Les charges de votre entreprise sont-elles déductibles de votre résultat fiscal ou doivent-elles être réintégrées ?
C’est une question que beaucoup d’entrepreneurs se posent au moment de l’établissement des comptes annuels et de la détermination du résultat fiscal.
Dans cet article nous vous aidons à y voir plus clair en vous présentant quels sont les frais qu’il est possible de déduire et dans quelles limites.
Quelles sont les conditions pour qu’une charge soit déductible ?
- Les charges doivent être réelles donc ni fictives ni excessives ce qui signifie qu’elles doivent être justifiées avec des factures ou des notes de frais ou autres …
- Les charges doivent avoir été engagées dans l’intérêt de la société et pouvant se rattacher à la gestion normale de l’entreprise ;
- Enfin, les charges doivent être comptabilisées sur l’exercice au cours duquel elles ont été engagées.
Quels sont les frais qu’il est en pratique possible de déduire ?
- Les frais généraux: les fournitures, les frais de fonctionnement, les factures d’électricité et de gaz, les repas, l’entretien des locaux … ;
- Le loyer ou prise en charge de la partie du domicile dédiée à l’activité professionnelle ;
- La main d’œuvre : consultant, commercial, plombier … ;
- Le parrainage à condition que les frais engagés soient proportionnels au bénéfice généré ;
- Les réceptions clients et repas d’affaires ainsi que les cadeaux faits aux clients ;
- La voiture de fonction et les frais de déplacement ;
- Les cotisations obligatoires ;
- Les frais de formation;
- Les rémunérations du dirigeant et des salariés ;
- Les remboursements de dettes.
Certains frais « déductibles » sont cependant controversés et ne sont donc pas automatiquement déductibles.
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Quels sont les frais dont la déduction est limitée ?
Le loyer : les auto-entrepreneurs ou dirigeants d’entreprise au lancement de leur activité choisissent généralement de la domicilier dans leur domicile personnel et il est par conséquent justifié de passer une partie des charges (loyer + internet + électricité) sur le compte de la société. Ceci est bien évidemment possible mais il faut veiller à ce que la partie passée sur le compte de la société soit proportionnelle à l’activité et d’être en mesure de justifier les charges ainsi que la méthode de calcul de la quote-part passée sur le compte de la société.
La restauration : les frais découlant des repas d’affaires tel que des repas avec des clients ou des prospects ou même fournisseurs, ou salariés …. sont déductibles mais ils doivent être justifiés (facture, ticket de caisse ..). Les tickets restaurant sont également déductibles à hauteur de 5,55 euros / par jour en 2020.
Les déplacements : les frais de déplacements professionnels sont déductibles s’ils peuvent être justifiés notamment les frais liés au véhicule. En effet, l’achat d’un véhicule d’entreprise est amortissable sur 5 ans s’il respecte certaines conditions telles que : pour une voiture particulière le plafond d’amortissement est de
18 300 euros sauf si le véhicule est « polluant » et le plafond d’amortissement est alors ramené à 9 900 euros. Cependant, si les frais de déplacement dépassent
15 000 euros par an il doivent être obligatoirement reportés sur le relevé des frais généraux joint au dépôt des comptes annuels et cela dans les 3 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.
Par ailleurs, si le dirigeant utilise son véhicule personnel pour son activité professionnelle, il a la possibilité de se faire rembourser les frais kilométriques incluant le carburant, l’assurance, l’entretien du véhicule, l’emprunt ou le crédit-bail. Il faut néanmoins souligner que les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas remboursables pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés.
Les notes de frais : pour déduire les notes de frais il faut obligatoirement garder les justificatifs ainsi que les factures qui seront nécessaires en cas de contrôle fiscal.
Les frais ne sont déductibles que sur l’année de la dépense. Concernant les indépendants ou les micro-entrepreneurs l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire intégrant les charges qui ne sont donc pas déductibles pour leur montant réel. En effet, pour les entreprises exerçant une activité d’achat-revente ou de fourniture de logement le taux d’abattement est de 71 %. Ce taux est baissé à 50 % pour les prestations de services et de 34 % pour les titulaires de bénéfices non commerciaux (BNC : professions libérales, agents commerciaux par exemple).
Ces abattements ne peuvent pas être inférieurs à 305 euros.
Que sont les dépenses somptuaires ?
Les dépenses somptuaires sont les dépenses ayant un caractère de « luxe » et généralement non déductibles. Elles sont généralement liées à la chasse et la pêche mais également aux résidences secondaire et l’entretien des yachts et bateaux de plaisance. Elles peuvent cependant être déduites si elles ont un caractère professionnel et proportionnel dûment justifié. L’administration fiscale est très sévère en la question et il convient par conséquent d’être en mesure de bien les justifier.
Il faut donc être particulièrement vigilant quant aux charges à déduire sur sa société. En effet, l’administration fiscale est particulière attentive sur la déductibilité des charges et il faut être en mesure de justifier que l’opération est réelle et qu’il y a bien eu une contrepartie pour la société et au prix du marché. Le fisc est également intransigeant vis-à-vis des sociétés françaises ayant des fournisseurs étrangers bénéficiant d’un système fiscal avantageux, c’est à dire que leur impôt sur les sociétés représente moins de 50% du taux d’impôt français. Dans ces cas, l’administration est tenue de prouver que le bénéficiaire dépend d’un régime fiscal avantageux et le redevable devra par conséquent justifier que les dépenses « déductibles » sont réelles et non abusives.
Il faut aussi être vigilant quant au choix de ses prestataires. En effet, pour les sociétés créées à partir du 1er janvier 2011, les charges ne sont pas déductibles lorsqu’elles viennent régler des prestataires situés dans des Etats considérés comme non coopératifs (sauf cas particulier).
N’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions vous orienter au mieux sur la déductibilité de vos charges.
