Transfert de siège social: les étapes clés

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Le transfert de siège social est une procédure relativement courante de la vie des affaires. De multiples raisons peuvent amener une société à transférer son siège social : la recherche d’un emplacement plus avantageux, la nécessité d’un espace plus adapté à la croissance de l’entreprise, ou encore la volonté de se rapprocher de ses clients ou de ses fournisseurs etc….  Le changement de l’adresse juridique et administrative de votre entreprise s’accompagne obligatoirement de certaines formalités. Dans cet article, nous allons voir ensemble comment procéder au transférer du siège social de votre société.

1. Qu’est-ce qu’un siège social ?

Le siège social désigne le domicile juridique de l’entreprise.  C’est son adresse administrative. Il s’agit en effet de l’adresse de l’entreprise à laquelle les courriers officiels et administratifs seront envoyés. Le siège social doit obligatoirement être mentionné dans les statuts, sur les factures, les courriers et sur l’extrait de Kbis. C’est au siège social que les associés vont se réunir pour les assemblées générales car c’est le siège des décisions. C’est également en fonction de ce siège que se déterminent les juridictions compétentes ainsi que les lois qui s’appliquent à la société.

2. Qu’est-ce que le transfert du siège social ?

Le transfert du siège social d’une entreprise correspond tout simplement au changement d’adresse d’une société. C’est la procédure par laquelle une entreprise modifie son adresse légale et administrative, entraînant le déplacement du lieu opérationnel et de la direction de la société vers une nouvelle localisation.

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3.Pourquoi faire un transfert de siège social ?

Le transfert de siège social d’une entreprise peut être motivé par plusieurs raisons stratégiques, opérationnelles ou financières. Voici quelques-unes des raisons principales pour lesquelles une entreprise pourrait décider de déplacer son siège social :

  • Optimisation fiscale et réglementaire : Certaines juridictions offrent des avantages fiscaux ou des réglementations plus favorables aux entreprises, ce qui peut inciter à un transfert pour réduire les charges fiscales ou bénéficier de conditions réglementaires plus avantageuses.
  • Déménagement du dirigeant : Lorsque le domicile personnel du dirigeant est le siège social de l’entreprise, tout déménagement du dirigeant implique obligatoirement le transfert du siège de la société. Ainsi, un dirigeant qui change de domicile et qui utilise son adresse personnelle comme siège social est contraint d’effectuer les démarches nécessaires pour le transfert officiel du siège social de l’entreprise.
  • Fin de bail commercial : Le bail commercial ou professionnel arrive à échéance sans qu’une reconduction ne soit possible, l’entreprise doit alors déménager dans des nouveaux locaux et souscrire un nouveau bail ou acquérir des locaux professionnels. 
  • Proximité avec le marché cible : Se rapprocher géographiquement de son principal marché peut améliorer la réactivité de l’entreprise, réduire les coûts de logistique et renforcer la présence de la marque auprès des consommateurs ou des clients.
  • Réduction des coûts : La recherche de locaux moins coûteux, que ce soit en termes de loyer ou de charges opérationnelles, peut motiver un transfert de siège social pour optimiser les dépenses.
  • Profiter du prestige d’un autre lieu : L’adresse du siège social peut contribuer à l’image de l’entreprise. Être situé dans un quartier d’affaires réputé ou une zone économique dynamique peut renforcer la crédibilité et l’attractivité.
  • Expansion et croissance : Lorsque l’entreprise se développe, l’espace actuel peut devenir insuffisant pour les besoins opérationnels, rendant nécessaire la recherche d’un nouveau siège social plus adapté.
  • Changements stratégiques : Un changement dans la stratégie d’entreprise, comme une nouvelle orientation commerciale, une fusion ou une acquisition, peut nécessiter un transfert du siège social pour refléter cette nouvelle direction.

4.Les étapes clés pour effectuer un transfert de siège social.

Etape 1 : La prise de décision de Transférer le Siège Social 

La décision de transférer le siège social doit d’abord être approuvée par les organes de décision de la société. Selon la forme juridique de l’entreprise, cela peut nécessiter une décision de l’associé unique, une résolution de l’assemblée générale des actionnaires ou des associés, ou une décision du conseil d’administration ou de surveillance. Les modalités de cette décision sont généralement stipulées dans les statuts de la société. Elles peuvent être différentes selon la forme juridique de l’entreprise.

