Lorsqu’il s’agit d’améliorer la performance de leur entreprise, les chefs d’entreprise ont souvent recours à une variété d’outils et de stratégies.
Parmi ces outils, les entretiens professionnels occupent une place importante. En effet, ils constituent un moyen efficace d’évaluer les compétences et les besoins en formation des employés, de fixer des objectifs clairs, de reconnaître les réalisations des employés et de favoriser la communication et la collaboration au sein de l’entreprise.
Dans cet article, vous découvrirez les avantages d’une utilisation efficace des entretiens professionnels pour améliorer la performance de votre entreprise. Vous comprendrez mieux pourquoi ils sont obligatoires, qui peut y assister ou encore comment ils se déroulent.
I. Les avantages des entretiens professionnels pour l'entreprise
Les entretiens professionnels peuvent apporter de nombreux avantages aux entreprises, en particulier en termes de performance et de productivité. Voici quelques-uns des principaux avantages :
- Développer les compétences des employés : les entretiens professionnels permettent aux employeurs d’identifier les besoins en formation de leurs employés et de mettre en place des plans de développement de compétences adaptés.
Cela peut contribuer à améliorer la qualité du travail, la productivité et la performance globale de l’entreprise.
- Favoriser la motivation et la fidélisation des collaborateurs : en offrant des perspectives d’évolution professionnelle et en reconnaissant les réalisations et les efforts des collaborateurs, les entretiens professionnels peuvent contribuer à renforcer la motivation des employés et leur engagement envers l’entreprise.
- Anticiper les besoins en recrutement et en compétences : en évaluant régulièrement les compétences et les aspirations des salariés, les entretiens professionnels permettent aux employeurs de planifier et d’anticiper les besoins futurs de l’entreprise en matière de recrutement et de talents.
- Prévenir les risques psycho-sociaux : en détectant les situations de mal-être au travail et en y remédiant rapidement, les entretiens professionnels peuvent contribuer à prévenir les risques psycho-sociaux tels que le stress, le burn-out ou le harcèlement.
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II. Les entretiens profesionnels : un outil de gestion des carrières
L’entretien professionnel est crucial pour discuter de la carrière du salarié au sein de l’entreprise. Il permet de faire le point sur ses aspirations, compétences et projets professionnels .
Ainsi, lors de cet entretien, il est important de discuter des perspectives d’évolution de carrière pour le salarié. Elle permet de déterminer les compétences à acquérir ou à renforcer, les formations à suivre, les missions à confier, etc.
L’entretien professionnel peut également être l’occasion de discuter de la mobilité interne.
En encourageant la mobilité interne, l’entreprise peut retenir ses talents et développer les compétences de ses salariés. Elle limite par ailleurs l’effet de turn-over.
Enfin, l’entretien professionnel peut être un moment pour discuter de la gestion de la fin de carrière du salarié.
Cela peut permettre d’anticiper les départs en retraite, de prévoir des actions concrètes pour la transmission des compétences ou encore d’organiser le transfert de responsabilités.
III. Entretien professionnel : obligation ou simple option ?
Il est question de l’entretien professionnel dans le code du travail à l’article L6315–1. Les entretiens professionnels sont obligatoires depuis la loi du 5 mars 2014.
Cette loi impose aux employeurs de proposer à chaque salarié un entretien professionnel afin de faire le point sur ses perspectives d’évolution professionnelle, ses besoins de formation, ses compétences et son expérience professionnelle.
Depuis le 30 septembre 2021, les entreprises de plus de 50 employés ne réalisant pas les entretiens professionnels encourent des sanctions financières.
Dans le cadre d’un contrat à temps plein, l’employeur doit créditer le CPF du salarié de 3 000 €. Pour un contrat à temps partiel, le montant s’élève à 3 900 €.
Si l’entreprise compte moins de 50 employés, l’employeur n’est pas sanctionné, mais peut être tenu de payer des dommages et intérêts en cas de litige avec un collaborateur.
Les employeurs qui ne paieraient pas leurs dettes encourent une mise en demeure et un paiement du double de la pénalité initialement prévue au Trésor Public.
Depuis la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018, les entretiens professionnels sont distincts des entretiens annuels d’évaluation, qui restent obligatoires
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IV. Entretien professionnel : le déroulement est-il fixé par des règles ?
La plupart du temps, un entretien professionnel dure deux heures. L’entretien occupe 1h30 de ce temps, tandis que 30 minutes permettent de faire le compte rendu de l’entretien. Vous pouvez distinguer trois phases différentes.
