La gestion administrative fait partie du quotidien de l’entreprise.
Facturation clients, paiement des fournisseurs, échéances fiscales, relevés bancaires…
Tous ces documents matérialisent l’activité de votre entreprise.
Le but de cet article est de vous fournir 5 conseils pour optimiser la gestion administrative et vous permettre de gagner du temps et de la sérénité :
1 - Pour optimiser sa gestion administrative : l’organisation est la clé
C’est le point de départ pour optimiser sa gestion administrative.
Un principe à appliquer également dans votre business.
L’organisation, c’est une discipline de tous les instants, à laquelle on peut même prendre un certain plaisir.
Nous vous conseillons de mettre en place des principes, ou procédures, dès le départ. Le but étant de ne pas être submergé ou découragé par une gestion administrative qui évoluera au même rythme que la croissance de votre entreprise.
Il faut que vous disposiez de dossiers (numériques de préférence) dans lesquels vous déposez au fur et à mesure tous vos documents administratifs. Ces derniers doivent être classés par nature (banques, assurances, clients, fournisseurs…) et nommés selon une logique précise et une chronologie bien définie.
Exemple pour une facture de loyer :
- Principe : Loyer – Nom du bâtiment – Année + Mois
- Application : Loyer – Siège social – 2020 01
Une fois traités, les documents doivent être archivés. Cela permet de libérer de la place dans vos bureaux, votre disque dur et votre esprit !
Autre clé d’une organisation maîtrisée : le planning.
2 - Tenez un planning de vos échéances
Vous utilisez déjà un planning pour vos rendez-vous clients ?
Évidemment.
Avez-vous pensé à utiliser ce même planning pour vos échéances fiscales ?
Déclaration et paiement de la TVA, des cotisations sociales, des salaires, de l’impôt sur les bénéfices, des cotisations foncières, des grosses échéances fournisseurs…
C’est primordial !
Vous pourrez avoir l’esprit tranquille, car toutes les échéances seront enregistrées dans un planning. De plus, des rappels seront mis en place “au cas où” et partagés avec d’autres personnes : associé(s), secrétaire(s), comptable(s)…
Ce planning sera également lié à votre plan de trésorerie, afin d’avoir une visibilité sur les entrées et sorties futures d’argent.
Imaginez le gain de sérénité, lorsque vous aurez un planning parfaitement construit, et un plan de trésorerie vous permettant d’avoir une visibilité sur les échéances à venir !
Organiser et planifier sont les deux principes clé pour optimiser sa gestion administrative.
Obtenez plus de renseignements à ce sujet en contactant nos experts !
3 - Optez pour la dématérialisation
Aujourd’hui, disposer d’une gestion administrative entièrement dématérialisée devrait être la norme.
La dématérialisation offre de nombreux avantages :
- D’abord un gain de place dans vos bureaux ;
- Puis des documents stockés sur un espace sécurisé ;
- Également la disponibilité sur tous vos appareils (PC, tablettes, smartphones) ;
- Aussi un classement et archivage simplifiés ;
- Et enfin, des échanges et transactions financières facilités ;
Autre avantage : le coût.
Chez GT Expertise, nous mettons à disposition et paramétrons pour tous nos clients un espace digital pour que tous les documents s’y retrouvent (depuis le smartphone, un scan ou les mails).
Le stockage dans le cloud permet de ne pas disposer de serveurs en local, d’être flexible (en termes de capacité de stockage) et d’avoir accès à des plateformes ergonomiques, conviviales et professionnelles. Il faudra tout de même être vigilant concernant la gestion des accès.
Notez que si vous avez peur de vous perdre avec tous les mots de passe et identifiants d’accès aux différentes plateformes, il existe des applications et des extensions de gestion de mot de passe, directement disponibles sur vos navigateurs internet.
Encore un gain de temps et de sérénité, pour optimiser sa gestion administrative, vous permettant de vous concentrer sur votre activité.
4 - Contrôlez vos finances
La gestion administrative a du bon.
Elle vous permet notamment de garder un œil sur vos finances.
Toutes les banques proposent aujourd’hui l’accès aux comptes via une application ou un site internet. C’est un moyen pour vous de suivre au jour le jour les entrées et sorties de trésorerie sur vos comptes.
Mais il ne faut pas s’arrêter là.
La clé d’une trésorerie maîtrisée est le rapprochement bancaire. C’est un moyen de contrôle permettant de rapprocher votre comptabilité de votre solde de banque. Car la somme qui est inscrite à l’instant t sur votre relevé bancaire ne reflète pas exactement votre situation de trésorerie.
À cela, il faut ajouter les paiements et encaissements en cours. Vous pouvez disposer aujourd’hui d’un montant considérable sur votre solde bancaire, alors que certaines échéances telles que les cotisations sociales ou le paiement de fournisseurs ne sont pas encore passées sur votre compte.
Aussi, le rapprochement bancaire vous permettra de détecter d’éventuelles erreurs de comptabilisation, des commissions ou des vols.
Pour maîtriser au mieux la trésorerie de votre entreprise, voici les bonnes pratiques à suivre.
Obtenez plus de renseignements à ce sujet en contactant nos experts !
5 - Déléguez la comptabilité et la gestion administrative
Comme vous pouvez le voir à travers ces différents conseils, la gestion administrative – même optimisée – prend du temps et nécessite à la fois de l’organisation, des moyens et des connaissances.
S’ajoute à cela la tenue de la comptabilité. Bien qu’étant une activité obligatoire sur le plan légal, le temps passé et l’énergie allouée à la comptabilité de votre entreprise ne fera pas avancer votre business.
C’est pour cela que ce pan d’activité est souvent externalisé auprès d’un cabinet d’expertise comptable. Chez GT Expertise, nous accompagnons plus de 250 entreprises comme la vôtre et mettons en place tous les meilleurs outils pour vous faciliter la vie.
À ce titre, nous gérons également les échéances fiscales et sociales de votre entreprise et vous conseillons tout au long de votre aventure entrepreneuriale.
Les principaux avantages sont les suivants :
- Un gain de temps à consacrer à votre activité ;
- Ainsi que l’expertise d’un partenaire spécialisé ;
- Également un coût moindre par rapport à l’embauche de personnel ;
- Et enfin, moins d’erreurs, de stress et de découragement ;
Chez GT Expertise, nous sommes partenaires de la réussite de nos clients.
Pour finir, si vous souhaitez être accompagné et conseillé à propos des spécificités comptables, fiscales et sociales liées au lancement et au développement de votre entreprise, prenez rendez-vous avec un expert de GT Expertise en cliquant ici.
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