L’une des principales préoccupations des entreprises aujourd’hui reste l’optimisation de l’efficacité et de la productivité de leurs employés, tout en assurant leur bien-être et leur épanouissement. Dans ce contexte, le forfait jour est devenu une alternative de choix à la durée légale de travail en France. En effet, cette « organisation » du travail offre une plus grande flexibilité, notamment en termes de gestion du temps de travail. Elle permet en outre aux employés de mieux organiser leur propre emploi du temps.
Toutefois, une telle flexibilité peut également entraîner des risques pour la santé et le bien-être des employés si elle n’est pas gérée correctement. C’est pourquoi la gestion des ressources humaines joue un rôle crucial dans la mise en place d’un forfait jour efficace et bénéfique pour tous les acteurs de l’entreprise.
Dans cet article, vous découvrirez les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines pour le forfait jour. Vous ferez le point sur les avantages d’une bonne gestion et les risques d’une mauvaise gestion pour les employés et l’entreprise dans son ensemble.
I. Forfait jour : qu'est-ce c'est ?
En mettant en place un forfait jour dans son entreprise, le dirigeant s’engage à rémunérer ses salariés sur la base d’un nombre de jours travaillés durant l’année. Le temps de travail n’est alors plus compté en heures, mais en jours travaillés.
Le code du travail encadre cette pratique. L’article 3121–64 désigne le forfait 218 jours par an comme référence légale. Cela dit, ce sont souvent des accords collectifs au sein de l’entreprise qui déterminent le nombre de jours travaillés.
Le forfait jour est une forme de travail qui permet aux salariés d’organiser leur temps de travail de manière autonome en fonction de leurs objectifs et de leurs résultats. Ils ne sont donc plus tenus de respecter la durée légale de travail hebdomadaire en vigueur.
Toutefois, cette forme de travail peut également présenter des risques pour la santé et le bien-être des employés si elle n’est pas gérée correctement.
Il est donc essentiel de comprendre les avantages et les inconvénients du forfait jour, ainsi que les obligations légales qui en découlent pour l’employeur et l’employé.
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II. Forfait jour : les meilleures pratiques en matière de ressources humaines
Identifier les étapes clés de la mise en place du forfait jour permet aux entreprises comme aux employés de profiter des avantages de cette « méthode ».
A. La mise en place du forfait jour : les étapes clés
La première étape pour mettre en place le forfait jour est de s’assurer que les salariés concernés ont une charge de travail régulière et importante, qui justifie cette organisation du temps de travail.
Il convient ensuite de respecter les formalités légales : consultation des instances représentatives du personnel, information des salariés, etc. Il est également important de formaliser la mise en place du forfait jour par un avenant au contrat de travail.
B. Le suivi du temps de travail : outils et méthodes
Le suivi du temps de travail est essentiel pour respecter la durée maximale de travail, éviter le travail dissimulé et garantir le droit à la déconnexion. Pour cela, plusieurs outils peuvent être utilisés, comme des logiciels de gestion du temps ou des systèmes de pointage électronique. Il est également important de former les salariés à l’utilisation de ces outils et de vérifier régulièrement leur bonne utilisation.
C. Équilibre entre vie professionnelle et vie privée : comment le préserver ?
Le forfait jour peut être source de déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée si la charge de travail est trop importante ou si les salariés n’ont pas assez de temps pour se reposer et se ressourcer.
Pour éviter cela, il est important de limiter la durée de travail et de prévoir des temps de pause réguliers. Il est également recommandé de mettre en place des mesures de télétravail, qui permettent aux salariés de mieux concilier vie professionnelle et vie privée.
D. Les formations et le développement des compétences : comment les intégrer dans le forfait jour ?
Le forfait jour ne doit pas empêcher les salariés de se former et de développer leurs compétences. Il est donc important d’intégrer les formations dans l’organisation du temps de travail, en prévoyant des temps dédiés à la formation. Il est également possible de mettre en place des formations à distance, qui permettent aux salariés de se former sans se déplacer.
E. La communication : comment la maintenir avec les salariés en forfait jour ?
Enfin, la communication est essentielle pour maintenir le lien avec les salariés en forfait jour. Il est possible par exemple de prévoir des temps d’échange réguliers, par exemple lors de réunions d’équipe ou d’entretiens individuels.
Les experts recommandent également de mettre en place des outils de communication à distance, comme les visioconférences. Cela permet aux salariés en forfait jour de rester en contact avec leurs collègues et leur hiérarchie.
F. La mise en place d'un système de repos compensateur
Afin d’éviter que les salariés ne travaillent de manière excessive, il est recommandé de mettre en place un système de repos compensateur.
G. La formation des managers
Les managers doivent être formés à la gestion du forfait jour et à la prévention des risques liés à ce dispositif. Cette formation leur permettra de mieux encadrer les salariés concernés et de garantir leur sécurité et leur bien-être au travail.
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III. Quelles sont les mentions obligatoires d'un accord collectif ?