La première est celle pendant laquelle le salarié évoque ses souhaits dévolution sur ses missions, ou les compétences qu’il désire gagner.
Dans un second temps, l’employeur parle des perspectives de développement qu’il a en tête pour son entreprise, et des attentes qu’il a vis-à-vis de son collaborateur.
Les deux parties comparent ensuite leurs attentes respectives et mettent en exergue les éventuels obstacles. Elles cherchent ensuite des solutions pour parfaire le parcours professionnel du salarié. Il peut s’agir par exemple de formations.
V. Qui peut assister à un entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un moment d’échange confidentiel entre l’employeur et le salarié. Seuls les représentants du personnel peuvent y assister, si le salarié en fait la demande.
Cependant, l’employeur peut être accompagné d’un autre membre du personnel de l’entreprise ou d’un consultant extérieur pour animer l’entretien ou apporter un soutien technique. Ce membre doit toutefois respecter la confidentialité de l’entretien et ne pas intervenir dans les échanges entre l’employeur et le salarié.
L’employé peut également se faire accompagner par un membre d’une organisation syndicale ou d’un conseiller extérieur (conseiller du salarié, avocat, etc.). Ce représentant peut accompagner le salarié dans la préparation de l’entretien, l’aider à formuler ses demandes et à défendre ses intérêts, et l’informer sur ses droits et ses obligations. Cette présence doit être expressément demandée par ledit employé et ne doit pas perturber le déroulement de l’entretien.
L’entretien professionnel est mené par le responsable hiérarchique direct du salarié. Cependant, en cas d’impossibilité pour ce dernier d’assurer l’entretien, il peut être remplacé par un autre responsable désigné par l’employeur. Notez qu’un collègue de travail ne peut pas être désigné pour assurer l’entretien professionnel.
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VI. Comment préparer et mener un entretien professionnel réussi ?
L’entretien professionnel a pour objectif de faire le point sur les attentes de l’employeur et de l’employé. Il est donc nécessaire de le préparer un minimum en amont.
Voici quelques conseils pouvant vous y aider :
- Préparez un questionnaire ou une grille d’entretien : ces documents permettent de guider les échanges et de s’assurer de ne rien oublier.
- Fixez une date et un lieu propices à l’échange : ces deux critères doivent satisfaire l’employeur et l’employé afin de favoriser la qualité des échanges. L’entretien professionnel au retour de congé est une pratique courante. Cela permet aux salariés de reprendre le travail dans de bonnes conditions et de faire le point sur leur évolution professionnelle.
Ce moment particulier de l’année est souvent propice à la réalisation d’un bilan de l’année écoulée. Cela permet alors de fixer de nouveaux objectifs et de prendre en compte les souhaits d’évolution professionnelle du salarié. L’entretien professionnel facilite alors la reprise du travail après une absence prolongée et encourage la motivation et l’implication de l’employé dans son travail. - Favorisez un climat de confiance et de respect : deux conditions pour que l’entretien soit fructueux ! Cela implique d’écouter activement les propos de l’autre, de se montrer ouvert et bienveillant, et de respecter les opinions et les idées de chacun.
- Fixez des objectifs clairs et réalisables : cela permettra de mettre en place des plans de développement de compétences adaptés et de s’assurer que les attentes de l’employeur et du salarié sont alignées.
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VII. Comment suivre et évaluer l'efficacité des entretiens profesionnels ?
Pour mesurer l’efficacité des entretiens professionnels, il est important de mettre en place des indicateurs de suivi et d’évaluation adaptés.
Les 3 points listés ci-dessous vous offrent des pistes intéressantes :
- Le nombre de plans de développement de compétences réalisés : pour mesurer l’impact des entretiens professionnels sur le développement des compétences des employés, il est possible de suivre le nombre de plans de développement de compétences réalisés suite aux entretiens. Si ce nombre est élevé, cela indique que les entretiens professionnels sont efficaces pour identifier les besoins en formation des employés.
- L’évolution de la productivité et de la qualité du travail : elle mesure l’impact des entretiens professionnels sur la performance de l’entreprise. Lorsque ces indicateurs s’améliorent, cela peut être la preuve que les entretiens professionnels contribuent à améliorer la performance de l’entreprise.
- Le niveau de satisfaction des employés : il se mesure à l’aide d’enquêtes de satisfaction ou du suivi du taux d’absentéisme et de turn-over. Ces indicateurs sont en baisse ? Cela signifie que les entretiens professionnels contribuent à renforcer la motivation et l’engagement des employés.
