Devenir employeur · Formalités d'embauche · Premier salarié
Première embauche : les étapes pour l'employeur
DPAE, contrat de travail, convention collective, mutuelle, premier bulletin de paie et DSN : les formalités pour embaucher votre premier salarié, prises en charge par un cabinet d'expertise comptable.
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✓Obligations de l'employeur : DPAE URSSAF, contrat CDI ou CDD, période d'essai, affichages obligatoires, médecine du travail.
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✓Coût d'une embauche en TPE : salaire brut, charges patronales, aides à l'embauche, apprentissage et alternance.
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✓Dossier employeur mis en place par un gestionnaire de paie dédié, à Saint-Mandé. Devis gratuit sous 24 h.
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Première embauche
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Embaucher son premier salarié
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DPAE URSSAF
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Devenir employeur
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Contrat de travail CDI CDD
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Convention collective
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Mutuelle et prévoyance obligatoires
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Registre unique du personnel
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Premier bulletin de paie
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Première DSN
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Aides à l'embauche
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Coût d'une embauche en TPE
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Dans l'ordre
Embaucher son premier salarié : les 4 temps de la première embauche
Devenir employeur se prépare avant la signature du contrat et se termine avec le premier bulletin de paie. Voici les formalités d'embauche regroupées par étape, de la décision de recruter à la première DSN.
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1. Avant de recruter : cadrer le poste et le budget
Choix du contrat de travail (CDI, CDD, temps partiel, apprentissage, alternance), identification de la convention collective applicable, salaire minimum conventionnel, coût total employeur (salaire brut, charges patronales), aides à l'embauche et exonérations mobilisables. -
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2. Avant le premier jour : les déclarations obligatoires
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF, immatriculation en tant qu'employeur, affiliation à la retraite complémentaire, souscription de la mutuelle d'entreprise et de la prévoyance, adhésion au service de santé au travail (médecine du travail). -
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3. Le jour de l'embauche : accueillir et formaliser
Contrat de travail signé avec période d'essai, inscription au registre unique du personnel, affichages obligatoires, document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP), visite d'information et de prévention, remise des documents au salarié. -
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4. Fin de mois : le premier bulletin de paie et la DSN
Premier bulletin de paie conforme à la convention collective, calcul des cotisations sociales salariales et patronales, prélèvement à la source, première déclaration sociale nominative (DSN), paiement des cotisations URSSAF et mise en place du calendrier de paie mensuel.
Première embauche
Devenir employeur,
Devenir employeur,
sans rien oublier.
Embaucher un premier salarié en TPE, c'est une dizaine de formalités d'embauche à enchaîner dans le bon ordre : DPAE, contrat de travail, convention collective, mutuelle et prévoyance, registre du personnel, premier bulletin de paie, DSN.
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DPAE et déclarations
Avant le premier jour
L'équipe GT Expertise
Pôle Paie & Social
Les déclarations d'embauche
Déclarer ma première embauche →
DPAE, URSSAF, mutuelle
La déclaration préalable à l'embauche doit être transmise à l'URSSAF avant la prise de poste. Votre gestionnaire de paie effectue la DPAE et l'ensemble des affiliations de votre premier salarié pour que l'embauche soit régulière dès la première heure travaillée.
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DPAE et immatriculation employeur : déclaration préalable à l'embauche auprès de l'URSSAF, création de votre compte employeur, obtention des identifiants pour la DSN et le paiement des cotisations sociales.
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Affiliations obligatoires : caisse de retraite complémentaire, mutuelle d'entreprise (complémentaire santé obligatoire), prévoyance selon votre convention collective, service de prévention et de santé au travail.
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Contrat de travail et formalités du jour J : rédaction du CDI ou CDD avec période d'essai, inscription au registre unique du personnel, affichages obligatoires, document unique d'évaluation des risques (DUERP).
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Contrat et convention
Les bons choix dès le départ
Christel DE SOUSA
Responsable RH
Avant de signer
Choisir le bon contrat →
Quel contrat de travail pour un premier salarié ?