Un accord collectif de mise en place d’un forfait jour doit mentionner les points suivants :
- Le nombre de jours travaillés ;
- Les salariés et/ou cadres concernés ;
- Les méthodes de suivi de leur organisation de travail ;
- La période de référence du forfait (il s’agit toujours de 12 mois. Ceux-ci peuvent se référer à l’année civile ou non) ;
- Les conditions de prise en compte des absences, des nouveaux arrivants et des départs des salariés ;
- Les spécificités des conventions individuelles ;
- Les moyens mis à la disposition des collaborateurs pour exercer leur droit à la déconnexion ;
- Les caractéristiques prises en compte par l’employeur pour évaluer et suivre la charge de travail du coéquipier ;
- Quand, et comment manager et collaborateur échangeront sur la charge de travail, l’organisation du travail dans la société, l’équilibre entre activité professionnelle et vie personnelle et la rémunération de la personne concernée.
IV. Les avantages et les inconvénients du forfait jour
La mise en place du forfait jour dans votre entreprise présente des points positifs et des points négatifs.
Les avantages
- Le forfait jour peut présenter des avantages pour les employés, tels qu’une meilleure qualité de vie au travail, une plus grande autonomie et responsabilité, ainsi qu’une meilleure gestion de leur temps de travail.
- Du côté de l’employeur, cela le dégage de l’obligation de contrôler tous les jours le nombre d’heures de travail de ses salariés.
- Le forfait jour met l’accent sur la culture du résultat dans la société. Au lieu d’avoir l’impression d’être rémunéré pour sa présence dans les locaux, l’employé réalise qu’il est payé pour atteindre des objectifs définis.
Les inconvénients
Le forfait jour présente aussi des inconvénients, tels qu’une charge de travail plus importante, une pression accrue pour atteindre les objectifs de l’entreprise, ainsi qu’un risque accru de stress et de burn-out.
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V. À qui s'adresse le forfait jour ?
Le forfait jour s’adresse aux cadres dirigeants.
Plusieurs secteurs d’activité y ont recours :
- L’informatique ;
- La finance ;
- La communication ;
- L’assurance ;
- La fabrication de matériels électriques.
Il est intéressant de noter que certains salariés peuvent conclure une convention individuelle de forfait. Pour pouvoir en bénéficier, leur secteur professionnel doit remplir trois conditions :
- Il demande beaucoup d’autonomie ;
- Il impose de grandes responsabilités ;
- Il impose une importante charge de travail.
Quelle méthode de calcul pour le forfait jour ?
Comme mentionné plus haut, un forfait 218 jours signifie que les employés travaillent 218 jours. Cela leur donne droit à des jours de repos en plus.
Pour les calculer, il faut soustraire aux 365 jours de l’année :
- Les 218 jours du forfait ;
- Les samedis et les dimanches ;
- Les jours fériés (exceptés ceux qui tombent un samedi ou un dimanche) ;
- Les 25 jours de congés payés annuels.
Quelles sont les obligations légales du forfait jour ?
Le forfait jour est encadré par des obligations légales pour l’employeur et l’employé. Ainsi, l’employeur doit respecter les règles relatives à la durée maximale de travail, au repos quotidien et hebdomadaire, ainsi qu’à la sécurité et à la santé au travail.
De son côté, l’employé doit respecter les objectifs fixés en amont, ainsi que les règles de sécurité et de santé au travail. Il est également important de noter que le forfait jour doit faire l’objet d’un accord individuel entre l’employeur et l’employé, et que cet accord doit être formalisé par écrit. Ce type de contrat est appelé « contrat forfaitaire ».
Forfait jour : peut-il être révoqué ?
La révocabilité du forfait-jour consiste à permettre au salarié de revenir à un décompte horaire de son temps de travail. Cette révocabilité est possible. Elle est encadrée par la loi.
Ainsi, le salarié doit respecter un préavis de 3 mois minimum. De son côté, l’employeur doit informer le salarié de son droit à révoquer son forfait jour dès la mise en place du dispositif.
VI. Salarié forfait jour : les heures suppélementaires sont-elles permises ?
Le meilleur moyen de répondre à cette question importante est de se référer au rappel effectué par la Cour de cassation dans un arrêt daté du 21 septembre 2022.
Un salarié de l’entreprise Ricoh France avait travaillé plusieurs dimanches entre juin et juillet 2015. Il demandait à être payé en heures supplémentaires. En effet, puisqu’il avait travaillé durant le week-end, il estimait que ces heures n’entraient pas dans le forfait annuel défini au préalable avec son employeur.
La Cour de cassation a refusé la demande du salarié. Elle a déclaré qu’un salarié soumis à un forfait jours annuel ne peut se prévaloir du calcul d’heures supplémentaires. La Justice considère que cela reviendrait à rendre le forfait jour caduque.