Notez par ailleurs qu’un compte rendu de l’entretien professionnel doit être fait. L’employeur et le salarié en conservent chacun une copie. Cet écrit assure le suivi des actions de formation menées et du parcours du salarié dans l’entreprise.
Les changements décidés pendant l’entretien peuvent être de plus ou moins grande ampleur (mobilité à l’échelle nationale ou internationale, promotion, formation en interne, reconversion…). Quoi qu’il en soit, il est nécessaire de définir des étapes intermédiaires avant l’entretien qui aura lieu deux ans plus tard.
Cela permet de vérifier que l’équipier se plaît dans sa nouvelle situation, et que cette dernière répond aux désirs exprimés durant l’entretien.
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VIII. Les 9 erreurs à ne pas faire lors des entretiens professionnels
Si vous n’avez pas l’habitude de réaliser des entretiens professionnels, il peut être facile de commettre des erreurs. Pourtant, avec une bonne préparation en amont, elles sont faciles à éviter. Voici les neuf erreurs les plus courantes, à ne pas reproduire lors de vos entretiens professionnels !
- Ne rien préparer en amont : l’entretien professionnel doit être préparé pour définir correctement les objectifs et les points à aborder lors d’un entretien professionnel.
- Ne pas respecter la durée de l’entretien : respecter la durée de l’entretien permet d’éviter de déborder sur les activités professionnelles du salarié et de l’employeur.
- Ne pas écouter le salarié : l’entretien professionnel est un moment privilégié d’échanges et de dialogue entre l’employeur et le salarié. Chacun doit pouvoir prendre la parole et voir ses souhaits pris en compte par l’autre partie.
- Ne pas définir d’objectifs clairs : fixer des objectifs clairs et réalisables permet aux salariés de se projeter dans l’avenir et d’accepter ou non de faire partie de la suite de l’aventure de l’entreprise.
- Ne pas prendre en compte les compétences du salarié : l’entretien professionnel doit permettre de faire le point sur les compétences du salarié et de les apprécier à leur juste valeur pour l’évolution professionnelle de celui-ci.
- Ne pas informer le salarié sur les dispositifs de formation : l’employeur doit informer le salarié sur les dispositifs de formation professionnelle et de validation des acquis de l’expérience pour l’accompagner dans son évolution professionnelle.
- Ne pas respecter la confidentialité : l’employeur doit respecter la confidentialité des échanges et ne pas divulguer les informations échangées à des tiers.
- Ne pas formaliser l’entretien : il est important de formaliser l’entretien professionnel par écrit afin de conserver une trace des objectifs fixés et des échanges ayant eu lieu. Cela permettra également de préparer l’entretien professionnel suivant.
- Ne pas respecter la régularité des entretiens : les entretiens professionnels doivent être réalisés tous les deux ans, conformément à la loi. Ne pas respecter cette régularité peut être sanctionné.
IX. Un salarié a-t-il le droit de refuser un entretien professionnel ?
Il existe deux situations différentes:
La situation « ordinaire »:
L’exécution de son contrat de travail impose au salarié d’effectuer un entretien professionnel tous les deux ans. Par ailleurs, l’employeur est soumis à une exigence de traçabilité. C’est-à-dire qu’il doit pouvoir prouver qu’il a bien proposé les entretiens professionnels à ses salariés.
À partir du moment où l’employeur a tout mis en œuvre pour que les entretiens aient lieu (deuxième convocation si le salarié est absent, échanges pour comprendre les raisons de l’absence du salarié à son entretien professionnel, …) l’employeur prend acte du refus de son collaborateur de se rendre à l’entretien.
Si le collaborateur refuse plusieurs fois d’assister à un entretien professionnel, il encourt une sanction disciplinaire. Celle-ci est prise par l’employeur.
La situation de reprise du poste après plusieurs absences:
Après certaines absences, l’employeur se doit de proposer à son collaborateur un entretien professionnel. Toutefois, l’équipier peut refuser cette proposition. Si cela se produit, l’employeur doit s’assurer de garder les documents prouvant qu’il a effectivement proposé un entretien au salarié et que celui-ci l’a refusé.
Que ce soit dans la première ou dans la deuxième situation, un bilan récapitulatif effectué au bout de six années trouvera le respect ou le non-respect par l’entreprise de ses obligations en matière d’entretien professionnel.