CDI, CDD, temps partiel, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation : le choix du contrat et de la convention collective détermine le coût de l'embauche, les obligations de l'employeur et la souplesse dont vous disposerez ensuite.
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Le bon type de contrat : CDI à temps plein ou temps partiel, CDD avec motif de recours autorisé, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, avec période d'essai et clauses adaptées à votre activité.
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La convention collective applicable : identification selon votre activité principale et votre code APE, classification du poste, salaire minimum conventionnel, primes, congés et prévoyance imposés par la convention.
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Le coût et les aides : simulation du coût total employeur (salaire brut, charges patronales, mutuelle), aides à l'embauche et exonérations mobilisables, aide à l'apprentissage, dispositifs pour l'embauche d'un premier salarié.
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Premier bulletin
Paie et DSN du premier mois
L'équipe GT Expertise
Pôle Paie & Social
Fin du premier mois
Confier ma première paie →
Le premier bulletin de paie et la première DSN
Le premier bulletin de paie fixe les bases de tous les suivants : convention collective, classification, cotisations sociales, prélèvement à la source. Votre gestionnaire de paie l'établit, puis dépose la première déclaration sociale nominative auprès de l'URSSAF.
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Un bulletin de paie conforme : mentions obligatoires, salaire brut et net, cotisations salariales et patronales, mutuelle et prévoyance, convention collective, montant net social, prélèvement à la source, congés payés acquis.
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La première DSN et les cotisations : déclaration sociale nominative mensuelle transmise à l'URSSAF, à la retraite complémentaire et à la prévoyance, télépaiement des cotisations sociales, mise en place du calendrier de paie et des échéances déclaratives.
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Vos nouvelles obligations mensuelles : remise du bulletin de paie (papier ou dématérialisé), virement du salaire, transmission des variables de paie chaque mois, suivi des congés payés et des absences, journal de paie pour la comptabilité.
Check-list du nouvel employeur
Première embauche : les 6 obligations de l'employeur à ne pas oublier
Dès le premier salarié, l'entreprise devient employeur au sens du Code du travail et du Code de la sécurité sociale. Déclarations, documents, registres, affichages, protection sociale et paie : la check-list complète des obligations liées à une première embauche en TPE.
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1. Déclarer l'embauche et l'entreprise employeur
- ✓Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF
- ✓Ouverture du compte employeur et identifiants DSN
- ✓Affiliation à la caisse de retraite complémentaire
- ✓Adhésion au service de prévention et de santé au travail
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2. Rédiger le contrat de travail
- ✓CDI, CDD avec motif, temps partiel, apprentissage ou professionnalisation
- ✓Période d'essai, durée du travail, rémunération, lieu de travail
- ✓Mention de la convention collective et de la classification
- ✓Clauses utiles : non-concurrence, mobilité, confidentialité
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3. Mettre en place la protection sociale
- ✓Mutuelle d'entreprise : complémentaire santé obligatoire
- ✓Prévoyance imposée par la convention collective
- ✓Décision unilatérale de l'employeur (DUE) ou accord
- ✓Information du salarié et cas de dispense
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4. Tenir les registres et documents obligatoires
- ✓Registre unique du personnel
- ✓Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
- ✓Affichages obligatoires et informations aux salariés
- ✓Conservation des bulletins de paie et documents sociaux
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5. Organiser la santé et la sécurité au travail
- ✓Visite d'information et de prévention du nouveau salarié
- ✓Suivi médical renforcé selon le poste
- ✓Évaluation des risques et mesures de prévention
- ✓Déclaration des accidents du travail
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6. Établir la paie et les déclarations sociales
- ✓Bulletin de paie mensuel conforme et remis au salarié
- ✓DSN mensuelle et paiement des cotisations URSSAF
- ✓Prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu
- ✓Suivi des congés payés, absences et heures supplémentaires
GT Expertise prend en charge l'ensemble de ces formalités d'embauche dans le cadre d'une lettre de mission conforme aux règles de l'Ordre des Experts-Comptables : vous recrutez, votre gestionnaire de paie dédié déclare, rédige et paie.