Toutefois, il est important pour les entreprises qui optent pour le forfait jour de respecter ce plafond légal de 218 jours sur l’ensemble de l’année. C’est en effet lui qui assure la protection des salariés et permet d’éviter les risques juridiques et fiscaux.
Si un salarié dépasse le plafond légal de jours travaillés, son entreprise peut être tenue de payer des heures supplémentaires majorées. Elle devra aussi régulariser la situation auprès de l’inspection du travail.
Pourquoi ce forfait est-il autant encadré ? Tout simplement parce qu’à partir du moment où le salarié dépasse ce plafond légal, son activité peut être considérée comme du travail dissimulé par les autorités. Par conséquent, cela pourrait exposer l’entreprise à des sanctions financières et avoir évidemment des répercussions sur sa réputation.
Forfait jour et majoration sont donc compatibles, à partir du moment où le cadre légal imposé par ce régime de travail n’est pas respecté par l’entreprise.
Est-il possible de dépasser les 35 heures de travail par semaine ?
Les employés soumis au forfait jour ne sont pas tenus de respecter les 35 heures de travail par semaine. En effet, avec la forfaitisation de la durée de travail, l’employeur et les salariés s’accordent sur un nombre de jours travaillés dans l’année, et non d’heures de travail hebdomadaire.
Les personnes soumises au forfait jour peuvent donc travailler jusqu’à 78 heures par semaine. Cela dit, un employé ne doit pas être soumis à une charge de travail déraisonnable. Le forfait jour ne doit avoir aucun impact négatif sur sa sécurité ou sa santé.
Enfin, il est essentiel de garder en tête que tout salarié doit bénéficier d’un jour de repos par semaine (c’est-à-dire 24 heures consécutives). Il doit aussi disposer aussi d’un repos journalier, comprenant 11 heures consécutives sans travail.
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VII. Est-il possible de dépasser le forfait annuel en jours ?
Il existe plusieurs situations pouvant donner lieu au dépassement du forfait annuel:
Le salarié renonce à ses jours de repos
Lorsque salarié et employeur trouvent un accord, le salarié peut renoncer à ses jours de repos. En échange, il bénéficiera d’une majoration de son salaire. Il est important de noter que cet accord doit faire l’objet d’un écrit, sous forme d’avenant à la convention de forfait. Par ailleurs, si le salarié ne veut pas travailler plus que ce qui est prévu par le forfait, il n’encourt aucune sanction.
Dépassement : quelle rémunération ?
C’est l’avenant qui fixe le taux de majoration appliqué à la rémunération du temps de travail supplémentaire. Celui-ci est fixé à 10 % minimum.
Combien de jours travaillés dans l’année ?
Un forfait de 218 jours donne droit à 17 jours de congés. Concrètement, cela signifie que si le salarié renonce à ses jours de repos, il pourra travailler 218 + 17 jours, soit un forfait de 235 jours.
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VIII. Quelles aides pour la mise en place du forfait jour ?
Plusieurs coups de pouce permettent aux entreprises de se lancer plus sereinement dans la mise en place d’un forfait jour.
L’exonération de cotisations sociales
Afin d’encourager la mise en place de ce régime d’aménagement du temps de travail, l’État a décidé que le forfait jour entraînerait l’exonération de cotisations sociales pour les entreprises.
Cette exonération est soumise à certaines conditions, notamment :
- La conclusion d’un accord collectif ou d’une convention de branche validant le forfait jour ;
- La mise en place d’un suivi régulier de la charge de travail et des conditions de travail des salariés en forfait jour ;
- La limitation de la durée du travail des salariés en forfait jour à un nombre maximal de jours travaillés par an ;
- La garantie d’un repos quotidien et hebdomadaire ainsi que des congés payés conformes à la législation en vigueur.
L’exonération de cotisations sociales peut représenter un avantage financier non négligeable pour les entreprises qui utilisent le forfait jour. Cependant, elle ne doit pas être la seule motivation pour choisir ce régime d’aménagement du temps de travail. Il est important de prendre en compte les besoins et les contraintes des salariés, ainsi que les obligations légales et conventionnelles en matière de temps de travail.
L’exonération d’impôts
Si vous hésitez à mettre en place le forfait jour, l’exonération d’impôts pourrait être un argument décisif. En effet, lorsqu’un salarié est soumis à un forfait jour, il bénéficie d’une exonération fiscale pour les heures supplémentaires effectuées au-delà de la durée légale de travail. Non soumise à l’impôt et aux cotisations sociales, avec une limite de 5 % du nombre total d’heures travaillées sur l’année, ces deux avantages sont non-négligeables pour les salariés.
Quant aux entreprises, elles sont tenues de veiller à bien respecter la limite des 5 %. Car c’est elle qui garantit une exonération fiscale au salarié.
Par ailleurs, il est recommandé de tenir une comptabilité précise des heures travaillées pour chaque salarié soumis au forfait jour. En cas de contrôle fiscal, c’est cette comptabilité qui permettra de justifier l’exonération de l’employé.
