La déclaration sociale nominative (DSN) simplifie la transmission des données sociales des entreprises. Obligatoire pour tout employeur, elle remplace plusieurs démarches. GT EXPERTISE vous guide pour comprendre, sécuriser et optimiser cette obligation essentielle pour votre gestion sociale.
Qu’est-ce que la déclaration sociale nominative ?
La DSN est un fichier mensuel, généré à partir des données issues de la paie, qui regroupe toutes les informations nécessaires aux organismes sociaux. Instaurée dans le cadre du choc de simplification administrative, elle vise à rationaliser et automatiser la transmission des informations sociales des entreprises vers l’État, les caisses de sécurité sociale, Pôle emploi ou encore les organismes de retraite complémentaire.
Cette déclaration remplace la majorité des déclarations sociales traditionnelles : bordereaux de cotisations URSSAF, déclarations de mouvements de main-d’œuvre (DMMO), attestations Pôle emploi, etc. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises, de l’artisan indépendant aux grandes sociétés, dès lors qu’elles emploient au moins un salarié.
Quels employeurs sont concernés ?
La DSN s’impose à toute entité qui verse des rémunérations soumises à cotisations sociales. Cela inclut :
- Les entreprises privées ;
- Les associations employant du personnel ;
- Les établissements publics industriels et commerciaux (EPIC) ;
- Certains organismes à statut particulier.
La généralisation progressive s’est achevée en 2017 : aujourd’hui, aucune structure ne peut y déroger. Seules exceptions : quelques situations très spécifiques, comme certains employeurs publics encore soumis à des régimes transitoires.
Quelles informations contient la DSN ?
Le contenu de la DSN est à la fois précis et complet. Elle comporte deux grandes catégories :
Les données mensuelles de paie
Elles reprennent l’ensemble des éléments liés aux rémunérations : salaires bruts et nets, primes, avantages en nature, heures travaillées, absences, arrêts maladie, congés maternité, etc.
Les signalements d’événements
La DSN intègre également ce qu’on appelle les « événements » : embauche, rupture de contrat, arrêt de travail, reprise après arrêt. Ces événements doivent être déclarés au fil de l’eau, souvent dans des délais très courts (par exemple, 5 jours ouvrés après un arrêt de travail).
Grâce à ces deux volets, la DSN constitue une photographie à jour de la situation de chaque salarié et facilite le calcul des droits (indemnités journalières, allocations chômage, retraite complémentaire).
Comment produire et transmettre la DSN ?
La DSN est générée à partir du logiciel de paie : chaque mois, les données collectées sont consolidées dans un fichier au format normé. Pour garantir la compatibilité, il est indispensable de travailler avec un logiciel certifié DSN, la plupart des solutions professionnelles du marché intègrent cette fonctionnalité.
Une fois le fichier produit, l’employeur ou son prestataire le transmet via le portail officiel : www.net-entreprises.fr. C’est la plateforme de référence pour envoyer et suivre l’état de ses déclarations.
Le portail indique immédiatement si la déclaration est recevable ou si elle présente des erreurs techniques ou fonctionnelles ; dans ce cas, l’entreprise doit corriger et renvoyer la DSN.
Le calendrier : des échéances à ne pas manquer
Le respect du calendrier est crucial : la DSN doit être déposée au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période de paie, en fonction de l’effectif et du mode de paiement des cotisations.
Exemple : pour une paie de juin, la DSN doit être transmise au plus tard le 5 ou le 15 juillet.
Quant aux signalements d’événements (rupture de contrat, arrêt maladie…), ils doivent être déclarés sans délai pour garantir le versement rapide des prestations aux salariés concernés.
Quelles déclarations la DSN remplace-t-elle ?
Avant la DSN, chaque obligation sociale nécessitait une déclaration distincte : attestation employeur Pôle emploi, DMMO, DUCS, bordereau URSSAF… Désormais, la DSN centralise la quasi-totalité :
- Déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS)
- Bordereau récapitulatif des cotisations (BRC)
- Attestation employeur destinée à Pôle emploi
- Déclarations pour les organismes complémentaires santé et prévoyance (DSN pour OC)
- Déclarations de mouvements de main-d’œuvre (DMMO)
- Certificat de travail sous forme dématérialisée…
Cette centralisation réduit la redondance, limite les risques d’erreur et assure un suivi plus transparent pour l’employeur et le salarié.
Que risque-t-on en cas de non-conformité ?
Ne pas transmettre une DSN, la transmettre en retard ou mal renseignée expose l’employeur à des sanctions financières :
- Pénalité de retard : 51 € par salarié et par mois de retard.
- Erreur ou omission : des majorations peuvent s’appliquer si les informations transmises sont inexactes et entraînent un préjudice (retard de droits pour le salarié par exemple).
Pour éviter ces désagréments, la rigueur est de mise : contrôles préalables, relecture des bulletins de paie et des événements, suivi des accusés de réception sur Net-entreprises.
Les avantages de la DSN pour l’entreprise
Au-delà de l’obligation légale, la DSN offre des bénéfices concrets :
- Simplification administrative : un seul canal pour la majorité des données sociales.
- Réduction des erreurs : moins de ressaisies, moins de doublons.
- Gain de temps : automatisation depuis la paie jusqu’à la transmission.
- Meilleure traçabilité : suivi en temps réel de l’état des déclarations et des régularisations.
La DSN participe aussi à une meilleure protection des droits des salariés grâce à des informations plus fiables et actualisées.
Conseils pratiques pour une DSN sans faute
Bien paramétrer son logiciel de paie
Un paramétrage correct est la base d’une DSN conforme : rubriques de salaire, taux de cotisations, exonérations spécifiques doivent être à jour.
Suivre un calendrier interne
Mettez en place un rétroplanning : validation de la paie, contrôles internes, génération du fichier, envoi et vérification de la réception.
Former ses équipes
Les collaborateurs en charge de la paie doivent connaître les exigences de la DSN, les codes à utiliser et les délais à respecter.
Anticiper les événements
Informer rapidement le gestionnaire de paie des absences prolongées, arrêts maladie ou fins de contrat, pour générer les signalements à temps.
Recourir à un partenaire expert
Un cabinet d’expertise comptable peut sécuriser le processus en prenant en charge la paie, la DSN et le suivi des anomalies.
Les évolutions et perspectives de la DSN
Depuis son lancement, la DSN a connu plusieurs vagues d’améliorations. Les organismes collecteurs et l’administration poursuivent son enrichissement pour couvrir toujours plus de données sociales, fiscales et même certaines obligations statistiques.
Les prochains chantiers concernent notamment :
- La simplification des régularisations,
- L’interconnexion renforcée entre administrations,
- L’intégration progressive de nouvelles branches ou dispositifs spécifiques.
Rester informé des évolutions est donc essentiel pour ne pas risquer de non-conformité.
Clôturer sereinement ses obligations sociales grâce à un accompagnement expert
La déclaration sociale nominative s’impose désormais comme un pilier central de la gestion sociale en entreprise. Bien maîtrisée, elle fluidifie les échanges avec les organismes et sécurise les droits des salariés. À l’inverse, une DSN mal gérée peut entraîner des sanctions coûteuses et des répercussions directes sur la trésorerie et la réputation de l’entreprise.
Confier ce volet stratégique à des professionnels aguerris est donc un choix judicieux pour gagner en tranquillité et en conformité. GT EXPERTISE, cabinet d’expertise comptable à Paris, met à votre disposition son savoir-faire grâce à son service d’expertise comptable et fiscale, afin de fiabiliser votre paie et vos déclarations sociales tout au long de l’année.