Nos partenaires
Concrètement
Première embauche avec GT Expertise : ce que vous fournissez, ce que nous mettons en place
Pour embaucher votre premier salarié, quelques informations suffisent de votre côté ; le cabinet prend en charge les formalités d'embauche, le dossier employeur et la première paie. Et les repères utiles avant de recruter : coût d'une embauche, aides, seuils.
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Ce que vous nous fournissez
Avant la date d'embauche
- ✓Le poste et les conditions : intitulé du poste, type de contrat souhaité (CDI, CDD, temps partiel, apprentissage), durée du travail, salaire envisagé, date de début, lieu de travail.
- ✓L'identité du salarié : nom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse, RIB, titre de séjour et autorisation de travail pour un salarié étranger.
- ✓Les éléments de l'entreprise : SIRET, code APE, statut juridique, coordonnées bancaires pour le paiement des cotisations, éventuelle mutuelle déjà souscrite.
- ✓Vos questions : convention collective, période d'essai, aides à l'embauche, coût total employeur, planning et heures supplémentaires.
Un rendez-vous au cabinet de Saint-Mandé ou en visioconférence suffit pour cadrer votre première embauche.
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Ce que nous mettons en place
Du recrutement au premier bulletin
- ✓Les déclarations : DPAE auprès de l'URSSAF, ouverture du compte employeur, affiliation retraite complémentaire, adhésion au service de santé au travail, mutuelle et prévoyance.
- ✓Les documents : contrat de travail conforme à la convention collective, registre unique du personnel, modèle de DUERP, liste des affichages obligatoires, décision unilatérale pour la mutuelle.
- ✓La paie : paramétrage du dossier de paie, premier bulletin de paie, première DSN, calendrier des échéances URSSAF et prélèvement à la source.
- ✓Le suivi : gestionnaire de paie dédié, conseil social pour la fin de période d'essai, les absences, les congés payés et les prochaines embauches.
Vous restez l'employeur ; le cabinet sécurise chaque formalité et vous alerte sur vos obligations à venir.
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Coût d'une embauche
Du salaire brut au coût total employeur
Le coût d'un salarié pour l'entreprise dépasse le salaire brut : s'y ajoutent les cotisations patronales, la mutuelle, la prévoyance, la médecine du travail et les éventuels avantages. Nous simulons le coût total employeur avant votre décision d'embaucher.
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Aides à l'embauche
Réductions de cotisations et aides mobilisables
Réduction générale des cotisations patronales sur les bas salaires, aides à l'embauche d'apprentis et d'alternants, dispositifs selon le profil du salarié ou le territoire : nous identifions ceux qui s'appliquent à votre premier recrutement.
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Convention collective
Obligatoire dès le premier salarié
La convention collective s'applique dès la première embauche et doit être mentionnée sur le contrat de travail et le bulletin de paie. Elle fixe le salaire minimum conventionnel, la classification, les primes et la prévoyance.
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Et après
Du premier au onzième salarié
Chaque embauche suivante reprend le même processus, mais certains seuils d'effectif déclenchent de nouvelles obligations sociales. Nous anticipons avec vous le passage à 11 salariés et ses conséquences en paie et en représentation du personnel.
Notre méthodologie
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À propos de nous
GT Expertise,
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Depuis plus de 10 ans, notre équipe d'experts-comptables accompagne les entreprises avec passion et engagement. De nos débuts à Fontenay-sous-Bois à notre installation à Saint-Mandé, nous avons toujours mis un point d'honneur à fournir un service réactif et sur mesure.
Aujourd'hui, nous mettons toute notre expertise au service de votre succès, pour simplifier votre comptabilité et vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel : la croissance de votre entreprise.
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Questions fréquentes
Vos questions sur la première embauche
Avant la prise de poste : déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF, affiliation à une caisse de retraite complémentaire, souscription d'une mutuelle d'entreprise et, selon la convention collective, d'une prévoyance, adhésion à un service de prévention et de santé au travail. Au premier jour : contrat de travail (obligatoirement écrit pour un CDD, un temps partiel ou un apprentissage), inscription au registre unique du personnel, affichages obligatoires, document unique d'évaluation des risques. En fin de mois : bulletin de paie et DSN. Nous prenons en charge l'ensemble de ces formalités d'embauche.
