Lorsqu’un véhicule est utilisé pour des déplacements professionnels, que ce soit par un salarié ou un chef d’entreprise, des frais spécifiques sont engendrés. Ces dépenses peuvent être couvertes soit par le salarié, soit par l’employeur. Dans le cas où le salarié supporte ces coûts, il peut percevoir des indemnités kilométriques. Cela pose alors la question de leur traitement fiscal : comment les frais sont-ils déductibles ou les indemnités imposées ? Cet article vous guide pour comprendre les règles applicables en 2024.
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Comment fonctionnent les frais et indemnités kilométriques ?
Les entreprises qui assument des frais kilométriques peuvent généralement les inclure dans leurs charges déductibles, à condition de respecter les principes comptables et fiscaux, comme leur justification et leur rattachement à l’activité professionnelle.
Lorsqu’une société indemnise ses salariés ou dirigeants pour couvrir les frais liés à l’utilisation de leur véhicule personnel (voitures, motos, etc.), ces remboursements sont exonérés de cotisations sociales et fiscalement déductibles, sous certaines conditions. Pour ce faire, il est impératif de s’appuyer sur le barème kilométrique annuel fourni par l’administration fiscale.
Si le salarié opte pour un vélo, les indemnités sont également exonérées d’impôt, dans la limite de 200 euros par an et par personne.
Cependant, pour appliquer le barème kilométrique, plusieurs éléments doivent être justifiés :
- Le type de véhicule utilisé ;
- La distance parcourue chaque jour ;
- La puissance administrative du véhicule (chevaux fiscaux) ;
- Le nombre de trajets réalisés.
Calcul des frais kilométriques : utiliser le barème fiscal
Le calcul des indemnités kilométriques repose sur un barème spécifique, qui varie selon deux critères principaux :
- La puissance fiscale du véhicule ;
- Le nombre total de kilomètres effectués à des fins professionnelles.
Ce barème prend en compte plusieurs facteurs : la dépréciation du véhicule, les coûts d’entretien, les pneus, le carburant et même les primes d’assurance.
Pour calculer les frais :
- Notez tous vos trajets professionnels, qu’il s’agisse de vos déplacements domicile–travail ou de missions ponctuelles. Attention, les trajets à titre personnel ne sont pas pris en compte.
- À la fin de l’année, multipliez la distance totale parcourue par le coefficient indiqué dans le barème fiscal applicable à votre véhicule.
Formule simplifiée : distance totale parcourue x coefficient du barème kilométrique
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Employeurs : déduction des frais kilométriques remboursés
Si en tant qu’employeur vous remboursez les frais kilométriques de vos collaborateurs, ces montants peuvent être considérés comme des charges d’exploitation, et donc être fiscalement déductibles.
Pour les trajets domicile-travail, il existe toutefois des critères à respecter :
- Distance maximale : les frais sont déductibles dans une limite de 40 km (80 km aller-retour). Une distance supérieure peut être admise sous conditions spécifiques (problèmes de santé, scolarité des enfants, etc.).
- Type de véhicule : le barème s’applique aussi bien aux voitures qu’aux deux-roues motorisés.
- Nombre de trajets : il faut préciser le nombre exact de déplacements effectués entre le domicile et le lieu de travail.
Barème des frais kilométriques en 2024
En 2024, le barème fiscal reste identique à celui de 2023. Voici un aperçu :
Barème pour les voitures (en euros)
- 3 CV et moins : jusqu’à 5 000 km → d x 0,529 ; de 5 001 à 20 000 km → (d x 0,316) + 1 065 ; au-delà de 20 000 km → d x 0,370.
- 4 CV : jusqu’à 5 000 km → d x 0,606 ; de 5 001 à 20 000 km → (d x 0,340) + 1 330 ; au-delà de 20 000 km → d x 0,407.
- 5 CV : jusqu’à 5 000 km → d x 0,636 ; de 5 001 à 20 000 km → (d x 0,357) + 1 395 ; au-delà de 20 000 km → d x 0,427.
Barème pour les deux-roues motorisés
- Jusqu’à 3 000 km → d x 0,395 ; de 3 001 à 6 000 km → (d x 0,099) + 891 ; au-delà de 6 000 km → d x 0,248.
Barème pour les cyclomoteurs
- Jusqu’à 3 000 km → d x 0,315 ; de 3 001 à 6 000 km → (d x 0,079) + 711 ; au-delà de 6 000 km → d x 0,198.
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Indemnités kilométriques et fiscalité
Les indemnités versées pour l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles sont exonérées d’impôt sur le revenu, dans la limite des montants fixés par le barème.
Toutefois, si l’employeur couvre les frais de trajet domicile-travail en utilisant la déduction forfaitaire pour frais professionnels, ces remboursements restent imposables.
Pour un calcul précis, l’administration fiscale met à disposition un simulateur en ligne qui vous permet d’estimer vos indemnités kilométriques.
Justification des frais auprès de l’administration fiscale
Afin de bénéficier des exonérations ou des déductions, vous devez conserver tous les documents prouvant vos déplacements :
- Factures d’entretien : pour démontrer l’utilisation régulière du véhicule ;
- Notes de frais : elles détaillent les dépenses (péages, parking, etc.) ;
- Justificatifs de déplacements : par exemple, des invitations à des rendez-vous professionnels ;
- Relevés de compteur : pour attester du nombre de kilomètres parcourus.
Conservez ces documents pendant au moins trois ans, au cas où un contrôle fiscal serait effectué.
Où déclarer vos frais kilométriques ?
Les frais réels sont à déclarer directement sur le site officiel des impôts dans la rubrique dédiée. Si vous choisissez cette option, vous devez mentionner le montant total dans les cases 1AK à 1DK, sans déduction préalable du revenu.
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Indemnités kilométriques ou frais réels : quelle méthode privilégier ?
Deux options s’offrent à vous pour déduire vos frais liés à l’utilisation professionnelle de votre véhicule :
- Le barème kilométrique : basé sur un calcul standardisé, il est plus simple à appliquer et nécessite moins de justificatifs.
- Les frais réels : ils concernent toutes les dépenses effectivement engagées (carburant, entretien, réparations, etc.). Cependant, cette méthode exige une rigueur dans la conservation des justificatifs.
Ces deux méthodes ne sont pas cumulables. Il est conseillé de choisir celle qui s’avère la plus avantageuse en fonction de votre situation.
Les alternatives pour les BIC à l’IR
Les entrepreneurs soumis au régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ne peuvent pas bénéficier des indemnités kilométriques. Cependant, deux options sont disponibles :
- Le forfait carburant : un barème spécifique permet de compenser les frais en fonction de la puissance fiscale et des kilomètres parcourus.
- Le régime des frais réels : il inclut toutes les dépenses professionnelles liées à l’utilisation du véhicule, à l’exception de son amortissement.
Conclusion
Chez GT EXPERTISE, nous sommes spécialisés dans l’accompagnement fiscal et comptable des entreprises. Notre objectif ? Vous offrir une gestion optimisée de vos frais professionnels et une conformité fiscale en toutes circonstances. Contactez-nous dès aujourd’hui pour bénéficier de nos conseils personnalisés.
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