter.
Il faudra donc lui générer soit une facture d’avoir soit une facture de remboursement en fonction de l’option qui aura sa préférence.

La gestion courante de votre comptabilité a pour but de faciliter l’établissement de vos comptes annuels.

- L’établissement des comptes annuels :

Toute entreprise est tenue de transmettre annuellement ses comptes annuels à l’administration fiscale. Les comptes annuels sont composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe.

Les comptes annuels de la société doivent être tenus à la clôture de chaque exercice comptable et doivent être visés par un expert-comptable qui attestera l’absence d’irrégularité.

Les comptes annuels de votre société ont pour principal but de refléter la santé financière de votre entreprise, ils doivent donc garantir une image fidèle et sincère aux partenaires de la société. Ils comportent notamment l’ensemble des pertes et produits enregistrés lors de l’exercice et doivent refléter la poursuite de l’activité de l’entreprise.

Par ailleurs, et au-delà de l’obligation légale, comme précisé ci-dessus les comptes annuels reflètent la santé financière d’une entreprise et constituent la base de tout dossier d’emprunt ou d’investissement, ils permettent également à l’entrepreneur d’avoir une base solide pour étudier la rentabilité de son entreprise, de la comparer avec les entreprises concurrentes et par conséquent d’ajuster au besoin sa stratégie pour une meilleure évolution.

C’est la liasse fiscale constituée d’un bilan annuel, d’un compte de résultat et des annexes qui est déposée tous les ans auprès de l’administration fiscale. Pour la mise en place du compte de résultat un listing des entrées et sorties d’argent par ordre chronologique doit être établi.

Ces différentes formalités comptables peuvent dissuader les entrepreneurs en herbe, mais ça ne devrait pas être votre cas, il faut simplement savoir s’entourer d’un bon expert-comptable ainsi que d’un bon logiciel comptable qui limitera les erreurs (humaines) et les ressaisies et vous fera par conséquent économiser du temps de traitement, qui permettra d’automatiser les flux. Le logiciel comptable vous permettra également de suivre les dépenses et de maîtriser la trésorerie et enfin d’être en conformité avec la législation.

Obtenez plus de renseignements à ce sujet
en contactant nos experts-comptables

- La gestion de la TVA :

Outre vos obligations comptables et de facturation, en tant qu’entrepreneur lorsque votre entreprise effectuera des ventes vous collecterez de la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée), cette collecte se traduit par une ligne sur votre facture.

La TVA constitue un impôt dont sont redevables la plupart des entreprises.

Certaines entreprises peuvent cependant opter pour une franchise de TVA (de la TVA sur option) tels que les auto-entrepreneurs , les entreprises individuelles et de manière générale toutes les entreprises ayant un chiffre d’affaires qui ne dépasse pas 85 800 euros de vente. Ces entreprises devront donc éditer des factures comportant la mention « TVA non applicable » en application de l’article 293 B du CGI.

Pour les entreprises redevables de la TVA, elles doivent en pratique facturer de la TVA à leurs clients, la collecter et par la suite la reverser à l’administration fiscale.
La facture doit donc comporter la TVA dont le taux varie selon la marchandise vendue.

Il existe différents taux de TVA applicables en France. Le taux général est égal à 20%. Cependant, certains produits bénéficient de taux réduit (2,1% , 5,5% ou 10%) tels que les produits alimentaires, les médicaments, la nourriture pour animaux, les livres ou encore les équipements pour personnes handicapées. Une liste mise à jour quotidiennement est à disposition sur le site economie.gouv :

(https://www.economie.gouv.fr/cedef/taux-tva-france-et-unioneuropeenne#:~:text=taux%20normal%20%3A%2020%20%25,inchang%C3%A9)%20%3A%202%2C1%20%25).

L’entrepreneur devra veiller à appliquer le bon taux de TVA sur ses factures .
Là encore un logiciel de facturation vous permettra d’éviter les erreurs résultantes d’un mauvais taux de TVA.

La TVA pour les ventes e-commerce obéit à certaines règles spécifiques. Le 1er juillet 2021 ces règles ont évolué dans une optique de simplification.

Vente e-commerce et TVA :

Les règles de la TVA intracommunautaire ont bien évolué au cours de l’année 2021.

A compter du 1er juillet 2021, un seuil unique d’imposition à la TVA de 10 000 euros est fixé. Ce seuil est annuel et commun dans toute l’Union Européenne (UE).