La déclaration préalable à l'embauche est la déclaration que tout employeur doit adresser à l'URSSAF avant l'arrivée d'un salarié, quel que soit le contrat (CDI, CDD, temps partiel, apprentissage). Elle regroupe plusieurs formalités : immatriculation de l'employeur, affiliation du salarié à l'assurance maladie et à l'assurance chômage, demande de visite médicale. Une embauche sans DPAE est assimilée à du travail dissimulé. Votre gestionnaire de paie effectue la DPAE dès que vous nous transmettez les informations du salarié et la date d'embauche.
Le coût total employeur comprend le salaire brut, les cotisations patronales (URSSAF, retraite complémentaire, chômage, accidents du travail), la part employeur de la mutuelle et de la prévoyance, la cotisation au service de santé au travail, et le cas échéant les titres-restaurant, la prise en charge des transports et la formation. Les charges patronales varient fortement selon le niveau de salaire grâce à la réduction générale des cotisations sur les bas salaires et selon les aides à l'embauche mobilisables. Nous simulons ce coût total avant votre décision de recruter.
Oui. Tout employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés et en financer au moins une partie, dès la première embauche. Certains salariés peuvent demander une dispense (CDD court, couverture par ailleurs, notamment). La convention collective peut en outre imposer une prévoyance (incapacité, invalidité, décès) et un niveau minimal de garanties santé. Le contrat est mis en place par décision unilatérale de l'employeur ou par accord ; nous rédigeons le document et intégrons les cotisations à la paie.
La convention collective dépend de l'activité principale réellement exercée par l'entreprise ; le code APE attribué par l'INSEE est un indice, pas une règle absolue. Elle s'applique dès le premier salarié et doit figurer sur le contrat de travail et le bulletin de paie. Elle fixe le salaire minimum conventionnel, la classification, la période d'essai, les primes, les congés supplémentaires et la prévoyance. Se tromper de convention collective expose à des rappels de salaire et à un redressement URSSAF : nous l'identifions avant la rédaction du contrat.
Les principaux leviers sont la réduction générale des cotisations patronales, qui allège fortement les charges sur les salaires proches du SMIC, les aides à l'embauche d'un apprenti ou d'un alternant, et les dispositifs liés au profil du salarié (demandeur d'emploi, travailleur handicapé, jeune) ou à la zone d'implantation de l'entreprise. Ces aides évoluent chaque année et ont des conditions précises : nous vérifions celles qui s'appliquent à votre situation au moment de l'embauche et les intégrons à la simulation de coût.
Le CDI à temps plein est le seul contrat qui peut, en principe, être verbal, mais la plupart des conventions collectives exigent un écrit et l'absence de contrat prive l'employeur de la période d'essai et de toute clause protectrice. Le CDD, le temps partiel, le contrat d'apprentissage et le contrat de professionnalisation doivent obligatoirement être écrits, sous peine de requalification en CDI à temps plein. Nous rédigeons systématiquement un contrat de travail écrit, adapté à votre convention collective et à votre activité.
Le registre unique du personnel, le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP), les affichages obligatoires (inspection du travail, médecine du travail, horaires, convention collective, égalité, harcèlement, consignes de sécurité), le double des bulletins de paie et les documents de paie à conserver. Selon l'activité, s'ajoutent des registres spécifiques. Nous fournissons les modèles et vous indiquons ce qui relève de votre entreprise.
Dès que la date d'embauche et les informations du salarié sont connues, nous effectuons la DPAE, les affiliations et la rédaction du contrat de travail avant le premier jour ; le dossier de paie est paramétré en parallèle pour produire le premier bulletin et la première DSN à la fin du mois. Contactez-nous au 01 89 71 56 72 ou via le formulaire : un conseiller vous répond sous 24 h et, à la signature de la lettre de mission, votre gestionnaire de paie dédié prend en charge votre première embauche à Saint-Mandé, Paris ou dans le Val-de-Marne.
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