L’Assemblée générale ordinaire (AGO) est un rendez-vous annuel essentiel pour toute entreprise. Elle permet aux actionnaires et associés de se réunir afin d’examiner la gestion, d’approuver les comptes et de prendre des décisions stratégiques. Son bon déroulement assure transparence et conformité légale, tout en renforçant la confiance des parties prenantes.
GT EXPERTISE accompagne les entreprises dans la gestion de leurs AGO, en veillant à leur bon déroulement et à leur conformité avec la réglementation en vigueur.
L’Assemblée générale ordinaire : définition et objectifs
L’AGO est un rendez-vous institutionnel permettant aux actionnaires d’exercer leur droit de regard sur la gestion de l’entreprise. Elle constitue un moment privilégié pour valider les comptes de l’exercice écoulé, discuter des orientations futures et dans certains cas, nommer ou renouveler des organes de contrôle tels que le commissaire aux comptes. Ses objectifs sont multiples :
- Garantir la transparence financière et organisationnelle,
- Assurer la conformité légale de la gestion de l’entreprise,
- Offrir un cadre structuré pour le débat et la prise de décision,
- Permettre aux actionnaires d’influencer la stratégie et les investissements.
Les enjeux de l’AGO
La tenue d’une AGO est cruciale pour plusieurs raisons :
- Validation des comptes financiers : les actionnaires doivent approuver ou refuser les comptes de l’exercice, une démarche qui influence la perception de l’entreprise sur le marché et vis-à-vis des partenaires financiers.
- Affectation du résultat : en cas de bénéfices, plusieurs options sont envisageables : distribution de dividendes, mise en réserve, ou réinvestissement dans l’entreprise.
- Nomination ou renouvellement du commissaire aux comptes : dans certaines sociétés, un commissaire aux comptes est obligatoire pour garantir l’objectivité des audits financiers.
- Débats stratégiques : l’AGO est une occasion pour les actionnaires d’exprimer leurs avis sur les orientations futures et les grands choix de gestion.
Organisation et convocation d’une AGO
La convocation d’une AGO doit respecter plusieurs règles afin d’assurer sa validité :
Qui peut convoquer une AGO ?
La responsabilité de convoquer une AGO incombe généralement aux dirigeants de l’entreprise. Toutefois, en cas de carence, d’autres parties peuvent être habilitées à le faire, comme un commissaire aux comptes ou un liquidateur.
Délais et mode de convocation
L’AGO doit être convoquée dans un délai de six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. La convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant la date de l’assemblée, sous forme de courrier recommandé avec accusé de réception ou via des moyens électroniques sécurisés.
Contenu de la convocation
La convocation doit contenir plusieurs éléments indispensables :
- L’ordre du jour détaillé, précisant les points à discuter,
- La date, l’heure et le lieu de la réunion,
- Un formulaire de procuration permettant aux actionnaires absents de se faire représenter,
- Les résolutions proposées, accompagnées de documents justificatifs.
Déroulement et prise de décision en AGO
L’AGO suit un déroulement bien défini :
- Accueil et vérification du quorum : le président de séance s’assure que le nombre minimum de participants requis est atteint.
- Présentation des comptes annuels : les documents financiers sont exposés et analysés.
- Discussions et débats : les actionnaires peuvent poser des questions aux dirigeants et exprimer leurs avis.
- Vote des résolutions : les décisions sont prises conformément aux règles de majorité applicables.
- Clôture et rédaction du procès-verbal : un compte-rendu officiel est rédigé et conservé.
Règles de quorum et de majorité
Les décisions prises en AGO doivent respecter des règles spécifiques :
Pour une société anonyme (SA) :
- Quorum : pour une société cotée, il faut qu’au moins 20 % des actions soient représentées. Pour une société non cotée, ce taux est défini par les statuts.
- Majorité : les décisions sont adoptées à la majorité simple (plus de 50 % des voix exprimées).
Pour une société à responsabilité limitée (SARL) :
- Quorum : aucun quorum n’est exigé.
- Majorité : les décisions doivent être approuvées par des associés représentant plus de la moitié du capital social.
Rédaction et importance du procès-verbal
Une fois l’AGO terminée, il est impératif de rédiger un procès-verbal détaillé, consignant toutes les décisions prises. Ce document doit être signé par les parties présentes et conservé dans les archives de l’entreprise.
Le procès-verbal permet de :
- Tracer officiellement les décisions prises,
- Assurer la conformité des résolutions adoptées,
- Servir de preuve en cas de contrôle fiscal ou juridique.
Différence entre AGO et AGE
L’Assemblée générale extraordinaire (AGE) se distingue de l’AGO par son objet. Alors que l’AGO traite des aspects récurrents de la gestion, l’AGE est convoquée pour statuer sur des modifications exceptionnelles des statuts, telles que :
- Une augmentation ou diminution du capital social,
- Un changement de structure juridique,
- Une fusion, scission ou dissolution de l’entreprise.
L’AGE est soumise à des conditions de quorum et de majorité plus strictes, nécessitant souvent l’accord d’une majorité qualifiée des actionnaires.
Conseils pour une AGO réussie
Afin d’assurer une AGO efficace et conforme, il est recommandé de :
- Anticiper la préparation : prévoir un calendrier précis et préparer les documents nécessaires en amont.
- Communiquer efficacement avec les actionnaires : assurer une transmission claire des informations pour éviter les contestations.
- Respecter scrupuleusement les règles légales : une AGO mal organisée peut être invalidée et entraîner des sanctions.
- Encourager la participation active : un dialogue constructif permet une meilleure implication des actionnaires dans la vie de l’entreprise.
Conclusion
L’Assemblée générale ordinaire est bien plus qu’une simple formalité administrative. Elle constitue un pilier fondamental de la gouvernance d’entreprise, garantissant la transparence et l’implication des actionnaires. Une AGO bien menée permet d’assurer la bonne gestion de l’entreprise et de prendre des décisions éclairées pour son avenir.
GT EXPERTISE accompagne les entreprises dans la gestion de leurs AGO, en garantissant leur conformité avec la législation et en optimisant leur déroulement. Pour toute assistance dans l’organisation de votre AGO, n’hésitez pas à faire appel à nos experts.