Au-dessus de ce seuil, la TVA devra être payée dans l’Etat membre où les biens sont livrés.

En-dessous de ce seuil, la TVA devra être payée dans l’Etat membre de départ des biens.

Les dispositions de l’article 147 de la loi de finances pour 2020 entrées en vigueur le 1er juillet 2021 mettent en place le dispositif de guichet unique de TVA qui permet aux entreprises réalisant dans l’UE des opérations (ventes ou prestations de services) à destination de non-assujettis (des particuliers) de déclarer et de payer la TVA dans un seul Etat membre.

Il y a 3 régimes de guichet unique :

  • Un régime applicable à toutes les prestations de services fournies à des non-assujettis par des assujettis non établis sur le territoire de l’Union européenne (« One Stop Shop – régime non-UE » ou « OSS-régime non-UE») ;
  • un régime applicable aux ventes à distance intracommunautaires de biens, aux livraisons de biens effectuées dans un État membre par des assujettis non établis dans l’UE via des plateformes et à tous les services fournis à des non-assujettis par des assujettis établis dans un État membre de l’UE autre que dans l’État membre de consommation (« One Stop Shop – régime UE » ou « OSS-régime UE») ;
  • un régime applicable aux ventes à distance de biens importés de pays ou territoires tiers contenus dans un colis d’un montant inférieur ou égal à 150 €
    (« régime d’importation » ou « Import One Stop Shop – IOSS»).

A noter que l’administration fiscale présente les démarches liées à l’inscription à ce nouveau guichet unique de TVA ainsi que ses modalités de fonctionnement sur son site impots.gouv.fr (https://www.impots.gouv.fr/portail/actualite/un-nouveau-guichet-unique-de-tva-pour-les-operations-de-commerce-electronique-partir-du).

A titre d’exemple, si une entreprise française faisant de l’e-commerce fait un chiffre d’affaires sur l’année 2021 de 25 000 euros HT en ayant livré ses produits en Italie, elle dépasse alors le seuil des 10 000 euros et devra donc payer la TVA française (au taux applicable selon le type de marchandises) à hauteur des 10 000 euros, et la TVA italienne via le guichet unique à hauteur des 15 000 euros restants.

Il faut également regarder de plus près le cas spécifique de la Grande-Bretagne qui depuis le 1er janvier 2021 ne fait plus partie de l’Union européenne.

Les règles de TVA applicables sur les ventes en Grande-Bretagne :

La sortie de la Grande-Bretagne de l’Union Européenne a pour conséquence de qualifier les ventes e-commerce livrables en Grande-Bretagne d’exportation.
Des formalités devront donc être respectées.

La première étape est l’obtention d’un numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification), il faut ensuite s’enregistrer auprès du HMRC (Her Majesty’s Revenue and Customs) et enfin déclarer et payer la TVA britannique.

Quand le montant de la vente réalisée ne dépasse pas 135 livres il faut régler la TVA britannique. Quand la vente dépasse 135 livres la vente obéit au régime des exportations hors UE et il n’y a donc pas de TVA à régler.

Là encore il faut veiller à bien prendre en compte ces spécificités et à avoir un logiciel comptable à jour de ces spécificités.

Bien que l’appel à un expert-comptable pour tenir la comptabilité de son e-commerce ne soit pas obligatoire et que le jeune entrepreneur par manque de trésorerie au début de son activité aura tendance à internaliser sa comptabilité, il est vivement recommandé.

En effet, être accompagné par des professionnels dès le lancement de son activité représente un réel investissement pour la bonne santé financière et commerciale de son entreprise étant donné que vous bénéficierez d’un accompagnement sur mesure et de conseil en matière d’optimisation. Vous gagnerez également du temps sur le côté « administratif » et vous éviterez tout risque fiscal d’amende car vous serez alerté par votre expert-comptable. Ce qui vous permettra éventuellement de développer votre activité en recherchant d’autres partenaires ou de viser une nouvelle clientèle.

Être accompagné par une équipe de professionnels vous permettra de vous distinguer de la multitude des « jeunes » sites d’e-commerce et d’évoluer plus rapidement et plus sereinement.

Chez GT Expertise nous avons une équipe de professionnels qui vous conseillera et vous guidera pour le meilleur accompagnement dans votre activité d’e-commerce.

Pour tous compléments d’informations, vous pouvez contacter le cabinet GT Expertise ici

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