Pour une entreprise, l’embauche d’un nouveau salarié est un investissement stratégique, un pari sur l’avenir. Cependant, du point de vue comptable, c’est aussi et surtout un coût qu’il faut savoir calculer et maîtriser.
Mais le salaire brut d’un collaborateur ne représente que la partie émergée de l’iceberg !
Au-delà de cette rémunération mensuelle, de nombreuses charges directes et indirectes viennent s’ajouter, impactant significativement le coût réel d’un salarié pour l’entreprise.
Que vous soyez chef d’entreprise sur le point de recruter, responsable RH soucieux d’optimiser vos budgets ou simplement curieux des rouages financiers de votre organisation, il est important de savoir calculer avec exactitude votre masse salariale.
I. Pourquoi est-il important de savoir calculer le coût d’un salarié ?
Le calcul du coût d’un salarié est un outil de décision stratégique pour une entreprise. Il permet de prendre les bonnes décisions afin d’optimiser les ressources humaines. En ayant une connaissance fine du coût réel de chacun de vos collaborateurs, vous allez pouvoir :
- anticiper vos dépenses RH et optimiser votre budget ;
- recruter en toute connaissance de cause, en fonction de vos besoins et de votre budget ;
- piloter efficacement vos effectifs et maximiser la productivité de vos collaborateurs ;
- négocier les salaires et avantages sociaux en toute transparence ;
- identifier des leviers d’économies et optimiser vos coûts de personnel.
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II. Comprendre les différentes composantes du coût d'un salarié
Avant de se lancer dans le calcul du coût d’un salarié, il est crucial de comprendre les différentes composantes qui le constituent. Ces éléments sont généralement regroupés en deux catégories : les charges directes et les charges indirectes.
Les charges directes
- le salaire brut : la rémunération de base du salarié figurant sur son bulletin de paie ;
- les cotisations sociales patronales : les contributions obligatoires versées par l’employeur à la Sécurité sociale, à la retraite et à d’autres organismes de protection sociale (assurance chômage, vieillesse ou encore les sommes versées à la CAF) ;
- les charges patronales de mutuelle : la part de l’employeur dans la cotisation de la complémentaire santé du salarié ;
- la mise à disposition de matériel : ordinateur, bureau, téléphone portable… Les outils de travail nécessaires au salarié ont également un coût non négligeable.
💡 Le saviez-vous ? En France, les charges patronales représentent en moyenne 35 % à 45 % du salaire brut. Ce qui revient à dire qu’un salarié payé 2 000 euros bruts par mois coûte environ 3 500 euros. Le collaborateur percevra environ 1 500 € nets.
Les charges indirectes
Plus difficiles à identifier et à quantifier, les charges indirectes ne sont pas directement liées à la présence d’un salarié dans l’entreprise ni à sa rémunération. Elles sont néanmoins nécessaires pour assurer son travail au quotidien.
Parmi les charges indirectes les plus courantes et qu’il faut comptabiliser, on retrouve :
- les charges locatives : le loyer du bureau ou de l’atelier occupé par le salarié est une charge indirecte ;
- les charges de fonctionnement : eau, électricité, fournitures de bureau… Ces frais généraux contribuent également au coût d’un salarié ;
- les coûts de recrutement et de gestion des ressources humaines : par exemple, le coût de publication d’une offre d’emploi ou celui de la rédaction d’un contrat d’embauche par un avocat ;
- les frais de formation initiale : les formations dispensées aux salariés – comme l’onboarding – représentent un investissement pour l’entreprise et doivent donc être intégrées au coût d’un salarié ;
- la mise à disposition de matériel : ordinateur, bureau, téléphone portable… Les outils de travail nécessaires au salarié ont également un coût non négligeable qu’il faut prendre en compte ;
- les frais de déplacement et d’hébergement : si l’activité implique des déplacements professionnels, il faut prendre en compte les frais de transport, d’hôtel et de restauration.
Ces charges sont souvent plus difficiles à identifier et à quantifier, car elles sont partagées entre plusieurs salariés et peuvent varier en fonction de l’activité de l’entreprise.
→ Par exemple, les frais de formation peuvent être plus élevés pour les entreprises qui évoluent dans des secteurs en constante évolution, tandis que les frais de location de bureau peuvent être plus importants pour les entreprises qui ont besoin de grands open-spaces.
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III. Processus de calcul du coût d'un salarié
Pour calculer le coût d’un salarié, il faut avant toute chose distinguer trois notions clés qui sont le salaire net, le salaire brut et le salaire super-brut.
- Le salaire brut correspond au salaire de base d’un salarié avant toute déduction. Il représente le montant total convenu entre l’employé et l’employeur avant l’application des prélèvements obligatoires.
- Le salaire net est le montant que le salarié reçoit effectivement chaque mois après déduction des prélèvements sociaux, des impôts, et d’autres déductions légales.
On obtient donc logiquement la formule suivante : salaire net = salaire brut – cotisations sociales salariales
- Le salaire super-brut : en additionnant les charges directes et indirectes, on obtient le coût total employeur, ou salaire super-brut. Il s’agit de la représentation la plus complète du coût réel et total d’un salarié pour l’entreprise.
