Changer de cabinet comptable est une démarche fréquente, liée à l’évolution de l’activité ou à un besoin de services plus adaptés. Chez GT EXPERTISE, nous accompagnons les entreprises avec rigueur et clarté à chaque étape de ce changement.
Consulter la lettre de mission
Avant toute décision, il convient de revenir au document fondateur de la relation avec votre expert-comptable : la lettre de mission. Ce contrat encadre l’ensemble de la collaboration entre l’entreprise et le cabinet comptable. Il définit non seulement le périmètre des missions confiées, mais également les conditions de leur exécution et de leur rupture.
La lettre de mission peut comporter des clauses spécifiques telles que la durée minimale d’engagement, les modalités de préavis, ou encore les indemnités éventuelles en cas de rupture anticipée. Une lecture attentive permet d’éviter les mauvaises surprises et de s’assurer que la résiliation respecte pleinement les obligations contractuelles.
Dans la plupart des cas, un délai de prévenance de trois mois est exigé, notamment lorsque la clôture comptable est annuelle. Il est donc essentiel de programmer cette transition suffisamment en amont pour ne pas compromettre l’organisation des clôtures, des déclarations fiscales ou sociales.
De plus, la lettre de mission peut préciser les modalités de facturation des travaux en cours ou déjà réalisés, qu’il faudra honorer même si la mission s’achève.
Notifier la résiliation
Une fois les conditions de rupture vérifiées, l’entreprise doit procéder à la notification officielle de la résiliation. Cette étape se formalise généralement par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception, adressé à l’expert-comptable en poste.
La date de réception du courrier sert de point de départ pour le calcul du préavis. Il est donc important de conserver une trace écrite de l’envoi et de sa réception. Cette lettre doit être rédigée de manière claire et factuelle. Inutile de motiver la décision si ce n’est pas souhaité, mais il est recommandé de rester respectueux et professionnel.
Une rupture précipitée, sans respecter le délai de préavis prévu dans la lettre de mission, peut entraîner l’application d’une clause pénale. L’ancien cabinet est alors en droit de réclamer une indemnisation correspondant aux prestations perdues ou au manque à gagner estimé.
Certaines lettres de mission permettent également une résiliation anticipée sous conditions, comme la notification en cas de changement majeur dans l’activité de l’entreprise. Dans tous les cas, le dialogue est conseillé pour éviter tout malentendu ou litige ultérieur.
Respecter les obligations déontologiques
Au-delà des aspects contractuels, le changement d’expert-comptable s’inscrit dans un cadre réglementaire. La profession est régie par un code de déontologie strict, élaboré par l’Ordre des Experts-Comptables. Ce code impose aux professionnels un devoir de confraternité, de respect mutuel et de transparence dans leurs échanges.
Lorsqu’un nouveau cabinet est sollicité pour reprendre un dossier, il a l’obligation de contacter l’ancien expert-comptable afin de l’informer de la demande. Ce contact ne vise pas à obtenir un accord sur le départ, mais à s’assurer que le changement n’est pas motivé par une volonté d’échapper à des obligations légales ou fiscales.
Le nouvel expert-comptable doit aussi vérifier que le client a bien réglé les prestations dues à son prédécesseur. À défaut, il ne pourra pas accepter la mission. Cette règle protège la profession contre les pratiques opportunistes ou les fraudes, et favorise une transition dans les règles de l’art.
L’ancien cabinet, quant à lui, ne peut pas s’opposer au changement, mais peut exercer un droit de rétention sous certaines conditions (nous y reviendrons). Les deux professionnels doivent coopérer dans l’intérêt du client et de la continuité du service comptable.
Transmission du dossier
L’un des moments-clés de la transition est le transfert du dossier comptable de l’ancien vers le nouveau cabinet. Cette opération est indispensable pour garantir la continuité des missions comptables, fiscales et sociales.
Le dossier comprend généralement :
- Les fichiers comptables (journaux, grands livres, balances, etc.) ;
- Les liasses fiscales et déclarations ;
- Les comptes annuels ;
- Les bulletins de paie et déclarations sociales si la gestion sociale est confiée ;
- L’ensemble des pièces justificatives numérisées ou classées ;
- Les courriers et échanges liés aux obligations de l’entreprise.
L’ancien cabinet doit transmettre tous les documents relevant du patrimoine de l’entreprise, à l’exception de ceux qu’il a produits et pour lesquels il peut invoquer un droit de rétention.
Ce droit de rétention, encadré par le code de déontologie, permet à l’expert-comptable de conserver les documents qu’il a établis tant que ses honoraires n’ont pas été réglés. Il ne s’exerce qu’à certaines conditions : la créance doit être certaine, liquide et exigible, et toutes les tentatives amiables doivent avoir échoué. L’expert doit également informer par écrit le client et le Président du Conseil régional de l’Ordre.
Il est à noter que ce droit ne concerne pas les documents originaux de l’entreprise, qui doivent être restitués immédiatement, quelles que soient les circonstances. Le non-respect de ces règles peut entraîner des sanctions disciplinaires.
Dans la pratique, une bonne communication entre les deux cabinets facilite grandement la transmission. Le nouveau cabinet envoie une lettre de demande formelle accompagnée d’une liste précise des éléments nécessaires à la reprise. L’ancien cabinet y répond dans un délai raisonnable, garantissant une passation fluide.
Accompagnement par le nouveau cabinet
Dès la prise de contact, le nouveau cabinet d’expertise comptable joue un rôle central dans la réussite de la transition. Son objectif est d’assurer une continuité sans faille dans la gestion comptable, sociale et fiscale de l’entreprise, tout en instaurant une relation de confiance.
Le processus d’intégration débute par un audit d’entrée : il s’agit pour le cabinet de prendre connaissance des spécificités de l’entreprise, de ses obligations, de ses outils, mais aussi des pratiques antérieures. Cette phase permet d’identifier les éventuels écarts, les points d’amélioration et les priorités à traiter.
Ensuite, des solutions personnalisées sont mises en place :
- Reprise des données comptables sur les logiciels utilisés par le cabinet ;
- Mise à jour des obligations en cours (TVA, URSSAF, impôts…) ;
- Révision des échéances fiscales et sociales à venir ;
- Éventuelle migration vers des outils plus performants (logiciels collaboratifs, tableaux de bord, plateformes de dématérialisation).
Le nouveau cabinet peut également proposer un accompagnement plus large : conseil en gestion, aide au pilotage, assistance administrative, veille réglementaire… Autant de services qui renforcent la valeur ajoutée de la mission comptable.
Enfin, la communication entre le cabinet et l’entreprise est un facteur-clé de réussite. Un interlocuteur dédié, des réunions de cadrage, des points réguliers permettent de renforcer la confiance et d’assurer une prise en main efficace.
Conclusion
En résumé, une transition bien préparée permet de changer de cabinet en toute sérénité, dans le respect des règles contractuelles et déontologiques. Elle repose sur une organisation rigoureuse, une communication fluide entre les parties et un accompagnement sur mesure du nouveau partenaire comptable.
Nous sommes cet expert-comptable de confiance. GT EXPERTISE, cabinet d’expertise comptable et fiscale à Paris, vous propose un accompagnement humain, rigoureux et taillé sur mesure pour assurer la continuité de votre comptabilité. Si besoin, notre pôle expertise comptable et fiscale est là pour vous guider concrètement, avec réactivité et clarté, à chaque étape de votre transition.
