Voir l’administration fiscale examiner ses documents comptables peut sembler intimidant, mais une bonne préparation permet d’aborder cette procédure sereinement. Pour les petites et moyennes entreprises (PME), la durée maximale de cette vérification est limitée à trois mois. Décryptons ensemble les modalités, exceptions et meilleures pratiques pour gérer efficacement une vérification fiscale. Chez GT EXPERTISE, nous savons que la vérification de comptabilité peut être une source de stress pour les entreprises.
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Qui est concerné par la limitation de la durée ?
Si, en principe, la vérification de comptabilité n’a pas de durée définie, un plafond de trois mois est appliqué aux PME. Sont concernées les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel hors taxes ne dépasse pas les seuils suivants :
- 840 000 € pour les entreprises exerçant une activité de vente de biens, de restauration ou de location de logements ;
- 391 000 € pour les entreprises agricoles ;
- 254 000 € pour les prestataires de services et les professions libérales.
Une entreprise ayant une activité mixte (vente et services) doit veiller à ne pas dépasser un chiffre d’affaires total de 840 000 €, avec une limite spécifique de 254 000 € pour la partie services.
Pourquoi ces seuils sont-ils importants ?
Ces plafonds permettent à l’administration fiscale de catégoriser les entreprises et d’appliquer des règles adaptées à leur structure. En effet, une petite entreprise ne dispose pas des mêmes moyens qu’une grande société pour répondre aux exigences d’un contrôle fiscal. Ainsi, la limitation à trois mois protège les PME en leur évitant des procédures longues et contraignantes.
Attention ! Si le chiffre d’affaires d’un seul des exercices vérifiés dépasse ces seuils, la limitation des trois mois ne s’applique plus. De même, les entreprises exerçant uniquement une activité civile (par exemple, la location de biens immobiliers nus) ne bénéficient pas de cette garantie. Toutefois, si cette activité civile est accessoire par rapport à une activité commerciale, industrielle, non commerciale ou agricole, et que les plafonds sont respectés, la limitation s’applique.
Décompte du délai : quand commence et se termine la vérification ?
La durée de la vérification s’étend du premier jour d’intervention du vérificateur dans les locaux de l’entreprise jusqu’à sa dernière visite. À noter que la date de la notification de la proposition de redressement qui peut en découler n’entre pas dans ce calcul.
Le délai de trois mois se décompte de manière stricte : il s’étend jusqu’à la veille du jour portant le même quantième que la date de début. Par exemple, une vérification débutant le 16 octobre devra se conclure au plus tard le 15 janvier.
Précision importante : l’administration fiscale doit obligatoirement prévenir l’entreprise au moins deux jours avant la première intervention, via un avis de vérification. Cependant, si la vérification est précédée d’un contrôle inopiné, celui-ci ne sera pas pris en compte dans le calcul des trois mois.
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Comment bien préparer une vérification fiscale ?
- Anticiper les contrôles : assurez-vous que vos documents comptables soient à jour et correctement archivés.
- Désigner un interlocuteur : confiez la gestion du contrôle à une personne compétente au sein de l’entreprise ou à un expert-comptable.
- Faciliter l’accès aux documents : mettez en place une organisation efficace pour retrouver rapidement les pièces demandées.
- Ne pas s’affoler : un contrôle fiscal est une procédure normale. Une bonne préparation est la clé pour éviter les mauvaises surprises.
Les cas de prorogation du délai
Certaines circonstances permettent à l’administration fiscale de prolonger la durée de la vérification. Voici les principales situations justifiant une extension du délai initial :
- Production tardive de documents par l’entreprise : si, à la toute fin du délai de trois mois, l’entreprise remet de nouveaux justificatifs au vérificateur, celui-ci peut prolonger raisonnablement la durée pour les examiner.
- Vérification d’une comptabilité informatisée : le temps nécessaire pour transmettre une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) et effectuer les traitements informatiques requis peut justifier une extension du délai.
- Recours à des éléments externes : si l’administration fiscale collecte des informations auprès de tiers (comme un fournisseur), cela n’augmente pas la durée de la vérification de comptabilité de l’entreprise initialement contrôlée.
Que faire en cas de prorogation abusive ?
Si vous estimez que la prolongation est abusive, vous pouvez saisir un expert-comptable ou un avocat fiscaliste pour contester la durée du contrôle.
Les exceptions : quand la limite de trois mois ne s’applique pas
Dans certains cas, l’administration fiscale n’est pas tenue de respecter la limite de trois mois. C’est notamment le cas lorsque :
- L’entreprise exerce une activité occulte, c’est-à-dire non déclarée ;
- Une enquête judiciaire pour fraude fiscale est en cours.
Dans ces situations, les règles habituelles de limitation de durée sont levées, et l’administration dispose de plus de flexibilité dans ses contrôles.
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Pourquoi respecter ce délai est crucial pour l’administration ?
Le non-respect de cette durée maximale peut avoir des conséquences significatives. En effet, si l’administration fiscale dépasse illégalement le délai imparti, l’entreprise peut demander l’annulation des rectifications fiscales, voire des redressements imposés. Cela souligne l’importance de connaître ses droits et d’être vigilant tout au long du processus de vérification.
Conclusion
Une vérification de comptabilité est une épreuve délicate pour une PME. Connaître ses droits, se préparer en amont et bien gérer ses documents comptables sont des éléments essentiels pour éviter tout désagrément. La limite de trois mois est une protection précieuse pour les entreprises éligibles, mais il convient d’être attentif aux cas d’extension et aux exceptions. Nos recommandations finales :
- Établissez un suivi rigoureux de votre comptabilité : des erreurs dans les comptes peuvent attirer l’attention de l’administration fiscale.
- Ne négligez pas les conseils d’un expert-comptable : un accompagnement adapté permet d’anticiper et de gérer plus efficacement une vérification fiscale.
- Réagissez rapidement aux demandes des vérificateurs : une communication fluide évite les tensions et accélère le processus.
Chez GT EXPERTISE, nous accompagnons nos clients dans la gestion de leur comptabilité et dans la préparation des contrôles fiscaux pour assurer leur sérénité face à ces procédures complexes. N’hésitez pas à faire appel à nos experts pour un suivi personnalisé et efficace.
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