La formule à appliquer est la suivante : salaire super-brut = salaire net + cotisations sociales salariales + cotisations sociales patronales
Le coût total employeur permet :
- d’appréhender la réalité économique d’un emploi au-delà de la simple rémunération du salarié ;
- d’évaluer le coût réel d’une nouvelle embauche en prenant en compte toutes les dépenses associées ;
- de comparer les coûts salariaux entre différents postes et de prendre des décisions RH éclairées.
Le saviez-vous ? L’impôt sur les sociétés acquitté par l’entreprise n’est pas intégré au calcul du salaire de l’employé ni aux coûts associés, car il s’agit d’une dépense ultérieure.
IV - Les éléments cruciaux à prendre en compte lors du calcul du coût d'un salarié
Le calcul du coût d’un salarié ne se résume pas à une simple opération mathématique. Pour obtenir une vision précise et complète de l’investissement réel que représente chaque collaborateur, il est essentiel de prendre en considération divers facteurs internes et externes qui influencent ce coût final.
1. Identification des paramètres internes : des choix loin d’être anodins pour un chef d’entreprise
Le type de contrat, la durée du travail et les avantages sociaux sont des paramètres internes qui peuvent avoir un impact significatif sur le coût d’un salarié et doivent être soigneusement évalués par les dirigeants d’entreprise.
Le type de contrat, la durée du travail et les avantages sociaux sont des paramètres internes qui peuvent avoir un impact significatif sur le coût d’un salarié et doivent être soigneusement évalués par les dirigeants d’entreprise.
Le type de contrat : CDD, CDI, intérim, temps partiel… Le type de contrat de travail choisi impacte directement le coût du salarié en termes de cotisations et de charges sociales.
Par exemple, un CDD apporte de la flexibilité à l’entreprise, mais implique des cotisations patronales plus élevées qu’un CDI, tandis que l’intérim et le temps partiel peuvent générer des frais supplémentaires à l’embauche pour l’entreprise.
La durée du travail : Le temps de travail hebdomadaire et annuel influence le calcul du salaire brut et des charges associées.
→ Un salarié à temps plein coûte généralement plus cher qu’un salarié à temps partiel, en raison des charges sociales et des avantages sociaux calculés sur la base d’un temps de travail complet.
Les avantages sociaux : Mutuelle, prime d’ancienneté, titres-restaurants… Les avantages sociaux proposés aux salariés représentent une part non négligeable du coût total, même s’ils contribuent au bien-être du salarié et donc à une plus grande productivité.
2. Analyse de l'impact des charges sociales sur le coût d’un salarié
Les charges sociales obligatoires peuvent représenter une part importante de ce coût et doivent être prises en compte dans les décisions de gestion.
Les cotisations patronales : Elles représentent un pourcentage du salaire brut et couvrent la sécurité sociale, la retraite, la formation professionnelle et d’autres charges. En France, par exemple, les cotisations patronales pour la sécurité sociale représentent environ 42 % du salaire brut du salarié.
Les contributions diverses : Taxes sur les salaires, participation à la formation professionnelle… Ces contributions s’ajoutent aux cotisations patronales et impactent le coût final.
💡 Bon à savoir : Pour réduire les coûts liés à l’embauche, le gouvernement a instauré des mesures d’assistance à l’embauche pour stimuler et simplifier le recrutement de salariés par les entreprises. Les employeurs peuvent également bénéficier d’une réduction des cotisations sociales patronales ou d’une exemption de cotisations sociales patronales en fonction de la situation de l’entreprise.
3. Prise en compte des facteurs externes : vous ne maîtrisez pas tout !
Il est important et judicieux de considérer les facteurs externes qui affectent les coûts salariaux et les charges sociales.
L’évolution de la législation : Les modifications des lois et réglementations du travail peuvent influencer les cotisations sociales et les charges à la charge de l’employeur.
→ L’augmentation du SMIC en France peut avoir un impact direct sur le coût des salariés concernés. Son montant est en général indexé sur celui de l’inflation.
→ En fonction de la taille de votre entreprise et de votre secteur d’activité, votre expert-comptable saura vous conseiller de manière avisée sur les évolutions réglementaires et législatives qui impactent votre organisation.
La conjoncture économique : La situation économique du pays peut avoir un impact sur les salaires et les avantages sociaux demandés par les candidats. Une période de forte croissance ou de rattrapage économique comme celle que nous avons connue après le Covid peut inciter les salariés à demander des augmentations de salaire, augmentant ainsi leur coût pour l’entreprise.
Le marché du travail : La pénurie de main-d’œuvre dans certains secteurs peut inciter les entreprises à proposer des salaires et avantages sociaux plus élevés, ce qui entraîne une augmentation du coût global des salariés. Il est également important de considérer le coût d’un recrutement retardé, qui peut faire perdre de l’argent à l’entreprise.
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Conclusion:
Comprendre et calculer le coût d’un salarié est un exercice essentiel pour les entreprises. Il permet d’optimiser les ressources humaines, de maximiser la rentabilité et d’assurer une croissance durable.
Au-delà des charges directes et indirectes, il est important de prendre en compte les facteurs externes et les coûts cachés. Pénurie de main-d’œuvre, recrutements retardés… ces éléments peuvent avoir un impact significatif sur les dépenses RH.
Maîtriser le coût global d’un salarié permet aux entreprises de prendre des décisions RH éclairées, de piloter efficacement leurs effectifs et de faire de leurs collaborateurs un véritable levier de performance.