  • Au sein d’une société à responsabilité limitée (SARL) : Le gérant de la SARL peut décider du transfert du siège social de la société seulement si : 
  • Cette décision est ratifiée par les associés représentant au moins plus de la moitié des parts sociales de la société si le déplacement du siège social à lieu en France.
  • Cette décision est ratifiée par tous les associés à l’unanimité si le déplacement du siège social à lieu à l’étranger.
  • Au sein d’une société par action simplifiée : Les associés de SAS sont libres de fixer les règles de leurs choix en ce qui concerne les modalités de transfert du siège social. La décision n’a pas besoin d’être votée en assemblée générale sauf si les statuts le prévoient.
  • Au sein des sociétés civiles : La loi impose des règles plus strictes. La décision de transfert du siège social est soumise à un vote en assemblée extraordinaire. Il appartiendra au gérant de convoquer les associés en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Ainsi réunis, il leur appartiendra de voter sur le transfert de siège social. C’est uniquement à l’issue de ce vote que l’adresse de la SCI pourra être modifiée.

Étape 2 : Rédaction d’un procès-verbal 

Une fois la décision prise de transférer le siège social, elle doit être matérialisée par un procès-verbal. Ce document, impératif pour la réalisation de la formalité, retrace le processus ayant mené à la décision de transfert de siège social. Pour cela, le procès-verbal devra comporter toute une série de mentions obligatoires, à savoir : 

  • Modalités de convocation de l’AGE ;
  • Date, heure et lieu de tenue de l’assemblée ;
  • Identité des associés présents ;
  • Résumé des débats tenus pendant l’assemblée ;
  • Liste des documents soumis pendant l’AGE ;
  • Le résultat des votes.
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Étape 3 : Modification des statuts de l’entreprise

Le transfert du siège social entraîne obligatoirement la modification des statuts de la société, car ils mentionnent l’adresse du siège. La mise à jour des statuts de la société doit être effective. Ainsi, il faudra modifier la rédaction de l’article des statuts relatif à l’adresse du siège social. De plus, si l’adresse de l’ancien siège social apparaît autre part dans les statuts, il conviendra de mettre à jour cette mention également.

Une fois les statuts mis à jour, il appartiendra aux associés d’en parapher les pages. Puis, le gérant devra certifier les statuts conformes, ainsi que dater cette certification.

Étape 4. Les formalités Administratives

a) Publication d’une annonce légale de transfert

Le transfert du siège social doit faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales. Cet avis doit mentionner l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social. La société dispose d’un délai d’un mois après matérialisation de la décision de transfert pour publier un avis de modification dans un support d’annonces légales.

Par ailleurs, deux situations peuvent se présenter :

  • La société reste du ressort du même tribunal de commerce : l’annonce légale de modification doit paraître dans un support d’annonces légales publié dans le département du siège social ;
  • La société est désormais du ressort d’un autre tribunal de commerce : le représentant légal doit publier deux avis. En effet, il doit en publier un 1er, dans un support d’annonces légales du lieu de l’ancien siège social et un 2ème dans un support autorisé à publier dans le département du nouveau siège social.

Cette publication permet d’informer les tiers intéressés (partenaires commerciaux, créanciers, etc…) du transfert du siège social de la SARL.

b) Enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

La société doit ensuite déclarer le transfert du siège social au greffe du tribunal de commerce compétent, afin d’actualiser son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cela implique de fournir un dossier comprenant notamment la décision de transfert, la modification des statuts, et la publication dans le journal d’annonces légales.

Étape 5 : Communication du transfert de siège social aux tiers 

Il est crucial d’informer toutes les parties prenantes du transfert du siège social : clients, fournisseurs, banques, administrations, etc. Cette communication doit être faite de manière à éviter tout désagrément ou confusion pouvant affecter l’activité de l’entreprise.

En Conclusion:

Le transfert de siège social est une opération qui doit être mûrement réfléchie en raison de ses implications légales, fiscales et administratives. Au-delà de son aspect administratif, le transfert de siège social peut symboliser une nouvelle étape dans la vie de l’entreprise, ouvrant la porte à de nouvelles opportunités, à une meilleure efficacité opérationnelle, ou à un avantage concurrentiel renforcé. Il est donc crucial pour les dirigeants d’aborder cette décision avec soin, en considérant tant les implications légales et fiscales que l’impact sur l’image et la stratégie de l’entreprise.

Chez GT Expertise, on peut vous aider dans la réalisation de votre transfert de siège social. 

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