L’Assemblée Générale (AG) est au cœur du fonctionnement démocratique de toute société ou association. Elle constitue l’occasion privilégiée pour réunir l’ensemble des membres ou associés, échanger sur des problématiques essentielles et valider des décisions déterminantes pour l’avenir de l’organisation. Pourtant, sa bonne gestion exige une réelle compréhension de ses mécanismes, tant juridiques que pratiques.
Dans cet article, GT EXPERTISE, cabinet d’expertise comptable reconnu pour son accompagnement des entrepreneurs, vous guide à travers les points essentiels pour maîtriser parfaitement l’organisation et le déroulement d’une Assemblée Générale.
Comprendre l’importance de l’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale est l’organe souverain des entreprises et des associations. Concrètement, elle offre une plateforme de discussion et de prise de décisions collectives essentielles à la bonne gestion et au développement stratégique de l’organisation. Si l’objectif principal reste commun à toutes les structures, les règles précises régissant son fonctionnement varient selon la nature juridique et les statuts définis au préalable. En clarifiant ces règles dans les statuts, vous prévenez de futures difficultés.
Les Assemblées Générales au sein des sociétés
Pour les sociétés, il existe principalement trois formes d’AG : ordinaire, extraordinaire, et mixte.
- Assemblée Générale ordinaire (AGO) : celle-ci traite des affaires courantes. Elle a lieu au moins une fois par an, notamment pour approuver les comptes annuels, décider de la répartition des bénéfices, ou fixer les rémunérations des dirigeants.
- Assemblée Générale extraordinaire (AGE) : à l’inverse, elle traite des questions plus fondamentales et ponctuelles telles que des modifications statutaires, des changements de forme juridique, des augmentations ou réductions de capital, ou encore des opérations de fusion, scission ou dissolution.
- Assemblée Générale mixte (AGM) : elle combine les compétences des deux précédentes et permet d’aborder, au cours d’une même réunion, des points ordinaires comme l’approbation des comptes, et extraordinaires comme une augmentation de capital. Cette formule est particulièrement avantageuse puisqu’elle évite aux associés plusieurs convocations distinctes.
Convocation des Assemblées Générales
Généralement, la convocation relève de la responsabilité des dirigeants de la société. En cas de silence des statuts, un associé peut demander judiciairement la désignation d’un mandataire chargé de la convocation.
Le délai de convocation dépend du type juridique de la société :
- Dans les SARL et SA, les associés doivent être convoqués au minimum 15 jours avant l’AG. Toutefois, les statuts peuvent imposer un délai plus long.
- Pour les SAS et SCI, la loi laisse aux statuts une grande flexibilité sur ces délais. Attention toutefois à bien respecter les délais imposés par les statuts pour éviter les contestations ultérieures.
- Concernant les SNC, aucun délai légal n’est imposé. Cependant, pour des raisons pratiques, il est recommandé de prévoir au moins 15 jours pour faciliter l’envoi des documents nécessaires.
Contenu obligatoire des convocations
La convocation doit impérativement mentionner :
- La date, l’heure et le lieu de l’assemblée
- L’ordre du jour détaillé, incluant les résolutions à voter
- Tous les documents nécessaires (comptes annuels, rapport de gestion, etc.)
Il est vivement conseillé d’envoyer cette convocation par lettre recommandée ou lettre recommandée électronique afin d’éviter tout litige futur.
Déroulement d’une Assemblée Générale
Le président de séance ouvre l’Assemblée en rappelant l’ordre du jour, point par point. Les associés présents ou représentés doivent signer une feuille de présence afin de vérifier que le quorum, c’est-à-dire le nombre minimal d’associés requis pour valider les délibérations, est bien atteint.
Si le quorum n’est pas atteint, une seconde assemblée devra être convoquée, généralement avec un seuil de quorum plus flexible.
Majorité et quorum selon le type d’assemblée
Les règles de majorité et de quorum varient selon que l’on traite d’une AGO ou d’une AGE :
- Pour l’AGO : les décisions sont généralement prises à la majorité simple, c’est-à-dire plus de 50% des voix exprimées.
- Pour l’AGE : les règles sont plus strictes, nécessitant souvent une majorité qualifiée, voire parfois l’unanimité pour certaines décisions impactant fortement les associés, comme la transformation juridique ou la hausse des engagements financiers.
Ces règles peuvent être adaptées dans les statuts, mais toujours dans les limites légales.
Mode de vote
Le mode de vote peut être fixé par les statuts. On retrouve fréquemment :
- Le vote à main levée
- Le vote secret
- Le vote électronique sécurisé
Procès-verbal : la formalisation des décisions
Chaque Assemblée Générale doit être clôturée par la rédaction d’un procès-verbal (PV). Celui-ci inclut obligatoirement :
- Date et lieu
- Présence des associés
- Résumé des discussions
- Texte exact des résolutions votées et résultats
Ce document est essentiel, notamment pour apporter des preuves en cas de contentieux.
Les Assemblées Générales au sein des associations
Comme pour les sociétés, les associations utilisent également des AG pour les décisions courantes (AGO) et les modifications statutaires (AGE).
La convocation doit impérativement préciser le lieu, la date, l’horaire, et l’ordre du jour. Cependant, les statuts jouissent d’une grande flexibilité en matière de délais et modalités.
En pratique, les AG associatives suivent un schéma similaire aux sociétés : signature d’une feuille de présence, ouverture de séance, débats, votes selon le quorum et majorité prévus, et rédaction d’un PV signé par les membres présents.
Faciliter vos Assemblées Générales avec la dématérialisation
Aujourd’hui, les outils numériques facilitent grandement la gestion administrative des AG. L’envoi électronique des convocations via des plateformes spécialisées garantit un gain de temps considérable et un suivi simplifié.
La signature électronique des procès-verbaux, reconnue juridiquement au niveau européen, renforce la sécurité et la validité juridique des actes. De même, les systèmes de vote électronique sécurisés permettent une participation optimale et facilitent la gestion du quorum et des résultats de vote.
Conclusion
Organiser une Assemblée Générale ne s’improvise pas. Il est primordial d’en maîtriser les règles juridiques et pratiques afin de garantir son bon déroulement et la validité des décisions prises.
GT EXPERTISE accompagne les entreprises et les associations dans cette démarche, facilitant ainsi la gestion de leurs AG grâce à son expertise et ses conseils adaptés. Pour toute question relative à l’accompagnement juridique de votre Assemblée Générale, GT EXPERTISE reste à votre disposition.
